2006年11月12日

ノート術って難しいよね(2)

ノート術 ◆ノート術って難しいよね(2)


講義ノート、アイデアノート、
いろいろあるけど、
いちばん難しいのが自己管理用のノート・・・「手帳」!!
年末は、手帳の更新の季節!!
今回はあたしの7年間続いてる方法をもうちょっと詳しく紹介!

前回の記事:ノート術って難しいよね(1)


◆手帳・・・型が決まってないから難しい!
 ノートといえば、学校で使う講義のノート。
 アイデアを書き留めておくアイデアノート。
 これっていろいろテクニックがあるよね。
 仕事で使うような定型的なノートもある。

 その中で、自由で、個人差がでるのが、
 自己管理用のノート。
 手帳とか、メモとか。

 この次期は、来年の手帳の品定めをする季節。
 自由なだけに、どのように選んだらいいか難しい!
 いろんなノート術、メモ術、手帳術の本がでてる。
 手帳そのものも販売されてる。
 糸井重里:ほぼ日手帳
 モールスキン
 クオバディス
 能率手帳
 ちくま文庫手帳
 超整理手帳(講談社MouRa公式サイトノグラボ
 夢手帳☆熊谷式

 でも・・・
 毎年、新しいのにしようとするんだけどさ・・・


◆手帳が続かないのは自分の「スタイル」に合っていないから

 ほとんどの手帳には、スケジュール、TODO、メモの3つが
 盛り込まれてる。
 でもこれらを両立させることが難しい・・・
 続かないのよね・・・
 空欄の多い手帳が出来上がる。
 一年の終わりに、空欄の多い手帳をみて、自己嫌悪。
 あたしが移り気だからかな?とかいい加減だからかな?
 なんてね、、

 でもね、これは、人それぞれで違うからなんだ、
 って思うようになってきた!
 たとえば、結論としては、
 「あたしには、メモ欄が小さすぎた」んだ!って。

 ・・・

 あのね、雑誌なんかによくある「手帳特集」は、
 経営者さんとか、アーティストさんなどの
 第一線で活躍してる方ばかり。
 やっぱり、その人のまねしても合わなかったのよ。
 自分に合うものを編み出さないと。

 仕事の内容で違うんだと思う。つまりね、

 取引先との応対が多い人・・・・・スケジュール!
 マネジメントを行ってる人・・・・・TODO!
 収集する情報が多い人・・・・・・・メモ欄!

 の重要度が高いし、書き込む量も多い!!

 たとえば、TODO、スケジュールは、
 あるていど自分で業務内容を決定できる立場でないと
 長期のスケジュールの決定もできないんだよね。
 指示を受ける側だと、TODOが簡単に変更されちゃう。
 その場その場で臨機応変にかわってくるんだ。

 その一方で、メモ欄は、
 現場でガンガン仕事を行ってる人にとっては、
 計画やスケジュール以上に大事!
 実際に行った行動の中身の記録(ログ)が重要だから!
 この場合は、記録をストレス無く残せるほうがいい。

 そう考えると、手帳は計画をたてるのには
 いいのかもしんないけど
 果たして、記録を残すのには適してるんだろうか?
 という疑問もわいてくる・・・・


◆情報を「後で整理する」暇がないのよね。だからすぐその場で書き留めないと!
 あたしの環境が特殊だからなのかも、だけど、
 けっこ〜同じ建屋内なのに、いろんなとこで話が
 はじまったりする。
 昔は「社名」の入った
 「A4の豪華な革表紙の公式スパイラルノート」を
 つかってたんだけど、
 話が始まるときにかぎって手元になかったりするんだ。
 おまけに年に1冊の配布で足りなくなることも!
 必要なときに書き込めないのって致命的!
 そして、後で思い出して整理しながら書くってことも、
 まずやんない。


◆端のページからふつうにノートに書くだけで、時間別に整理できてる
 PCなんかでは、作業を効率化させるために、
 自動的にログとかキャッシュとか
 本体に作業記録を残してるでしょ。
 あたしの方法は、自分自身のログの記録を
 ノートでやってみよう、というもの

