内部統制の「努力義務」にどう応えているか？【9月議会報告４】業務上のミスの防止と内部統制体制（４）

この項最後の質問です。

大問１．「業務上のミスの防止と内部統制体制」から

議会録画はこちらです👇
https://kurashiki.media-streaming.jp/recording/meeting/detail/1067

質問：　10分08秒～10分40秒
答弁：　10分46秒～12分35秒

Q４．地自法で努力義務とされる「内部統制に関する方針」の取組状況は？

政令市では「内部統制に関する方針」を定め、それに基づき体制を整備することが義務付けられており、政令市以外も努力義務とされている。
本市ではこの「内部統制に関する方針」を定めているか？まだであれば、その理由は何か？ 

A４．（答弁者）　総務局長
市本市では導入していない。　導入により増える業務量に対し、①その効果が不明確、②監査委員制度、包括外部監査人制度、広域通報制度　マニュアルの整備や各種研修の実施などで適正な事務の実施が確保されている、ためである。　ただし今後も国や他の自治体の動向には注意する。



解説と所感
内部統制に関する方針と報告書
平成29年の地方自治法の改正で、民間企業にならった内部統制体制を整備するため、都道府県と政令市には、「内部統制に関する方針」を定め、必要な体制を整備するとともに、毎年、「内部統制評価報告書」の作成、報告することが義務付けられました。　中核市以下は努力義務となっています。中核市である倉敷市の取り組み状況を聞きました。

（総務省ＨＰ：「地方自治法等の改正について」から。リンクの３ページ目ご参照）
http://file:///C:/Users/Owner/Pictures/000513644.pdf
（3ページ目拡大。レ点部ご参照）




答弁では、導入していないとし、理由は、①導入により増える業務量に対し、効果が不明確、②監査委員制度、包括外部監査人制度、公益通報制度、役所内のマニュアルの整備や各種研修の実施などにより、適正な事務の実施が確保されているから、と説明しました。　（引き続き、国や他の自治体の動向も注視していくとの付言もあり。）

資産税課による、納税通知書の２重送付問題に関する質問の直後に、「（本市では）適正な事務の実施が確保されている」と言い切ったのは、この大問のハイライトでしたが、①の理由も理解できないではありません。　岡山市をはじめいくつかの先行する政令市の内部統制に関する方針と、その評価報告書をネットで見ましたが、どこか画一的で、実効性はあるのだろうか、との印象を持ったのも事実です。　何でも盲目的に導入すればいいものでもなく、制度なしでも目的を達成することができると判断するなら、それを尊重したいと思います 

ご参考：　令和3年岡山市内部統制報告書
https://www.city.okayama.jp/shisei/cmsfiles/contents/0000032/32127/R3houkokusyo.pdf


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以上

市税の収納に関する監査は何時？【9月議会報告３】業務上のミスの防止と内部統制体制（３）

倉敷市役所 固定資産税納付書二重送付事案を受けて…

／市税の収納に関する監査の時期は？

大問１．「業務上のミスの防止と内部統制体制」から

議会録画はこちらです👇
https://kurashiki.media-streaming.jp/recording/meeting/detail/1067


Q３．　本市 市税の収納に関する監査の時期は？（6分41秒～8分12秒、再質問　8分51秒～9分00秒）

同本市においても、本年4月に固定資産税/都市計画税納税通知書（請求書）を、減免措置のある一部の人に減免前と減免後の物を二度送付してしまう事例が発生した。原因の分析と再発防止策樹立はなされ、議員向けには一通り説明されている。

こうした中、市には監査委員監査というのがあり、「倉敷市監査基準」には「公金の収納又は支払事務に関する監査」がある。今回の対策についても監査されると考えるが、いつ監査が行われるか？

A３．　代表監査委員（8分20秒～8分45秒、再質問9分5秒～9分15秒）

市税の収納に掛かる定期監査では、賦課事務では減免手続きが適正に行われているか、徴収事務では滞納者への督促が適切に行われているかなどについて、隔年で監査している。次回の監査は、令和5年度に行う。

解説と所感

倉敷市の事例

本市でも規模の大きい業務上のミスは起こりました。倉敷市では、西日本豪雨の被災者や企業に固定資産税/都市計画税の減額を行っていますが、本年4月に一部の納税者に減額前と減額後の2種類の通知書を送ってしまいました。
例年全ての通知書（約１７万通）をいったん印刷し、減額対象者は、担当職員が減税データを再度入力して、正しい納付書と手作業で差し替える手続きをとっていましたが、今回は新旧の通知書がそのまま送られました。幸い二重に納税したケースは確認されておりません。
（👇事態を報じる共同通信ニュースサイト）

https://www.47news.jp/localnews/7665355.html

発生直後に市民局長によりお詫びの会見が開かれ、「チェック体制を強化するなど再発防止に努めて」いくとの説明がなされております。
（👇地元ケーブルテレビ「たまテレ」サイト）
https://www.tamashima.tv/channel/kawaraban/stream.php?num=9036

