収益向上に貢献する物流コスト改善のコツ

会社の収益を圧迫しかねない物流コスト。会社の中で目に見えづらい物流コストを可視化し、今日からでも改善できるポイントをやさしく解説します。一緒に物流改善に取り組み、物流改善のプロとして収益向上に貢献しましょう。

物流BCPについて考える(9) 事業継続の基本方針

物流BCPを進めるにあたり、経営者は災害時の事業継続について計画づくりに取り組むことを決定し、その基本方針を策定する必要があります。

経営者は社内外の関係者に対して事業継続に関する活動について説明し、了解を取り付けることが必要です。この場合、経営トップ自らが関与することが必要であり、そうでないと計画の実効性が問われ、事業継続への対応を当然と考える内外の企業からの信頼は得られません。

基本方針は取締役会あるいは経営会議の決議を経るべきでしょう。さらに、承認された方針は公表することが望ましいでしょう。

経営者は、基本方針に沿った活動を行うために、必要な予算や要員などの経営資源を確保することが求められます。

このように物流BCPは経営者の強力なリーダーシップのもと、また経営者が自ら参加し、必要な資源を確保して進めていくことになります。

BCPの策定を部下にまかせっきりにすることなどは許されません。なぜなら、事業継続は経営そのものであり、そのかじ取りは経営者の責務であるからです。

BCPを策定する過程で検討対象とする災害を特定する必要があります。ここでは前々回にもお話させていただいた通り、まず一つのリスクを選んで取り組むべきで、我が国においては「地震」が最優先課題であると考えるべきでしょう。

地震を想定した場合、それによって事業が停止となった場合にその停止期間がどの程度企業に影響を与えるのかを評価し、事業としていつまで耐えられるのかの「目標復旧時間」を設定する必要があります。

この影響度の評価の結果を踏まえて、継続が求められる重要業務は何かを決定し、復旧の優先順位を設定します。また、目標復旧時間を確保するために障害となる重要な要素(ボトルネック)を抽出することになります。

この影響度の評価はビジネス・インパクト分析と呼ばれ、BCPでは重要視されています。

次回に続きます。


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物流BCPについて考える(8) 経営者が関与するBCP

物流BCPを策定していくにあたり、最初から完璧なものを目指す必要はありません。それぞれの企業ができるところから着手し、継続的な取り組みによって徐々に災害に強い体制を築いていくことが望ましいと言えるでしょう。

BCPも物流品質管理や安全管理などといったマネジメントシステムと同様に、次の取り組みが重要になります。

1)経営者が取り組む
2)実施する内容は企業自身で決定する
3)継続的改善を行う

ここで言うところの「継続的改善」とは次のステップを指します。

1)経営者が方針を立て
2)計画を立案し
3)日常業務として実施・運用し
4)従業員の教育・訓練を行い
5)結果を点検・是正し
6)経営者が見直す

このステップを繰り返していくことが重要だと言えます。

私たちは常日頃から改善に取り組んでいます。そこで上記のようなマネジメント・サイクルを回すことには慣れていると言えるのではないでしょうか。

このサイクルの優れている所は「経営者が関与する」ところにあります。逆から見れば経営者が関与していないBCPでは継続的な改善は成立しないということです。

経営者が自ら先頭に立って社員を引っ張り、人を育て、有事に備えての訓練を行っていくことが必要になってくるのです。

次回に続きます。


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物流BCPについて考える(7) 考慮すべき重要事項

私たちが物流BCPを考える際には、まず自然災害を想定することが第一かもしれません。海外の国々と比較すると日本は自然災害が多い方ではないでしょうか。そのため自然災害を考慮したBCPを考えていくことが最もふさわしいと考えられそうです。

では自然災害の中でも何を想定していくべきでしょうか。やはりそれは「地震」であると考えるべきでしょう。

いろいろなリスクを想定することに越したことはありませんが、特に一つを決定して取り組む方が力の分散もなく集中してできそうです。

もちろん、自らの事業において何ら手の打ちようがない極端に大きな災害は除外して考えてもよいでしょう。BCPはどのようなリスクが現実化しやすいかを明らかにしてからスタートするのではなく、どのようなリスクが現実化したとしても重要業務を継続していく、という目的意識をもって策定されるものであります。

災害時に私たち企業が事業継続と同時に考慮すべき重要事項には何があるでしょうか。実は私たちは以下の3点を考えていかねばならないと言えます。

第一に「生命の安全確保」です。会社の社員や役員、関連会社、派遣社員、協力会社など、業務に携わる人々の生命の安全を確保することが重要であることは言うまでもありません。

