徒然なるソフトウェア営業日記

文書管理システムを営業する上で、実際にあった悩み事など、その解決方法を徒然と書いています。

こんにちは、Tです。

今日は私がソフトウェアの提案やシステム開発時の初期段階において、お客様に良くお伝えしていることを書きます。

至極簡単なことなのですが、それは、「何のために」ソフトウェアを導入するのか

そしてそれを、関わる社員全員の多くが「現状を問題」として捉え、

そのソフトウェアが「解決足るもの」であると認識しているかという点です。

もちろん会社規模において上記の点をクリアできないという会社はあるでしょうが、少なくともソフトウェアを触る部署の責任者やグループリーダーなどは認識を共有していなければならない点であるかと思います。

なぜ上記のことを伝えるかと申しますと、どんなに良いソフトウェアであっても、使わなければ宝の持ち腐れだからです。

ソフトウェアの営業をしていて、いいソフトだ!と評価していただくのは非常に嬉しいです。

ただし、いいねとおっしゃっていただき、そして導入後、
①窓口となっていた担当者以外の方が使っていない
②前のやり方のほうが楽だからといってソフトウェアの操作方法を覚えない

と理由は様々ですが、

当初目的としていたことが達成できていないケースが世の中的には、やはりあります。

私のしたこと(ソフトウェアを買っていただいたこと)は果たして社会に貢献していることなのか、と。一時悩んだこともあります。

以前所属していた会社はうちのソフトウェアは世界一なのだからとにかく決裁者の判子だけ貰う努力をしろというのを地で行く会社でした。(経済活動において一理どころか、千里正しいとは思いますが)

ですが、Tとしては買っていただいた以上、決断するのに勇気はいったけど、上手く活用できていて、あの時買ってよかったよと言っていただきたいのです。

なので、経営者や決済権のある方に評価していただいても、必ずソフトウェアを使われる方々に集まっていただき、どのようなソフトウェアで何に対し効率をもたらせるものなのか、オリエンテーションを開かせてくださいねと伝えております。


今後何らかのソフトウェアやシステムを検討されている特に中小企業の経営者様へ。

ソフトウェアを使われるのは社員の皆さまですので、少なくとも一度は耳を傾けることをお勧めいたします。

折角投資したソフトウェアやシステムが活用できておらず、利益を逼迫するなんて誰も望んでいませんからね。

お久しぶりです。

そして、明けましておめでとうございます

Tです

筆不精にて長らく放置していましたが
心機一転、更新をこまめにしていこうと思います。


さて、前回続くと書いておきながら書いていなかった、文書管理の進め方についてお伝えします。

文書管理はナレッジマネジメントのために行うものかと思います。
ナレッジマネジメントは個人の持つ知識や情報を組織全体で共有し、有効に活用することで業績を上げようという経営手法です。

ベテラン社員の方の知識が詰まった書類が社内にあっても、それが探し当てられなかったら宝の持ち腐れですものね。

さて、文書管理を始めるにあたり、まずすべきことは、
「文書管理したい書類が、会社として、部署として、グループとして、共有化すべき書類であるのか」という点です。
この点について書類をまず初めに精査する必要があります。

本来であれば共有化すべきでない書類も管理ルールを決めて管理をしてしまうと管理の手間ばかりが増えます。
また通常業務が忙しくなると、管理には手が回らず、結果文書管理がおざなりになるということが起こりがちです。

さらに、広範囲にて文書管理をしようとするとルールの認識が追い付かず、この書類はどのように管理すべきであったかわからないなど、ルールが変わることによる混乱を招くことがあります。

そうならないためにも、まずどこから手を付けるのかを決め、以下の流れで精査するのがおススメです。

①会社、部署全体でどんな書類があるのか、一覧を作りましょう。
全体像が見えなければ、組織のあるべき姿が見えてきません。おおざっぱでも良いので、どのような書類があるのか洗い出してみましょう。

②共有化すべき書類はどれなのかを考えましょう。
これを考えるためには以下のことを考えてみるといいかと思います。

●電子化するのか、紙で管理するのか。
全てが電子化できれば良いのですが、中には紙のほうが作業が行いやすかったり、PC関係に疎い方もいるかと思います。なのでその会社の背景や業務内容により電子化したほうがいい書類なのか、まだ紙でいいのか会社で相談をしてください。

●それぞれの書類がどんな書類で、どうして必要なのかを明確にしましょう。
中には昔は重要であったが、今では価値がなくなっている書類があったりもします。そのような昔ながらの惰性で作っている書類は作成するのをやめてしまいましょう。

●探している時間は多いのか、少ないのか、皆の意見をまとめましょう。
これは管理する上で一番大きな理由付けになりますね。探してる時間というのは生産効率のない全く無駄な時間です。探す時間や頻度が多ければ優先的にきっちり管理をしていきましょう。

●今までの管理ルールで問題がないのかを考えましょう。
問題がないのであればその書類はルールは変えずそのまま管理。
なんでもかんでも細かくルールを作り厳重に管理すべきでもありません。
今までのやり方で問題のないものはそのままでよいでしょう。

そして、管理すべきルールを変えるとなったものに関しては、そのルールはどのようにするのかを考えます。

③ファイル形式は何で統一するのか。
ワードなのか、エクセルなのか、PDFなのかTIFFなのか。
検索する際にファイル形式から絞り込む際に統一していると便利です。

④管理する部署や責任者は誰か。

⑤書類名の統一をする
見積書、見積もり書、見積り書など表記に違いがあったり、発注書や注文書など指すものは同じでも呼び名が人により異なるものがあると検索できなくなってしまいます。

⑥フォルダ階層のルールやファイル名の付け方の統一
フォルダの階層は多くても3階層までにしましょう。
あまり多く分類分けをし、階層を深くしても探すのに苦労をしてしまいますので。
またフォルダを多く作りすぎるとファイルが増えてきた際にさらに分類分けをしなければならなくなったり、管理の手間が発生します。

また人によってファイル名の付け方が異なると検索ワードに引っかからず、探せないといったことにもなりますので、ファイル名の付け方も統一をしましょう。

例、枚岡合金工具株式会社 製品図面 2017年1月9日 etc.

上記であれば、2017年1月に製作した枚岡(ひらおか)の図面を探したいとなった際に、「2017年1月 枚岡 図面 」で検索を掛ければ絞り込めますよね。


以上が文書管理の進め方でしたが、ご不明な点がありましたら、ご相談に応じさせていただきますので、ご遠慮なくご相談くださいね

こんにちは。担当Tです。

前回大手企業様にてバラバラに管理されている文書を一元管理したい、というご要望をいただきました。

すぐにはできませんよとお伝えした担当Tです。

それは、、いきなり大きな敵に戦いを挑んでも、尻すぼみになってしまいがちになるからです。

文書管理プロジェクトチームが立ち上がっているならまだしも、通常の業務も行いながら業務改善の一環として文書管理を行うというのが、多くのお客様なのではないかと思います。

つまり、社内にどのような文書があって、どれを社内共有すべきなのか、整理しなければならないということを伝えました。

担当Tの多くのお客様は製造業が多く、図面や加工指示書などの帳票類、NCデータ、クレーム報告書、写真などの書類があります。

これらはそれぞれが紙で保管されていたり、ローカルや共有サーバーにファイルとして保存されていたり、管理がバラバラです。

そしてこれら全てを一気にシステムで一元管理しようとするとなると、今まで行っていなかった業務負担が増え、この文書はどのように保管するのか、確認せねばならないことが多くなり、業務に支障を来たす。

結局おざなりになりがちです。

ではどこから手を付けるのか。

それはまた次回お伝えいたします。

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