Slackの普及でいよいよ問われはじめたチャットツールリテラシー


Skype、Chatter、ChatWork、Slack、Workplace…と、ビジネスチャットツールがたくさん生まれては消えながら、少なくとも社内コミュニケーションにおいては、メールや内線電話のスピード感・使い勝手ではもう勝負にならない時代になりました。

ITを商売にする複数の企業で年齢を重ねてきたということもあり、こうしたビジネスチャットツールを企業の中で活用しようとする中で発生する問題を、ユーザーとして数々垣間みてきました。どんなツールも、多くの人が使うようになり、社内の公式ツールとされると、使い方そのもののリテラシが問われるタイミングがやってきます。最近では、Slackの普及に伴い、その使い方の巧拙が顕著に現れてはじめているように思います。


WHAT IS SLACK Slack overview


そういうタイミングが来るたび、以下のような問題提起を同僚にしてみているのですが、またいつか来るであろうその日のために、私が思う企業におけるチャットツール利用のベストポリシーをまとめておきたいと思います。

  • 一つの組織に一つのチャットルーム/チャンネル。原則としてそれ以上は増やさない。組織の中に(勝手に)組織を作ることを許すことになるため。
  • 読むことを当然の義務としない・思わない。メンション(@)が強制的に読ませるための機能であるため。したがってメンション以外はスルーしても罪としない。
  • 発信は称賛する。発信しなければクリエイティブなことは生まれないため。逆に、発信しないことについてのペナルティはあってもよい。


組織長でもないのに情報の「フロー」を自分都合で変えようとする人たち


組織の数以上にチャンネルを増やす・分けることの問題はどのような点にあるのでしょうか。

まず特徴として観察できるのは、Slackでチャンネルを増やしたがる・分けたがる人は、社内会議を設定して人の時間を奪い、かつ自分は仕事した気になっている人の特徴とほとんど一致するということです。チャットとは会話であり、フローなものです。会話をする場所を絞ることではじめて、チャットのフローからその組織で起きていることを空気で感じ取ることができるようになります。

チャンネルを組織外に増やしたり分けたりすることは、定例会議を勝手に生み出して情報を分断したり、オフィスに仕切りを勝手に建てたりして、所属する組織の情報のフローを破壊し、その組織の空気を感じ取りにくくすることにほかなりません。

会話が空気を作る身近な他のオンラインツールと言えば、twitterのタイムラインにも似ています。twitterのタイムラインは、あなたがあなたの管理権限に基づいて作り上げた、あなたが感じたい空気=フローです。そうしてせっかく作り上げたあなたのtwitterのタイムラインがもし勝手に他人に仕分けられたら、迷惑ではないでしょうか?

チャットツールは「あなたのための情報収集・ストックツール」ではない


また、そのようなことを平気でする人は、自分のポリシーや都合で自身の頭の中のディレクトリ構造や思考の癖までも他人に押しつけます。ところが、せっかく招待いただいても、こちらはその方の頭のディレクトリ構造通りに仕事をしているわけではありませんので見ないのです。

ディレクトリ構造で似たような古い話として、windowsの共有フォルダ問題があります。あなたが個人で整理したフォルダを勝手に他人に再分類されて、気分がいい人・上手に使える人がいるでしょうか?

最大のポイントは、チャットツールを「自分が情報を収集・ストックする場所」として使う発想に無理があるという点を理解できるかどうかにあるような気がします。総務部長や人事部長でもないあなたが、組織やオフィスの設計を勝手に変えられないように、ここを諦めないと、周りも迷惑なだけでなく、おそらく使っている本人がストレスで死にます。

仮に「直近起こったことのストックヤード」として限定的に使いたいにしても、いまどきは検索があるので、本当に探したいストック的な情報は、検索すれば見つかります。ところが、チャンネルを分けると、この直近の情報すらも、「分けた本人」以外には検索できなく・しづらくなります。

企業にとってチャットツールとはオンライン上の「オフィス」


Slackに代表される企業向けチャットツールは、それを公式に業務インフラとして使う以上、オフィスという物理的な空間で行われていた会社組織の情報伝達を、オンライン上に実現したツールであると捉えるべきだと考えます。

そうであるならば、会社が企図した情報のフローである組織構造を乱さないことが、利用の大前提です。あくまで組織構造に沿ったオープンな場所でコミュニケーションする。組織長でもないのに勝手にチャンネルを分けない・増やさない。これを原則とすべきと考えています。

なお、オフィスのフリースペースやタバコ部屋で行われるような、組織をまたがる話、秘密の話、他愛もないちょっとしたおしゃべりや交遊を、プライベートチャンネルやDMですることを全否定するものではありません。しかし、オフィス内で行うおしゃべりやレクリエーションにも限界があるのと同様、職務専念義務を念頭に、従業員同士がお互い超えるべきではない一線は意識しながら使うべきだと思います。


もし、この「組織構造に沿ったオンラインコミュニケーション」に何らかの息苦しさを感じるようであれば、それはあなたが所属する組織そのものが息苦しいのかもしれません。。。