第二に「二次災害の防止」です。例えば地震や水害などの場合、火災の防止、建築物・構築物の周辺への倒壊防止、薬液の漏洩防止など、周辺地域の安全確保の観点から二次災害防止のための取り組みが必要になります。

第三に「地域貢献・地域との共生」です。地域貢献には、援助金、敷地の提供、物資の提供などが一般的でしょうが、このほかにも技術者の派遣、ボランティア活動など企業の特色を活かしたサポートが望まれます。

先の東日本大震災時にも民間の物流会社が支援物資の在庫管理や入出庫管理などで地域貢献したことは記憶に新しいところであります。こういった活動は事業継続計画とともに対応が可能となるように配慮していきたいものです。

次回に続きます。


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物流BCPについて考える(6) 使える文書と日頃の訓練

BCPの業務手順はしっかりと文書化しいつでも使える形にしておくことが望まれます。ここで重要なことは「使えるように」しておくことで、単に文書にして終わりということにはなりません。

使える文書とはわかりやすくポイントがまとめられている文書のことを指します。BCPのすべての手順を詳細に盛り込みたくなることは理解できます。しかし緊急時に長い文章を読んで行動を起こすことは実際には現実的ではありません。

膨大な工数をかけて立派な文書を作成したとしても、有事には誰も見ることが無かったとしたらそれは単なる紙くずにしかなりません。

社員全員が行動を起こせる指針になっていることがBCP文書に求められることだと言えそうです。

使える文書とするためには、併せて日頃の訓練が必要になります。むしろ訓練を繰り返し行うことで有事に取るべき行動を体にしみこませておくことの方が重要でしょう。

皆さんもご記憶に新しいこととして、ディズニーリゾートが大震災時に7万人のゲストを一人もけがを負わせることなく帰したという事実があります。

ディズニーリゾートでは年に160回もの訓練を行っているそうです。ほとんどがアルバイト社員にもかかわらず、的確な行動をとることができたのは、この日ごろ繰り返し、繰り返し行われてきた訓練の結果であることは間違いありません。

皆さんの会社でも避難訓練を実施していると思いますが、これをいかに真剣に取り組んでおくかで有事の対応が変わってくるのです。

避難訓練にとどまらず、事業継続を目的とした模擬訓練も考える必要があります。たとえば大地震が発生し、主要な倉庫が被災した場合を想定し、クライアントへのサービスを止めないために何をするべきかシミュレーション訓練を行うのです。

このような訓練は会社のトップマネジメントが自ら指揮を取って行うことがポイントです。正しい判断を行えるように経営層も日頃から訓練しておかなければならないのです。

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物流BCPについて考える(5) 有事に対する初動対応

安否確認は会社組織では当然考えておかなければなりませんが、その前に家族との間では何かあった時の連絡のとり方を決めておくべきでしょう。

では次に問題が起きた時の会社内での連絡や報告の方法について考えてみましょう。

たとえば荷物を配送中に人身事故を起こしてしまい、歩行者にけがをさせてしまった場合を考えてみましょう。

運行管理システムを導入していれば本部で車両に異常があったことがわかるでしょうから、それをすぐに経営層に伝えてしかるべき措置をとることはそれほど難しいわけではありません。

一方でそのようなシステムがなければどうでしょうか。ドライバーからの一報が会社に入らなければ事故が起きたことは会社に伝わりません。

たとえばそういった一報が入れば会社の誰かが現場にかけつけ、事故や被害者への対応がなされることになるでしょう。

会社ではそのトラックが積載していた商品を在庫から再出庫し、別トラックで配送するといった手を打つことで、顧客からの信頼を失わずに済む対応を打つことが可能になるかもしれません。

ではもしドライバーがけがをしてしまい、会社にすぐに連絡できなかったとしたらどうなるでしょうか。また、そのトラックに積んでいる荷物の内容や届け先がすぐにわからなかったらどのようなことが起きるでしょうか。

残念ながら「輸送途上の事故」は地震による被災よりもずっと大きな確率で発生します。これに対する備えは優先的に考えておくべきではないでしょうか。

有事に対する初動対応は極めて重要な課題です。一歩間違えると顧客からの信頼を失い、会社の経営に影響が出ることも考えられるのです。

これらの緊急時対応手順は最低でも文書化し、トップから末端まで共有化しておくことが望まれます。

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物流BCPについて考える(4) 組織生き残りのための戦略

結局のところ、何か事が起きた際に会社として「何を優先するのか?」、「そのための方法はどうするのか?」ということがBCPではポイントになってくると言えるのでしょう。

それが「組織生き残りのための戦略」だということになります。
・ 有事にはどの事業や業務を優先してどの程度継続させるか?
・ どのように継続させるのか?
・ そのために必要な資源やコスト等をどこまで投入するのか?