 気軽でないと続かないんだよね。
 後で整理するというのも考えない。
 単純に普通にノートに順番に書いていくだけで、
 時間別に整理できてる。
 時間がいちばん確実なインデックスになる。

 周囲を見渡すと、付箋紙を使う人、システム手帳を使う人
 メモ用紙を使う人、はてはミスコピーの紙の裏を使う人とか、
 いろいろいるんだけどさ・・・
 バラバラになって、散乱してしまうだけのような
 気がするんだ。


◆システム手帳は・・・合わなかったよ、、でも模索中
 何ヶ月か、ミニ6穴のシステム手帳にしてみたんだけど、
 うまくいかなかった・・・
 ・紙が小さくてノートがとりにくい
 ・ばらばらになることを考えると、
  おいそれと見開きで使えない
  結局はリフィル(紙半ページの両面)単位になる
 ・皮表紙が邪魔をして、ページがすぐに開けない
 ・大きくてポケットに入らないし、入れるとひっかかって
  取り出せない
 ケースはお気に入りなので、なんとか模索はしてるんだけど
 ね・・・


◆超整理手帳(A5ハーフサイズ)はポケットから飛び出ちゃう・・
 野口悠紀雄先生の「超整理手帳」。
 A5用紙を縦に半分に折った、細長いサイズ。
 あれのいいところは、
 A4用紙をそのまま横方向に4等分の蛇腹折にすることで、
 両面あわせて8ページのリフィルになること。
 機能もとてもスマート!!
 でも、、、この縦長なのは、難しいんです。
 ペンよりも長い。長いのよ・・・
 残念なことにあたしの場合は、
 白衣のポケットから飛び出しちゃう。
 この長さだけ、なんとかなればいいのに・・・
 ストラップをつけて首からぶら下げようかなとも
 考えてたんだけど・・・


◆こどらんは、A6綴じノートに落ち着いた!
Cumpusノート
数年間の挫折のもとに、ようやく見つけ出したのが、A6サイズ!
コクヨや、無印良品から100円以下で販売されてます。


 面積的には、超整理手帳と同じ。
 これのいいところは、文庫本サイズで、
 ポケットにはいること!

 横幅が10cm、縦15cmあって記入には十分なこと、
 開き癖がつくので、一発で最新ページが開く
 きにせず何でも書き込める
 簡単なノートだから、人前でも気軽に開ける
 白衣のポケットにも入る
 安い、軽い!と、数え上げたらきりがないのよね!

 ・・・で、ずっとしぶとく続いてる。
 とりあえず7年間。34冊!


ノート活用術
◆「こどらん式ノート術」の紹介っ!
 使い方はかんたん!
 順番に何でも書いてくの。
 4色ボールペンを使ってる。ちなみに、
 あたしのペンの基本色は青色なんだ。

 仕事前:TODOを記入。
 TODOの手順を分解できるようなら、
 細かい段取りまで書いちゃう。
 これは一日の終わりに翌日分を書いてもいいんだけどね。

 仕事中:あらゆるメモを記入。
 上司からの指示、会議やミーティングの議事、電話メモ・・・
 なんでも順番に書いてく。
 付箋紙とか、適当な紙にはかかないで、
 このノートにかいてく。
 書く内容は、会話の内容や思いついたアイデア、
 Webで見つけたキーワードとか。
 もちろん、PC画面上でできることは記入しない。
 そしてどんどんページを使う!

 書くだけじゃなくて、貼り付けることも!
 やむなく別の紙に書いたものとかは、
 このノートに張っちゃう。
 そして、その他の資料なども・・・・


◆縮小コピーで圧縮、拡大コピーで復元

 中途半端な書類って、ない?
 ちょっと、知ってたら便利だなー、というような情報とか、
 読みきれない回覧とか。
 新聞記事とか。
 同僚がミーティングの時に配った、
 中途半端なA4のレジュメとかさ。
 専用ファイルにするのも面倒だし、
 スキャナでとりこんでPDFにするほどでもない。
 でも捨てるにはしのびない。
 おりたたんでノートに挟んでる人とかいるけど、
 それだけで、ノートの機動力が落ちちゃう。
 振ればばらばらになるんだから・・・・

