徒然なるソフトウェア営業日記

文書管理システムを営業する上で、実際にあった悩み事など、その解決方法を徒然と書いています。

皆さま、名刺の管理はどのようにされていらっしゃいますか?

営業が各個人にて管理している、会社のシステムに手入力している、アプリを活用しスマホの電話帳にて管理している、原紙そのままで保管し何かあったら探している、全て持ち歩いている、などなど。

名刺情報を管理、共有するだけでもなかなかの労苦ですよね。

今はスマホのアプリがあるので、今までよりも名刺から携帯電話に登録するのは手間ではなくなりましたが、それでは全社共有にはならないのが課題だと思います。

全社共有のため、枚岡合金工具では名刺は自動で登録する仕組み構築しております。

流れは以下です。

①名刺を卓上のスキャナにてスキャンする
(スキャナは複合機でも何でも良いのですが弊社では扱いやすいのでスキャンスナップを使用しています)

②スキャンをすると自動的に名刺読み取りソフトが立ち上がり、OCRをします。
(OCRについては以前の記事を参照ください)

③会社名と氏名に間違えがないかチェックをする
(OCRは100%の文字認識にはなりえないため)

④デジタルドルフィンズへ登録
(ボタンを押すだけです)

このようなステップで登録し、即座に検索することができるようになります。

以前は100枚の名刺を全て手打ちにて入力していたため1時間掛かっておりました。
(私はめんどくさいなぁと思いながらやっておりましたので、生産性がかなり低かったです。苦笑い)

今では2分~5分くらいあれば100枚ほどの名刺の登録・管理ができてしまうため、手間ではなくなりました。

そのため、誰かに頼むという気苦労もなくなり、少し心労への負担が軽くなった気がします。
(誰でもできる作業を誰かに頼むというのは気を遣うものです)

またこれまで頼まれていた担当者も自らの業務に集中することができ、負担が減ったとのことです。

もし名刺の管理についてお困りの方はお問い合わせください。


OCR(Optical Character Recognition/Reader、オーシーアール、光学的文字認識)とは、手書きや印刷された文字を、イメージスキャナやデジタルカメラによって読みとり、コンピュータが利用できるデジタルの文字コードに変換する技術です。

文書管理システムの提案時にもOCRを活用し、タグ情報の入力作業の軽減を提案することがありますが、いくつか注意点があります。

①OCRさせる箇所を特定する
弊社では枠や場所で読み取りさせる文字を認識させています。このようにすることでこの枠には数字しか入らない、英数しか入らないなど文字を特定させることでOCR精度を上げることができています。

紙に書かれている文字を全てOCRさせるということもできますが、OCRは万能ではないため、文字のチェックを必ず行っていただく必要があります。そのため記載されている全文字をチェックするのは手間となるため、検索に必要な文字のみを抽出しOCRさせるのが無難かと思います。

②原本の紙を歪みなくスキャンする
スキャンされたPDFやTIFFデータが傾いていたり、サイズが異なるとOCRさせたい箇所がずれてしまうため、OCRの精度が落ちたり、文字が読み取れなかったりします。
また、客先からコピーにていただいた紙をスキャンする場合も、客先にてのコピーの縮小率が一定ではなかったり、傾きが常に出る場合などはOCRの設定にて工夫しなければならないため、少し手間が掛かります。

③透かし文字がある場合には白黒&カラーにてスキャン
グレースケールではOCRの精度が落ちます。複合機のスキャンのデフォルト設定を白黒かカラーにしておけば問題ないです。

補足ですが、
よく手書きの文字はOCRの精度はどうなのかと聞かれることがあります。
回答に困るのですが、読み取れることもありますが、読み取れないこともあります。どちらかというと後者のほうが多いかと思います。

手書き文字の読み取りの精度は技術的に年々上がってきているのですが、それでも満足できるレベルではないなと思うのが個人的な感想です。
(手書きは人間でさえも読み取れないことが多々あるので、システムに過度に期待するのは酷かと思います。私も自分で書いたメモが見返してみると何が書いてあるかさっぱりということがあります。)

文書管理システムについてお困り事がありましたら、枚岡合金工具までご連絡いただければ幸いです。

富士ゼロックス様がお出しになられているドキュワークス。

PDFの編集ソフトのようなものでもあり、タグ情報を付けておけば文書管理もできるシステムですね。

ドキュワークスのファイルをデジタルドルフィンズにて管理したい、ドキュワークスのファイルをデジタルドルフィンズに移行したいというお話をいただきます。

ドキュワークス内部のプロパティ情報を引き継ぐことはできませんが、ファイル名やファイルのあるフォルダ階層名などはデジタルドルフィンズのタグ情報として引き継ぐことができます。

その際にはどのフォルダにどのようなファイルがあるのか確認をさせていただき、移行プログラムを作成いたします。

移行する時間はデータ容量にもよりますが、一晩ほどです。

また文書管理システムをお使いの企業様にて、既存システムから新システムへの移行ができないとお困りの企業様ございましたら、ご連絡ください。

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