この戦略を実現させていくために会社内での「手順」を作成し、「文書化」していくことが必要になってきます。

「手順」としては次のようなものが考えられます。
・ 人命と資産を守る手順
・ 災害発生直後の初動対応
・ 災害対策本部などの危機管理体制や組織
・ 連絡や報告の方法
・ 食料や飲料水などの備蓄

特に地震などの大規模災害が発生した場合には人命が最優先であることは言うまでもありません。そこで、会社の従業員とその家族の安否確認が最初になされるべき措置であると考えられます。

皆さんの会社ではこの安否確認を短時間でできるような体制は整っていますでしょうか。たとえば今会社内に社員の安全について1時間以内に回答せよ、という指示を出したとしたらそれができるようになっているか、ということです。

このような安否確認システムはすでに商品として販売されているため、それを導入されている会社もあるかもしれません。

一方でこういったシステムでも東日本大震災の時にはうまく機能せずに安否確認が遅くなったという話も聞いています。

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物流BCPについて考える(3)  物流におけるリスク予想

BCPは Business Continuity Plan の略ですが、この文字が示す通りBCPとは事業継続のための「計画」ということになります。

そこでもし何か発生した場合には誰が何をどれくらいの期間で実施するのかを明確に決めておかなければなりません。

この計画は現実的なものであることも要件となります。あまり非現実的なことを計画化してもまったく意味の無いことはおわかりかと思います。

BCPで計画化されたことが現実的であるということは、有事の際にこの計画が機能することを意味しています。実際の話、これは簡単ではありません。皆さんもご記憶にあると思いますが、東日本大震災の時にBCP作成企業であってもそれによって被害が極少化されたケースは必ずしも多いとは言えないのです。

震災がめったに起こらない、過去に経験したことが無いことが起こるという、「想定」することが極めて難しい一方、台風はやや状況が異なります。

台風情報はかなり前から報道され、その情報精度も高いものと言えます。したがいましてその情報を日々入手することで事前にいろいろな手を打っておくことが可能となるわけです。

これにつきましては物流に携わる皆さんであれば既に身に付いていると言えるのではないでしょうか。

さてこの「想定」が難しいリスクの発生についてどう予測していくかが課題となりそうです。このリスク想定にあたっては国や自治体が想定している災害の影響情報などが役に立つのではないでしょうか。

自社内であればたとえば自社倉庫が倒壊した場合にはどのような影響が出るのか、感染症で従業員の半分が休んでしまったら業務はどうなるのか、輸送船舶が座礁してしまったら得意先にどのようなインパクトがあるのかなど、さまざまな観点での予測が求められます。

社内のいろいろな人にリスク予想をしてもらいましょう。まずは自分の仕事の領域でどのようなリスクが潜んでいるのか、考えてもらう機会をつくることも良いかもしれません。

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物流BCPについて考える(2)  事業中断時間の許容範囲

BCP作成に当たってのポイントとしての2項目目として「中断時間の許容範囲」ということが挙げられます。

有事の際には仕事が中断することが考えられます。工場が被災して生産ができなくなった、感染症が蔓延し従業員が出勤できなくなった、燃料が調達できずにトラックを動かせなくなった、などの大きな問題が発生したとしてもいつまでも仕事を中断させ続ける訳にはいきません。

そこでどこまでなら中断を許せるのかについて常に基準を持っておく必要がありそうです。これは顧客との約束事として話し合っておくことも必要です。

ある工場では被害状況に応じて2週間以内に生産を再開する、1ヶ月以内に再開するなどといった基準を設けています。

この工場を顧客に持つ会社であれば、この基準が自社のBCP作成時の目安になるはずです。この基準を下回る内容では顧客に迷惑をかけてしまいますので注意が必要です。

BCPではいかに短期間で復旧できるかが大きなポイントになります。つまり優先業務を定め、その業務をできるだけ短期間で復旧させることが重要になってくるのです。

第三のポイントは「経営資源」です。前回もお話しましたとおり、有事には限られた資源をどこに優先的に投下していくか、ということになります。

物流業にあってはお金は当然として、物流機器と人材はなくてはならない経営資源となります。人材については優先業務に投入することになりますが、その業務ができないという状態は避けなければなりません。