 そういうのって、縮小コピーすればいいんだよね。
 A4なら、50%縮小にすると、A6になる。
 A5なら71%縮小でA6に。
 これをノートに貼っちゃうわけ。

 レーザーコピーは解像度が高いから、次回このノートを
 200%で拡大コピーすると、遜色なくもとの書類に戻る。
 図書館などでは、デジタル化が確立する前は、
 文書はマイクロフィルム化してたんだもんね。

 ちなみに・・・
 ノートにはるときは・・・「液体のり」がいいよ!
 テープは、経年劣化しちゃいます。
 液体のりで貼った後は、いすにおいて、ふんづけちゃう!
 (ふにゃふにゃになりません!)


◆特殊印刷、特殊コピー・・・・オフィスにある複合機の機能を活用!
 お仕事先に、複合機や、レーザープリンタがあるのなら、
 ちょっと面白いことができるんだ。
 それは、「Nアップ」って機能。
 文書を1枚の紙に縮小して複数ページを
 まとめて1枚に印刷できる。
 A4文書なら、「4アップ」にすると、
 A6×4ページがA4の1枚に一気に印刷できるわけ。
 印刷ダイアログで、プロパティを開いて探してみて!
 「Nアップ」のほかに、「まとめて印刷」って表示の
 場合がある。
 コピー機にも、「Nアップ」がある場合も。
 機種にもよるけど、32アップまでできるものもある。
 はじめから、A6サイズにしちゃうわけ。
 それをはさみで切って、ノートに貼っちゃう。
 はさみとのりは必需品だよ〜〜
 (ちなみに、あたしのデスクは種々の文房具類があって、
 みんなが借りに来ます♪)


インデックスの作り方
◆ノート最後の見開きに、インデックス&スケジュールを!
 今回の方法、ノートは情報量で自由に使用ページが
 増減するから、
 どこまでページが消費されるかわかんないよね。
 そこで、最後の見開きに、固定ページを設けてる。
 たとえば、日付の一覧。
 A6ノートは、21行あるのよ。だから、7×3=21で、
 一日1行で、3週間分のスケジューラになる。
 ここには予定や、その日のキーワードをできるだけ
 簡単に書くだけ。
 細かいところは該当ページにジャンプ。
 たとえば、該当ページの左端にマークをつけておくと、
 目印にジャンプしやすい!
 これ、「100円ノートの『超メモ術』」とにてる!
 もっとも、日付をページに記入してあると
 開くのにもそんなに時間はかかんないけど。


◆34冊になっちゃった・・・
 表紙に、通し番号と、使用期間をいれてある。
 だから、過去にどういう行動をとったか、というのが
 すぐわかる。
 でも、困ったことが・・・
 34冊も持ち運べない!
 48枚92ページだから・・・3128ページもある!
 そこで、最近はじめたのが以下。


◆A3用紙を使うと・・・・
 ところで、A3用紙。
 オフィスのプリンタやコピー機にはA3トレイが必ずある。
 でも、A3用紙って、案外使わない。
 大きな表や図を印刷したりするくらいかな?
 綴じるときは、Z型に折らなくちゃいけないし。

リフィルパターン
 ここでは、このA3用紙を使います!
 このA3用紙に、EXCELで罫線を印刷するんだよね。
 EXCELのいちばん細い罫線(0.5pt)を使う。
 横向きに上下2つ折りにして、切っちゃう。
 細長い2枚を、蛇腹に4回折ると・・・・

リフィルの作り方
 A31枚分で、裏表合わせてA6サイズが16ページ!


 さらに、テープでつなげて細長くして、
 これを、A6ノート/手帳カバーに挟みこめば、
 A3を4枚で、32枚64ページのノートに!

ノートの作り方
 A6のカバーは、
 ほかのA6サイズのノートや手帳のカバーでOK。
 表紙、裏表紙がわりに適度な厚さの紙をいれておくと
 書きやすいんだ。
 これだと、テープを切る必要があるけど、
 64ページがA3用紙4枚(片面8ページ)にもどるんだよね。


◆手帳/メモをデジタル化!
 なんでわざわざ長くするのか、には理由があるんだ。
 コピー/スキャンするときに便利なのよ!
 「超整理手帳」と同じ原理なんだけどね。
 テープをはずさないといけないけど、
 A3の配置に戻すと
 一度にA6が8ページ分コピーできるし、
 複合機なら、スキャナでPDFにもなる!

