先週、タスク管理システムの見直しをしてGTDをガッツリやる宣言をしてみましたが、たった1週間でかなりの効果を実感しています。
絶大です！！
以前と比べても、タスクの処理量に決して大きな違いはなく、デスクワークにかかる時間も増えてはいないと思いますが、精神衛生的な面では天と地ほど違います。
朝の段階で「今日はこれだけやればいい」とわかります。
忙しい時間も「この後のあの時間で対処すればいいから、今は目の前に集中」と割り切れます。
時間がとれた時にも「なにからやろうか？」と段取りを立てる時間や「仕事たくさんあるなぁ」という漠然とした心理的負荷がほとんどなくなります。
むだな力みや負荷が減って、すごく気持ちが楽です♪
おかげで、すべての仕事に対して前向きに、先をイメージしつつ、でも今に集中して、率先して自分でコントロールしながら取り組めていてとても気分がいいのです。
また、「ああ、疲れたなー。いいから明日やろう」という先送りが減りました。
明日や明後日がどれくらい忙しくなるかのイメージが客観的に持てるため、「明日より今日のほうが余裕ある」 とか「今日先延ばししたら◯日後がやばい」とわかり、今がんばろうという気持ちになれます。
でも、「今やらなきゃまずい」というネガティブかついやーなイメージではなく、「今やっとけば明日がこれくらい楽になる」というポジティブな感じです。
とっても快適♪
外部の人を対象にした学習会や原稿執筆など、かなりまとまった準備時間を要するプロジェクトが、毎日の忙しさ具合を見据えつつ分割して少しずつ進められるようになったのもとても良いです。
まとめて用意しようと思うと、学習会1個あたり4－5時間、ヘタすると10時間以上かかりますが、これが「今日は30分、明日は時間あるから1時間、明後日は忙しいから10分だけ」というように「タスク」レベルに小分けしてできるのはとても気がラクなのです。
一方で、「プロジェクト」レベルで全体を見据えつつ、その中でどういう重要度の作業をしているのかも俯瞰しているので、小分け・断片的な仕事の仕方でも「今日はこれしか進まなかった」とへこむこともなく、着実に積み重ねている実感を持てます。
朝の日次レビュー＆日次スタート（昨日を振り返り、今日やる仕事を把握し、iPod touchへの同期とスケジュール帳への転記によってPCなしで仕事に集中できる状態になる準備）も、平均して10－15分程度で終わるのでそんなに時間的負担はないです。
また、この時間を作るために、朝の食事や身支度をダラダラやらずにてきぱきやるようになったおかげで、朝起きてから布団で過ごす時間やボーっと歯を磨いて時間を浪費することがヘリ、結果的に目が覚める時間を早めずに朝の自由時間が増え、返ってゆとりが生まれています。
反省点としては、当直明けなどの体力や精神力がすり減っている状態のことを考慮せずにタスクを詰めてみたら、それでもこなせたところはすごいなと思う反面、翌日へのダメージの残り方がハンパ無かったことですね。
目の前に集中しすぎて自分の体力に関心が無くなるのはヤバイなと思いました。
夜の追い詰められた状況ではなく朝の余裕があるときに日次レビュー＆スタートを行うこと、それと同じ理由で週次レビュー＆スタートも一週間を乗り切った後の土曜日あたりにできるといいのかなと思いました。
ツールも、先日の記事で書いたような方式でうまく行きそうです。
「Nozbe」をプロジェクト・タスク管理のメインツールにしつつ、
「グーグルカレンダー」でスケジュール管理を行い、
職場では「iPod touch」と「スケジュール帳改Z」、自宅では「スマホ」で情報のインプットと閲覧を行うというパターンで特に負担なくスムーズに出来ています。
また、普段使っているブラウザのGoogle Chromeのブックマークも工夫してみて、これも正解でした。
今まではブックマークバーに、ほぼ毎日使うサイトをそのまま登録し、たまにしか使わないものをふぉるだにしまっていました。
これを、PCの前に座る状況ごと（朝一、昼休み、たまに出来た病棟単位の空き時間など）にまとめ直し、全てフォルダに入れました。
・「タスク」フォルダには、仕事の核になる「タスク管理システム（Nozbe・Googleカレンダー・Gmail）」を入れつつ、これらのページは「タブの固定」機能で常時表示し、かつブラウザを立ち上げた時に自動で開くページの設定にも載せておく。
→ブラウザを開いた時についネットで遊びたくなる気持ちを押さえ、自動的に仕事モードに入れる。
・「ルーチン」フォルダには、TwitterやFacebookの自分のページ（ふつうのトップページでなく自分のつぶやきだけが表示されるページ）とブログの一般公開されているページ（運営者用のページでなく）を入れておく。
