ひとと人のつながりを大事にする

カテゴリ : ざっくりマイナンバー

 今回は個人情報についてお話します。

 個人情報保護法第16条第1項は、個人情報取扱事業者は、原則として、あらかじめ本人の同意を得ないで利用目的の達成に必要な範囲を超えて個人情報を取り扱ってはならないと規定しています。

 同時に、個人情報保護法第16条第3項は、利用目的による制限についての適用除外について規定しています。

 例えば、人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合によって、本人の同意を得ることが困難であるときは、当初の利用目的に含まれていない場合でも、目的外利用には該当しません。

 実務ではとても大切な内容です。

 口癖のように、「個人情報だから…」とおっしゃる方がいらっしゃいますが、…

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 以前もご紹介しましたが、次の肢はマイナンバー保護士の問題です。

 正しい肢ですか。

 誤っている肢ですか。



 雇用契約において、内定者に対して正式な内定通知を発し、内定者から入社に関する誓約書の提出があった場合であっても、雇用契約の始期の時点よりも前の段階では、個人番号の提供を求めることはできない。



 誤っている肢です。



 いわゆる「内定者」については、その立場や状況が個々に異なることから一律に取扱うことはできないが、例えば、「内定者」が確実に雇用されることが予想される場合(正式な内定通知がなされ、入社に関する誓約書を提出した場合等)には、その時点で個人番号の提供を求めることができると解されております。

 よって、誤っている肢です。

 この肢は、実務でもとても大切な肢です。



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 次の肢は、一昨日実施されたマイナンバー保護士の問題です。

 正しい肢ですか。

 誤っている肢ですか。



 雇用契約において、内定者に対して正式な内定通知を発し、内定者から入社に関する誓約書の提出があった場合であっても、雇用契約の始期の時点よりも前の段階では、個人番号の提供を求めることはできない。



 誤っている肢です。



 いわゆる「内定者」については、その立場や状況が個々に異なることから一律に取扱うことはできないが、例えば、「内定者」が確実に雇用されることが予想される場合(正式な内定通知がなされ、入社に関する誓約書を提出した場合等)には、その時点で個人番号の提供を求めることができると解されております。

 よって、誤っている肢です。

 この肢は、実務でもとても大切な肢です。



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 「住民票か住民票記載事項証明書をご用意下さい」と言われ、「何が違うんだろう?」と戸惑った方はいらっしゃいませんか?

 「住民票」とは、役所に登録してある、氏名・住所・生年月日・性別・世帯主氏名・世帯主との続柄・本籍、マイナンバー(個人番号)など(住民基本台帳法によって記載が定められています)が記録されたものです。

 「住民票」を請求すれば、通常「住民基本台帳」の写し=「住民票(写し)」が発行されます。

 「住民票記載事項証明書」とは、その記載事項が住民票記載のものと相違ない旨を証明するもので、あなたの「住民票」に登録されている住所(氏名、生年月日などの項目)は、○○○である事を証明します」と役所が発行する証明書です(ポイント)。

 「住民票」は原則として登録してある項目の全てが表示されますが、この証明書は必要な部分の項目についてのみ証明を請求することができ、証明したくないことは記載しなくてすみます(ポイント)。

 「住民票」に記載されている事項であれば、どれでも証明の対象となりますが、氏名・住所・生年月日・性別の4情報を証明するのが一般的です。

 簡単にいえば、自分のみを証明するならば「住民票記載事項証明書」で足りますが、一緒に住んでいる家族との関係の証明が必要な場合は「住民票(写し)」の方が望ましいでしょう。

 例えば、年金を請求するときは原則、世帯全員の「住民票(写し)」が必要です。

 逆に、マイナンバー(個人番号)の記載が不要な場合は、「住民票(写し)」ではなく「住民票記載事項証明書」のほうが望ましいです。

 今日、覚えていただきたいのは「住民票(写し)」と「住民票記載事項証明書」は同じものではないということです。
  
 また、「住民票(写し)」が「住民票(写し)」のコピーではないことも覚えておきましょう。

 ちなみに手数料は同じで通常300円です。

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 今回は個人情報保護管理規程と情報セキュリティ管理規程について超ざっくりお話したいと思います(以前もお話しましたが)。

 中小企業等では、個人情報保護管理規程の中に情報セキュリティ管理を記載しているケースが多いですが、大企業では別途に規定しているところもあります。

 就業規則と賃金規程の関係と似ています。

 個人情報保護管理規程と情報セキュリティ管理規程の区別がよくわからないというご相談を受けますので…

 超ざっくり言うと…

 個人情報保護管理規程は、目的、適用範囲、定義、管理体制(組織)、取得・利用の目的、第三者への提供、開示手続き、苦情処理、懲戒など大枠を定めます。

 情報セキュリティ管理規程は、情報を正確に保持するための具体的な運用について定めます。

 例えば、パスワードの管理やシュレッダー等の破棄の取扱いなどです。

 超ざっくりですが、頭の片隅に入れておきましょう。

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 政府は本日15日、行政手続きの電子化を推進する「デジタル手続き法案」を閣議決定…

