幹事さんが悩むのは会場の手配と時間が決まった後はいよいよ進行表ですよね。

送別会の会場の予約は大体2時間30分ぐらい押さえておく方がいい感じかと思います。
送別会では場の雰囲気が少し固くなりやすいですので楽しくなるような進行表を考えておきたいものですね。

大まかな進行表項目としては
・送別会開会の挨拶
・送る側の挨拶
・乾杯
・懇談
・送別会余興
・送別会スピーチ
・プレゼント
・送られる方からの挨拶
・閉会

という感じです。

さて大まかな項目が出来た所でここからは項目ごとの細部を考えていきます。

オーソドックスな流れとしては送別会が始まったら幹事さんが開会の言葉を述べます。
もし幹事さんとは別に司会者さんの手配があるようでしたらば開会の言葉の中で司会者さんを紹介してバトンタッチする方がタイミング的にいいですね。
まぁ〜幹事さんが司会者を兼任している事の方が多いみたいですので簡単な自己紹介をして開会の言葉とします。

送る側の挨拶は職場の場合はトップ又はそれに準ずる人に挨拶をお願いするのが一般的みたいです。

ただここで注意しなければならないのは転職に伴う退職の場合です。
送られる人のこれまでの功績を『嫌み』にならないようにたたえてもらえるようにお願いしないとならないからです。
立場上そのようなお願いをする事が困難かとは思いますが、送別会全体が良い雰囲気で流れるか、しらけモード突入になってしまうかの瀬戸際なのでものすごく大事な事となります。

さてひやひやドキドキの挨拶が無事に終わったらいよいよ乾杯です。
乾杯の音頭は他の上司にお願いするのがいいみたいです。
乾杯の言葉は短めにしてもらい乾杯!
大きな拍手で送別会が盛り上がるようにしたいですよね。

その為には予め大きな拍手をしてもらうように何人かの参加者の方々に頼んで『仕込み』をしておく方がいいでしょう。

ここからは懇談となります。
お酒やお食事を楽しんでもらい気分よく盛り上がってきたところで余興に移ります。
開会の言葉から1時間ぐらいが目安です。
なぜならばこの懇談時間を長くしてしまうと完全に酔いが回ってきて制御不能状態になりやすかったりヤジやちゃちゃが増えてしまう可能性があるからです。

余興、出し物はなるべくなら楽しく盛り上がるようなネタがいいかと思います。
その後スピーチです。
同僚や仲間達からの暖かい言葉の数々。
しかしどうしても時間が長くなる傾向があり、あまり多くの方に頼んでしまうとその場の雰囲気がしらけてきてしまいます。
回避手段としてビデオレターなどで予め準備し編集して皆さんで鑑賞する送別会も増えてきました。

スピーチが終わったらばプレゼンテーターによる送別会プレゼント、花束贈呈となります。プレゼント・贈り物などはその場で開けてもらう方が盛り上がるみたいですね。

最後に送られる人の挨拶をしてもらいます。
挨拶が終わったら、そのまま閉会の言葉に移り万歳三唱などをして送り出します。
大きな拍手で送別会を締めくくりたいですね。


ここで注意しなければならないのが送られる人の挨拶が終わってからいったん時間を取らずそのまま締めくくりをしてしまう事です。
時間を置いてしまうとダラダラモードに突入し、締めくくりがまとまりなくなってしまう可能性があるからです。

ここまでの所要時間を大体2時間15分ぐらいで考えておきましょう。

スピーチで多少時間が伸びたとしても想定の範囲内というぐらいの余裕で行きましょう。
送別会を完璧に仕切れれば送られる人の心にも思い出として残る事と思います。