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クレーム対応 詫び状 例文

クレーム対応 詫び状 例文

商品やサービスに対するクレームというのは、その対応の仕方でより大きなクレームに発展してしまうケースがあります。
接客態度や対応などの接遇に関するクレームは、顧客の側がかなり感情的になることが多く、もとのクレームの内容の前にまずは顧客の憤りの感情を静めていただくように応対しなければなりません。
詫び状を送る前に電話などで直接謝罪をするほうが良い場合もあります。
クレーム対応は相手の感情を冷静に受け止めて相手の話をきき、まずは相手の感情を静めてもらうことが大切です。
詫び状には責任者の名前で、不快な思いをさせたことをお詫びし、今後に向けた反省、発展の意を表して締めくくります。



              
                 平成○○年○○月○○日

山田花子様


                 ABC株式会社
                 営業部長 鈴木太郎


拝啓 

平素は格別のお引き立てを賜り誠にありがとうございます。

この度はお客様へお届けした商品に破損があったとのこと、
大変ご迷惑をおかけして誠に申し訳ございませんでした。
またお申し出の際に対応させていただいた弊社係員の態度に何か
ご無礼のありました段、重ねて謹んでお詫び申し上げます。

破損した商品は直ちに回収させていただき代替品を出荷いたしましたので、
宜しくお願いいたします。
お客様への対応については弊社社員教育において厳しく指導しておりますが、
今回のご指摘を受け、 さらに社員への指導を徹底する必要性を痛感しております。

今後このようなことのありませんよう、社員一同、サービスの向上に誠心誠意努力をしてまいります。

また今後とも弊社のサービスをご利用いただけますよう平に伏してお願い申し上げます。

                                                                       敬具







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