→朝いちにはここだけみれば昨日の自分の活動や思考だけを短時間で振り返りながら日次レビューができ、かつ他の人のツイートを読むことで脱線しないで済む。
・「SNS」フォルダに普段交流があるSNSをひと通りと、はてなブックマークやGoogleリーダーを登録しておく。
→普段の交流や医学的な学習のために「必要な情報が自動的に送られてくるプッシュ型情報」を短時間でまとめて読め、また「面白い情報がないかな」ととりあえず「自分で検索して情報を取りに行くプル型」のモードに入らずに済むため、効率よく必要な情報に集中できる。
Google Chromeの場合は、フォルダにいれておくと、そのフォルダの右クリックで「全てのブックマークを開く」を選ぶことで登録しているページを一斉に開いてくれるので時間かからず便利だし、その空き時間の性質（日次レビュー中なのか、昼休みなのか）によって見るページを限定できるため、脱線をふせぎ時間節約にかなりの効果を発揮しています。
今まで、昨日の自分のつぶやきを探してそこから調べ物をしようと思った時に、ついつい他の人の発言やネット情報が目に入ってそのまま30分脱線しちゃうことがたびたびあったので、これはかなりでかいです。
逆に、リラックス・気分転換したいときについつい仕事の情報が目に入って気持ちが完全にオフになれず、何時までたっても仕事したくないモードが続いてしまう現象もほぼなくなりました。
自分が気づかない所で時間の消費やモチベーションの浪費をしていたことに気づけたのはかなり大きな収穫です。
あまりギチギチに時間管理するのも世知辛いみたいな考えもあるかもしれませんが、それは誤解だと思います。
無意識に生じている無駄な時間が減るおかげで、結果的に仕事が終わったあとの自由な時間が増えるので、これだけキツキツに仕事を詰め込んでも「忙しくて仕事に追われている感」よりも「自分で仕事をコントロールでき、しかも自由時間も増えた」という受け止め方になるので、精神衛生上とても快適です。
仕事中もゆったりと自分の感性やペースに任せて仕事をしたいという方も多いとは思いますが、残念ながらそれでは仕事がたまる一方の立場なので、この方法が今の自分にとってはベターなんだなと実感出来ました。
タスク管理をサボっていた「失われた2年」が、今となってはとてももったいないと思います。
まあ、また飽きたり他のに興味が湧くかもしれませんが、もうしばらくはこれで行ってみます。
絶大です！！
以前と比べても、タスクの処理量に決して大きな違いはなく、デスクワークにかかる時間も増えてはいないと思いますが、精神衛生的な面では天と地ほど違います。
朝の段階で「今日はこれだけやればいい」とわかります。
忙しい時間も「この後のあの時間で対処すればいいから、今は目の前に集中」と割り切れます。
時間がとれた時にも「なにからやろうか？」と段取りを立てる時間や「仕事たくさんあるなぁ」という漠然とした心理的負荷がほとんどなくなります。
むだな力みや負荷が減って、すごく気持ちが楽です♪
おかげで、すべての仕事に対して前向きに、先をイメージしつつ、でも今に集中して、率先して自分でコントロールしながら取り組めていてとても気分がいいのです。
また、「ああ、疲れたなー。いいから明日やろう」という先送りが減りました。
明日や明後日がどれくらい忙しくなるかのイメージが客観的に持てるため、「明日より今日のほうが余裕ある」 とか「今日先延ばししたら◯日後がやばい」とわかり、今がんばろうという気持ちになれます。
でも、「今やらなきゃまずい」というネガティブかついやーなイメージではなく、「今やっとけば明日がこれくらい楽になる」というポジティブな感じです。
とっても快適♪
外部の人を対象にした学習会や原稿執筆など、かなりまとまった準備時間を要するプロジェクトが、毎日の忙しさ具合を見据えつつ分割して少しずつ進められるようになったのもとても良いです。
まとめて用意しようと思うと、学習会1個あたり4－5時間、ヘタすると10時間以上かかりますが、これが「今日は30分、明日は時間あるから1時間、明後日は忙しいから10分だけ」というように「タスク」レベルに小分けしてできるのはとても気がラクなのです。
一方で、「プロジェクト」レベルで全体を見据えつつ、その中でどういう重要度の作業をしているのかも俯瞰しているので、小分け・断片的な仕事の仕方でも「今日はこれしか進まなかった」とへこむこともなく、着実に積み重ねている実感を持てます。
朝の日次レビュー＆日次スタート（昨日を振り返り、今日やる仕事を把握し、iPod touchへの同期とスケジュール帳への転記によってPCなしで仕事に集中できる状態になる準備）も、平均して10－15分程度で終わるのでそんなに時間的負担はないです。
