徒然なるソフトウェア営業日記

文書管理システムを営業する上で、実際にあった悩み事など、その解決方法を徒然と書いています。

文書管理システム デジタルドルフィンズを導入していただいた企業様には外付けHDDにバックアップデータを取ることをしているのですが、セキュリティや災害対策(BCP)にてどのようにしたら良いか相談をされます。

資金に余裕があれば、お金を掛けて対策をすれば良いのですが、セキュリティ対策は保険のようなものであり、価値を生み出すものではないので、なかなか手を回せないと思います。

そこで費用を抑えて対策を取りましょうとお伝えしています。
ただし一長一短がどの対策にもあります。
   
①拠点外にバックアップを取る
例:他営業所や、経営者様のご自宅へバックアップを取る。
災害対策としては有効です。しかしセキュリティ対策としては△です。
なぜならば会社と他拠点がネットワークが繋がっているため、ウイルス攻撃をされた際には他拠点のPCも侵される可能性があるからです。

②クラウドバックアップ
バックアップとしてもセキュリティ対策としても有効です。
デメリットとしてはいくばくかの月額費が掛かる点です。
グーグルドライブなどのように無料のクラウドサービスもありますが、容量に限りがあったり、バックアップも1世代前しか取れなかったりと制約があるようです。
もしご検討とのことでしたら、クラウドバックアップを専門サービスとして提供をしている企業もあるようなので、見積りを取ってみてはいかがでしょうか。

③セキュリティ対策としてバックアップ用の外付けHDDを2台用意し、一日毎に付け替える
ウイルス攻撃はネットワークに繋がっている機器にのみ攻撃されるため、バックアップデータを守るために非ネットワーク下に置くタイミングを作ります。
一台がウイルスに侵されても、一台は安全なバックアップデータが残っているため、復旧が簡単です。
デメリットとしては毎日の手間が発生することと、忘れることが考えられます。


また話は変わりますが、先日名古屋で行われた展示会メッセナゴヤ2017にて、株式会社コネクティボ様というメールセキュリティソフトを開発販売している会社様と話をし、下記の点を伺いました。

バックアップ以外に、セキュリティ対策すべき点
①メールの添付ファイルの開封やウェブ・ページ等のリンクをたどる際には注意をする
②ファイアウォールやメールフィルタを適切に設定し、不審な通信をブロックする
③不要なサービスを無効化し、使用しているサービスについてはアクセスを制限する
④OSやアプリケーション・ソフトウェアを最新の状態にアップデートする
⑤セキュリティソフトを導入し、定義ファイルを常に最新の状態に保つ。(サーバーPCもクライアントPCも対策を取ることをお勧めします)
⑥パスワードの設定を見直す


ウイルス攻撃に対し100%の対応というのはなかなか難しいですが、今からでもできる点はありますので、安全な企業運営の一助としてください。

もし文書管理システムについてご検討とのことでしたら、ご連絡ください。
枚岡合金工具株式会社 IT事業部
鈴木 友哉
suzuki@digitaldolphins.jp

   

神戸製鋼様の不正問題はどこまでの余波があるのかわかりませんが、おそらく鋼材の証明書の確認が増えるのではないかと先日お客様と話をしました。

いわゆるミルシートですね。鋼材の卸しや、鋼材を仕入れている部品メーカーなどには馴染みがあるのではないでしょうか。

ミルシートは鋼材の材質を証明する証明書で、原本が鋼材に付属されますが、紙での管理もスキャンしてPDFでの管理も手間が多く、探す際には苦労されるということをお聞きします。

手間の要点を下記にまとめました。
・紙の場合は、ファイリングして、書棚にて管理。探す際には棚まで行き、バインダーをめくって探す。
・PDFの場合はファイル名を変更し、所定のフォルダへ保管。フォルダから探し当てるか、ファイル名にて検索。