この件に関し、「チェック体制強化」の中身を聞こうかと思いましたが、議会は製造業の工程監査をするところでもないので、見送りました。

その代わり、聞いたのが監査委員監査です。　監査委員は、地方自治体の事務執行の正否や適否をチェックする、長から独立した委員で、設置が地方自治法で定められています。

「倉敷市監査基準」👇には、監査の種類に「公金の収納又は支払事務に関する監査」を設け、定期的に監査を行っています。（第4条の (7) ご参照）
https://www.city.kurashiki.okayama.jp/secure/129206/kijyun2_.pdf

今回の固定資産税等の徴収（公金の収納）手続きのミスは、

この監査の対象となるはずで、次回の監査の日程を聞きました。

答弁では、監査の内容と（明言なかったが、監査の対象に今回の減免手続きミスが含まれることを入る思わせる）、次回の監査は令和5年度に行う旨説明ありました。

民間金融機関では、金融庁が徹底的に監督する

今回の質問は、定期監査が形骸化しないようくぎを刺すつもりで行いました。

この質問はある市民の方からのお怒りの電話に端を発しています。

都市銀行などで不祥事があれば、監督官庁である金融庁により原因と再発防止策について、

膨大な資料の提出が求められ、詳細にわたるチエックが行われるそうです。自社の監査役や

検査役検査に加えて、対応しなければなりません。　金融庁が監督するのは、金融機関が、社会の公器だからで、金融システムの信頼性を維持するため、というのが理由です。

市役所はまさに公器で、かつ徴税システムの信頼性を保つことが必要で、全く民間の金融機

関と変わりないはずですが、市役所には金融庁に相当する監督機関がありません。

ぜひ緊張感を持ってやって欲しいと思います。

以上

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USB紛失事例への発生防止策について【9月議会報告２】業務上のミスの防止と内部統制体制（２）

USB紛失事案への発生防止策について

大問１．業務上のミスの防止と内部統制体制

👇録画はこちらをご覧ください。
https://kurashiki.media-streaming.jp/recording/meeting/detail/1067

該当時間帯

質問：　4分15秒～5分05秒
答弁：　5分13秒～6分19秒

Q2．　尼崎市USB紛失事案への発生防止策について

同じく臨時特別給付金支給業務に関し、兵庫県尼崎市では、問い合わせコールセンター業務を受託していた会社の孫請け社員が、個人情報が満載されたUSBを紛失した。　本市ではこのような事態は起こりえないか、どのような対策がとられているか？

A2．　企画財政局長

尼崎市では、委託業者が個人情報を持ち出す際に許可を得る運用が不徹底であったことが主要な原因と聞く。　本市は個人情報を取り扱う作業は原則庁舎内に限定、委託業者は単独でデータを持ち出せず、やむを得ない場合は職員が作業に立ち会うことになっている。また、管理体制や実施状況の報告、監査の実施を委託契約時に徹底している。さらに、職員へのEラーニング等の研修を毎年行い、情報セキュリティの能力向上を図っている他、今回の件を受け、全庁に業務の再点検を指示した。

解説と所感

尼崎市の事例から

次は尼崎市で発生したUSB紛失事件についてです。これも阿武町と同じく住民税非課税世帯への臨時特別給付金に関する業務で、問い合わせコールセンター業務を受託していたBiprogy社の施設に、同社の協力会社の、さらにその委託先の社員が、USBを使ったデータの移管作業をした後、そのUSBを紛失しました。元データは、尼崎市役所の市政情報センターにあったもので、そこには全市民48万人分の氏名、住所の他、住民税額や各種福祉手当の受給履歴など、典型的な機微情報が含まれるものでした。

答弁では、①個人情報を扱う作業は庁舎内に限定、②情報の庁舎外の持ち出しを、厳しく規制（事前打ち合わせでは、USBポートが機能するPCも限定しているとのこと）、③作業する場合は職員が立ち合う、④委託契約時に監査・検査体制を契約時に徹底（契約に盛り込む？）、⑤職員への研修の実施、等が説明されました。

データの取り扱いの業務委託契約先を、長期に亘り特定の1社が受注していないか、言い換えれば、役所のガバナスが効きにくいお任せ状態になっていないか、説明を求める質問も用意しました。尼崎市のケースでは、これが遠因の一つとの報道があったためですが、時間の都合で現場で割愛しました。