その意味ではBCPの中に人材のスキル向上について謳っておく必要があります。これが第四のポイントである「対策案の立案」になります。

想定されるリスクに対し、優先的に取り組む業務を定め、それに資源を投下する。そしてそれによって復旧を短期間で行うために、あるいは何としても業務を途絶えさせずに続けていくためにどのような方策が求められるか、ということになるのです。

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物流BCPについて考える  事業継続を脅かすリスク

東日本大震災以降、一般の人にも知られるようになったBCP(事業継続計画)ですが、まだ未導入の会社もあると思います。

また導入はしているものの、うまく機能していない会社もあるのではないでしょうか。ということで、このBCPについて少し考えていきたいと思います。

震災を機に私たちの本業であるサプライチェーンという言葉についても、日頃のニュースで取り上げられることで一般の人に知られるようになりました。地震等によって輸送網が寸断され、タイの洪水によって海外との部品調達も止められたことがこの言葉を一般の人への認識へとつながったのです。

事業継続を脅かすリスクとして注目されるものとして、地震や津波、台風や大雨などの「自然災害」、テロや戦争、暴動といった「人災」、火災や爆発、工場事故などの「事故」、システム障害や機密情報漏洩、不正アクセスなどの「IT関連リスク」などがあります。

これらのリスクのうち何を優先とするかはそれぞれの会社によって異なることと思います。その中でも国内において考慮すべき最大のリスクは地震であると考えられます。これはどの会社にとっても共通項目ではないでしょうか。

もちろん、感染症や取引先リスクなどといったものもあると思いますが、最優先で考慮すべきリスクは地震と考えてよいのではないでしょうか。

さてBCPを作成するに当たりそのポイントについて見ていきましょう。

第一に「優先して取り組むべき事業、業務は何か」、ということです。
有事には全ての業務を同じプライオリティでかつ同じスピードで進めていくということは不可能に近いと考えられます。

どうしても会社の資源は限られますので、その資源をどこに優先的に投下していくかという話になると思います。

輸送会社であれば何を優先的に運ぶのか、どうしても止めてはならない貨物は何なのか、もしかしたら今の仕事を中断し災害支援物資を運ぶ使命が出てくるかもしれません。

次回に続きます。


☆★この記事は(同)Kein物流改善研究所の仙石惠一が書かせていただきました。★☆

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物流業センター長の役割(3) 管理監督者向けに教育を

物流センター長は既にお話させていただきました三つの役割を果たさなければなりません。しかし現時点でこれらが十分にできていないセンター長がいる会社もあることでしょう。

そこで会社として物流センター長を育成していくための教育訓練プログラムを構築して実践することが求められます。

よく現場の長が頼りなくて・・・、という話をお聞きしますがそれは当然ですよね、会社が期待値に応えられるような育て方をしてこなかったわけですから。

ですから、日々の自職場の収支がわかるように、いろいろなケースで教育していかなければならないのです。

部下を育成するスキルも同様です。そして改善スキルについてもしっかりと教育していくことが重要になってくるわけです。

今まで管理監督者向けの教育をしっかりとやってこなかった会社は今後のことを考えてきちんと対応していくと良いと思います。

時間もコストもかかるかもしれません。しかしこれは会社の将来のための「投資」です。そこをけちることなくやっていくことが重要なのです。

物流現場上がりのセンター長の場合、作業に興味があってもマネジメントに興味が無いという人もいます。何かというと理由を付けて現場作業に入りたがるようなタイプです。

一方で現場を知らなくてもマネジメントはきちんとできる人がいます。どちらも一長一短ですが、やはりセンター長はマネジメント力重視でいくべきではないでしょうか。

まったく現場に行かない管理者では困りますが、別に自分で実業務ができなくても良いのです。人を使って目標を達成することがマネージャーの役割だからです。

むしろ現場に入りたがる人の方が要注意です。それによって管理の時間が取れないような人の場合、現場に戻した方が良いかもしれません。

会社は複数センターがある場合はそれぞれのセンター長を評価してパフォーマンスに応じた賞与にするべきです。

良くできた人とそうでもない人に差を付けないことは悪平等にすぎません。この点は十分に注意しましょう。


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