PDFの場合はルールがしっかり構築できており、運用されていれば探せるかと思いますが、ルール構築と運用が難しいのが実情のような気がします。

そこで私がおススメするのはOCRと文書管理システムを組み合わせることです。

OCRとは手書きや印刷された文字を、イメージスキャナなどから読みとり、コンピュータが利用できるデジタルの文字コードに変換する技術です。
(Optical Character Recognition/Reader、オーシーアール、光学的文字認識)

ミルシートを探す際には、下記のキーワードを思い描き、目当てのミルシートを探すかと思います。
・日付
・鋼材メーカー名
・販売先名
・品名
・チャージNO
・ヒートNO
・溶鋼NO
・製造NO
・寸法
上記のキーワードは基本的にはミルシートに記述されているため、エクスプローラーの検索機能で検索できれば良いのですが、スキャンしたPDFは画像データとなってしまうため文字を検索することができません。

そこでOCRを活用します。

ミルシートをスキャンしてPDFにし、OCRを掛けます。
すると、ミルシートに記述されている上記の項目が検索キーワードとして使えます。

ここで重要なのはスキャンをしOCRを掛けるだけで、良いということです。

ただしOCRは100%文字を正確に読み取ってくれるわけではありません。
0(ゼロ)とO(オー)を間違えたりします。

そのため、必ず一目チェックをする必要があります。

一見手間のように思えますが、入力作業に比べると段違いに負荷は減ります。

また、検索性を上げるために、「PDF」と「OCRにて文字を読み取らせたテキスト」をCSVに出力し、文書管理システムへ取り込むということも一案です。

日付、鋼材メーカー名、販売先名、品名、チャージNO、ヒートNO、溶鋼NO、製造NO、寸法などのキーワードにて絞り込みができ、誰もがどこでも、すぐに検索を掛けることができます。

その他、大量に発生する書類を毎日管理のため入力作業をしなければならないといった業務を軽減することにもOCRは使えます。

見積書や受領書、注文書、日報、不具合報告書、検査書、etc...

どうぞご参考にしてください。

こんにちは、Tです。

今日は私がソフトウェアの提案やシステム開発時の初期段階において、お客様に良くお伝えしていることを書きます。

至極簡単なことなのですが、それは、「何のために」ソフトウェアを導入するのか

そしてそれを、関わる社員全員の多くが「現状を問題」として捉え、

そのソフトウェアが「解決足るもの」であると認識しているかという点です。

もちろん会社規模において上記の点をクリアできないという会社はあるでしょうが、少なくともソフトウェアを触る部署の責任者やグループリーダーなどは認識を共有していなければならない点であるかと思います。

なぜ上記のことを伝えるかと申しますと、どんなに良いソフトウェアであっても、使わなければ宝の持ち腐れだからです。

ソフトウェアの営業をしていて、いいソフトだ!と評価していただくのは非常に嬉しいです。

ただし、いいねとおっしゃっていただき、そして導入後、
①窓口となっていた担当者以外の方が使っていない
②前のやり方のほうが楽だからといってソフトウェアの操作方法を覚えない

と理由は様々ですが、

当初目的としていたことが達成できていないケースが世の中的には、やはりあります。

私のしたこと(ソフトウェアを買っていただいたこと)は果たして社会に貢献していることなのか、と。一時悩んだこともあります。

以前所属していた会社はうちのソフトウェアは世界一なのだからとにかく決裁者の判子だけ貰う努力をしろというのを地で行く会社でした。(経済活動において一理どころか、千里正しいとは思いますが)

ですが、Tとしては買っていただいた以上、決断するのに勇気はいったけど、上手く活用できていて、あの時買ってよかったよと言っていただきたいのです。

なので、経営者や決済権のある方に評価していただいても、必ずソフトウェアを使われる方々に集まっていただき、どのようなソフトウェアで何に対し効率をもたらせるものなのか、オリエンテーションを開かせてくださいねと伝えております。


今後何らかのソフトウェアやシステムを検討されている特に中小企業の経営者様へ。

ソフトウェアを使われるのは社員の皆さまですので、少なくとも一度は耳を傾けることをお勧めいたします。

折角投資したソフトウェアやシステムが活用できておらず、利益を逼迫するなんて誰も望んでいませんからね。

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