また、尼崎市の事例では、持ち出されたUSBの運び方を含めた取り扱い方法に問題があった（委託先社員が持ち運び、作業の後USBを持ったまま同僚との飲み会に参加した）ので、やむを得ない場合に持ち出されたデータの取り扱い方についてもしっかりやるよう、最後に要望しました。

議会で取り上げる意義

恐らく尼崎市でも①～④に相当する一定の内規はあり、その運用がなおざりになっていたものと思われます。今回の執行部の説明だけで安心できるか確信はありませんが、議会の場で質問として取り上げ、責任部署から議事録に残る公式な答弁をさせることは、執行部側に、業務を見直すよう促す、強い牽制的な意味があると考えております。

なお、尼崎市では、本件発生以降、事件の経緯や対策を進める過程をHPで公開しており、

尼崎市HP該当ページ

「個人情報を含むUSBメモリーの紛失事案について」
https://www.city.amagasaki.hyogo.jp/kurashi/seikatusien/1027475/1030947.html

原因究明や再発防止策樹立のため、「尼崎市USBメモリー紛失事案調査委員会」を立ち上げております。

一連の対応は納得感のあるものです。　

本市にもフィードバックできることがないか、引き続き対策の中身に注目してまいります。

以上

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4,630万円コロナ給付金誤給付事例の発生防止策について【9月議会報告１】業務上のミスの防止と内部統制体制（１）

具体的な質疑報告を始めます。

新設給付金への対応

大問１．業務上のミスの防止と内部統制体制

👇録画はこちらをご覧ください。

該当時間帯

質問：0分10秒～1分45秒

再質問：3分8秒～3分30秒

答弁：1分47秒～3分3秒

再質問への答弁：3分36秒～4分2秒
https://kurashiki.media-streaming.jp/recording/meeting/detail/1067

Q1．　コロナ臨時給付金誤給付発生防止策について　

山口県阿武町役場で発生した、住民税非課税世帯への臨時特別給付金の463世帯分、4,630万円の1世帯への振り込み事案について、本市では起こりえないのか、本市のプロセスではこのような事態の発生が回避できる体制になっているのか、説明乞う。

A1．　保健福祉局長

件のケースでは、職員の引継ぎが不十分であったこと、複数職員のチェックがなされていなかったことが原因との報道あり。　本市では給付業務のため、臨時特別給付金室を新設したが、そこには経験豊富な職員を配置、支給業務では複数職員でチェックする体制を取り、同じ口座に過去に振り込み実績がないかシステムでチェックする他、金融機関に提出する振込依頼票作成の際、件数・金額が正しいか、複数人員で確認している。　（金融機関との窓口の）出納室でも別途確認を行っている。

解説と所感

今年に入り、地方自治体の業務に関する重大なミスが立て続けに起こり、役所の仕事に対する信頼が大きく揺らぎました。一つは山口県阿武町で起こった4630万円の一個人への振り込み事案。兵庫県尼崎市では、業務委託先の業者が、全市民の個人情報が入ったUSBを紛失しました。これら事例をサンプルに、本市の業務プロセスや管理体制では、こうした事例は起こり得ないのか、確認する質問です。

まず阿武町の事例について。この自治体では、支払い手続きの中で、463世帯に振込んだ10万円とは別に、その内の１人の口座に4,630万円が重複して振込むミスを犯しました。担当課に経験の浅い職員が配属され、仕事のやり方の引継ぎ（指示？）が不十分で、また、一人の仕事を別の職員がチェックする体制が無かったことが原因との分析があります。

答弁では、①新設した臨時給付金室には、業務経験豊富な職員を配属、②金融機関に提出する振込依頼票に、件数と金額ともに正しく記載されているか、複数の職員でチェック、③振込手配をする口座が、過去に振込実績のある先でないか、システムで確認、④別の部署である出納室でも振込先にミスがないか確認、との説明でした。

②については、答弁内容がいまひとつ具体的でなかったので、再質問しました。また、③は議場での答弁からは省かれましたが、簡単な専用のシステムを組んだと、事前打ち合わせで説明がありました。

全体としてクロスチェックを重視した対策が取られていると理解しました。　そもそも注意が必要な新設の給付金であったので、業務経験豊富な職員を配置したことも納得感ある対策です。

本議会の最終日には、追加補正予算案として、1世帯5万円の追加給付が議決されました。
引き続き十分な注意を持って業務を進めて欲しいと思います。

なお、当事者の山口県阿武町のHPには、9月27日付で「公金誤振込みの『再発防止対策』について」という発表がなされています。これが事件発生後、町のHP上での初の公式発表です。思うところもありますが、ご参考までリンクを貼ります👇



以上

＃コロナ臨時特別給付金　＃公金誤給付　＃山口県阿武町　＃倉敷市　＃倉敷市議会　＃新風くらしき　＃あしだ泰宏