 手帳1冊が、12ページに。
 PDFに、「2006_10」のように
 おおまかな日付でインデックス(しおり)をつけてく

 いったんデジタル化すれば持ち運びに便利!


◆デジタル情報と統合するには?
 手帳を使ってる人共通だと思うけど、
 デジタル情報をどうつなげていくか、というところが
 悩みどころ。
 PDAを使ってた次期もあるし、
 メールとなって保存されてる情報もある。
 さらには、オフィシャルな文書のサイズは手帳の比じゃない!
 どちらかにまとめたいんだけど・・・
 どうも、「偉い人」の方々は、どうもアナログな人が
 多いようなので・・・

 1)少量のデータは、縮小印刷して、ノートに貼る
 2)多量のデータは、ノートへの貼り付けをあきらめて、
   ノートをPDF化してPCで管理する

 しか方法がないのかな?


◆もっといい方法があるんじゃないかって・・・悩みもいっぱい
 「こどらん式」は、もっといい方法があるんじゃないかって、
 いっつも悩んでる。
 企業の情報漏洩にも気を使ってる。
 企業の情報とプライベートの情報を混ぜるのが難しいの。
 うっかり落としたりしたとき大変だからさ・・・
 なやみながら、しぶとく続いてきてるのが「こどらん式」
 なんだけど。
 少なくとも、
 偉い人のまねをして、手帳だけ急に進化させても
 追いつかないし、
 手帳を進化させずにマンネリだと思考も停止するような
 気がしてる。

 「その人の成長と共に手帳も成長する」のかな?
 少しずつ、少しずつ、ね。

つづきは・・・
 ノート術って難しいよね(3)


codran at 07:31コメント(5)トラックバック(2) 
文房具 | にっき

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この本を買う前はA5のノートを使用していたが、さっそくA6のCampusノートを購入。使用を開始しました。 なかなか良いです。 今まではA5のカバー付ノートを使用していたのですが、A6にすることで携帯率は飛躍的に高まりました。 ちょっと外出というときもポケットに気....
2. モールスキン代わりに大学ノート  [ 小さな会社のブログ選び ]   2008年05月12日 19:15
修正情報:2008/04/11修正: 「総ページ面積」に誤りがありましたので訂正

コメント一覧

1. Posted by suzukiyu   2008年05月12日 19:40
5 A6ノートの使い方、大変参考になります。私も試行錯誤中です。
2. Posted by こどらん>suzukiyuさん   2008年05月18日 21:46
お越しいただきありがとうございます!
お返事おそなってごめんなさい、、、

本記事(というより今年の春以前の記事全般)、デザイン変更により改行位置がずれたりしてたので(とりあえず本記事だけですけど)修正しました。
本文中の画像のサムネイルも解像度を調整しました・・・ちょっとは見やすくなったかも?

本記事、何かのご参考になれば幸いです。
近日、近況をupする予定です!
3. Posted by avit   2010年02月18日 14:33
5 最近A6ノートでのメモを始めました。
この記事もう3年以上前のものなんですね。
内容も盛りだくさんで勉強になりました。トラックバックもさせていただけるとありがたいです。
4. Posted by こどらん>avitさん   2010年03月07日 00:03
おこしいただきありがとうです。
コメント遅くなってごめんなさい。
3年たっちゃいました・・・
ノートは60冊になってますよ。
近況を報告予定です。
トラックバックは大歓迎です!
5. Posted by avit   2010年03月07日 05:47
なんと60冊ですか!!
自分は年に1,2冊のペースが最近になって加速してきた程度でまだ10冊にもなってません。

研究者として、思いついたことはメモする習慣は絶対必要ですよね。

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こどらん
わからないことを調査、いろいろ考察しています♪
某会社で研究開発を担当。
記事が長くなるのがちょっと悩み。
(ごめんなさい)
千葉在住、神戸出身。
調査対象は特に決まってないのだけど
職業柄、いろんなことが気になって・・・

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