また、この時間を作るために、朝の食事や身支度をダラダラやらずにてきぱきやるようになったおかげで、朝起きてから布団で過ごす時間やボーっと歯を磨いて時間を浪費することがヘリ、結果的に目が覚める時間を早めずに朝の自由時間が増え、返ってゆとりが生まれています。
反省点としては、当直明けなどの体力や精神力がすり減っている状態のことを考慮せずにタスクを詰めてみたら、それでもこなせたところはすごいなと思う反面、翌日へのダメージの残り方がハンパ無かったことですね。
目の前に集中しすぎて自分の体力に関心が無くなるのはヤバイなと思いました。
夜の追い詰められた状況ではなく朝の余裕があるときに日次レビュー＆スタートを行うこと、それと同じ理由で週次レビュー＆スタートも一週間を乗り切った後の土曜日あたりにできるといいのかなと思いました。
ツールも、先日の記事で書いたような方式でうまく行きそうです。
「Nozbe」をプロジェクト・タスク管理のメインツールにしつつ、
「グーグルカレンダー」でスケジュール管理を行い、
職場では「iPod touch」と「スケジュール帳改Z」、自宅では「スマホ」で情報のインプットと閲覧を行うというパターンで特に負担なくスムーズに出来ています。
また、普段使っているブラウザのGoogle Chromeのブックマークも工夫してみて、これも正解でした。
今まではブックマークバーに、ほぼ毎日使うサイトをそのまま登録し、たまにしか使わないものをふぉるだにしまっていました。
これを、PCの前に座る状況ごと（朝一、昼休み、たまに出来た病棟単位の空き時間など）にまとめ直し、全てフォルダに入れました。
・「タスク」フォルダには、仕事の核になる「タスク管理システム（Nozbe・Googleカレンダー・Gmail）」を入れつつ、これらのページは「タブの固定」機能で常時表示し、かつブラウザを立ち上げた時に自動で開くページの設定にも載せておく。
→ブラウザを開いた時についネットで遊びたくなる気持ちを押さえ、自動的に仕事モードに入れる。
・「ルーチン」フォルダには、TwitterやFacebookの自分のページ（ふつうのトップページでなく自分のつぶやきだけが表示されるページ）とブログの一般公開されているページ（運営者用のページでなく）を入れておく。
→朝いちにはここだけみれば昨日の自分の活動や思考だけを短時間で振り返りながら日次レビューができ、かつ他の人のツイートを読むことで脱線しないで済む。
・「SNS」フォルダに普段交流があるSNSをひと通りと、はてなブックマークやGoogleリーダーを登録しておく。
→普段の交流や医学的な学習のために「必要な情報が自動的に送られてくるプッシュ型情報」を短時間でまとめて読め、また「面白い情報がないかな」ととりあえず「自分で検索して情報を取りに行くプル型」のモードに入らずに済むため、効率よく必要な情報に集中できる。
Google Chromeの場合は、フォルダにいれておくと、そのフォルダの右クリックで「全てのブックマークを開く」を選ぶことで登録しているページを一斉に開いてくれるので時間かからず便利だし、その空き時間の性質（日次レビュー中なのか、昼休みなのか）によって見るページを限定できるため、脱線をふせぎ時間節約にかなりの効果を発揮しています。
今まで、昨日の自分のつぶやきを探してそこから調べ物をしようと思った時に、ついつい他の人の発言やネット情報が目に入ってそのまま30分脱線しちゃうことがたびたびあったので、これはかなりでかいです。
逆に、リラックス・気分転換したいときについつい仕事の情報が目に入って気持ちが完全にオフになれず、何時までたっても仕事したくないモードが続いてしまう現象もほぼなくなりました。
自分が気づかない所で時間の消費やモチベーションの浪費をしていたことに気づけたのはかなり大きな収穫です。
あまりギチギチに時間管理するのも世知辛いみたいな考えもあるかもしれませんが、それは誤解だと思います。
無意識に生じている無駄な時間が減るおかげで、結果的に仕事が終わったあとの自由な時間が増えるので、これだけキツキツに仕事を詰め込んでも「忙しくて仕事に追われている感」よりも「自分で仕事をコントロールでき、しかも自由時間も増えた」という受け止め方になるので、精神衛生上とても快適です。
仕事中もゆったりと自分の感性やペースに任せて仕事をしたいという方も多いとは思いますが、残念ながらそれでは仕事がたまる一方の立場なので、この方法が今の自分にとってはベターなんだなと実感出来ました。
タスク管理をサボっていた「失われた2年」が、今となってはとてももったいないと思います。
まあ、また飽きたり他のに興味が湧くかもしれませんが、もうしばらくはこれで行ってみます。