 引っ越しなどの申請がオンラインで完結する姿を基本原則と規定…

 ICチップの付いたマイナンバーカードを普及させるため、個人番号を一人一人に知らせる紙製の「通知カード」の廃止も盛り込んだとのこと…

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 「採用」…

 「人を雇う」ことはとても大変で、とても難しいことです…

 昨今、つくづく感じます…

 だからこそ、採用選考、採用手続きはとても大切です…

 そのためにも、採用選考、採用手続きに関するルールを就業規則等にきちんと定めておくことが不可欠です…

 そこで、今回はルールの例を一つご紹介しましょう…

 ご参考までに…

(採用基準)
第〇条  会社は、正社員として就職を希望とする者について、所定の選考手続きを経て採用する者を決定する。
2.会社は、正社員として採用しなかった者が、契約社員として就職することを希望する場合、契約社員として採用することがある。

(選考のための提出書類)
第〇条  会社は、従業員として就職を希望する者に対し、次の書類を提出させる。但し、会社は、その一部の書類の提出を求めないことがある。
      (1)履歴書(3か月以内の写真・全ての職歴を記載のこと)
      (2)健康診断書(但し、受診後3か月以内のもの)
      (3)資格証明書及び卒業証明書
      (4)その他会社が必要とする書類

(採用決定者の提出書類)
第〇条 会社は、採用決定者に対し、採用決定後速やかに、次の書類を提出させる。但し、会社は、その一部の書類の提出を求めないことがある。
      (1)誓約書
      (2)身元保証書
      (3)前職のある者は源泉徴収票、雇用保険被保険者証、年金手帳または基礎年金番号通知書
      (4)給与所得の扶養控除等の(異動)申告
      (5)通勤経路、交通費が確認できる書類
      (6)その他会社の指示する書類(住民票記載事項証明書、マイナンバー等)
2.正当な理由なく、前項の書類を提出しない場合は採用を取り消すことがある。
3.従業員は、前項の提出書類の記載事項に変更があった場合、会社に対し、変動があった日から2週間以内に文書で届け出なければならない

(身元保証)
第〇条  身元保証人は、経済的に独立した者で、会社が適当と認めた者2名とする。この場合、1名は父母兄弟またはこれに代わる近親者とする。
2.身元保証の期間は5年間とする。なお、会社が特に必要と認めた場合、その身元保証の期間の更新を求めることがある。

(採用の取消)
第〇条  入社に際し、履歴を偽り、又は、不実の陳述をした者は、採用を取り消すことがある。但し、この規定は経歴詐称に関する懲戒解雇規定の適用を排除するものではない。

(試用期間)
第〇条 本就業規則第5条(採用基準)により採用された者については採用の日から3か月間の試用期間を設ける。但し、会社が特に必要とないと認めた者については、試用期間を設けないことがある。
2.試用期間中の者について、その業務適正等を総合的に判断して本採用の有無を決定する。この決定は試用期間満了までに行う。
3.前項の決定基準には、健康状態、出勤状態、勤務状態、成績等を総合勘案する。
4.試用期間中の者が私傷病等の理由で欠勤し、本採用の有無の決定をすることが適当でないと会社が判断した場合、試用期間を延長することがある。
5.試用期間は勤続年数に通算する。

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 政府は本日15日の閣議で、マイナンバーカードを健康保険被保険者証として使えるようにすることを盛り込んだ健康保険法などの改正案を決定したとのこと…

 マイナンバーカードの利便性を高めて普及を促すとともに、受診時の本人確認を確実にし、医療保険の不正利用を防ぐ狙い…

 2021年3月からの施行を目指す…

 これまで通り健康保険被保険者証も使用できるようです…

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 次の肢(マイナンバー実務検定)は正しい肢ですか。

 誤っている肢ですか。

・個人番号が記載された書類等につき所管法によって一定期間保存が義務付けられている場合、これらの書類等に記載された個人番号については、その期間保管することとなる。

 正しい肢です。

 個人番号が記載された書類等については、所管法によって一定期間保存が義務付けられているものがあります。

 これらの書類等に記載された個人番号については、その期間保管することとなっておりますが、その保存期間等を経過した場合には、個人番号を速やかに復元できない手段で削除又は破棄しなければならず、併せて削除・破棄の記録を保存しなければなりません。



 ここからが大事なポイントです。

 保存が義務付けられている個人番号が記載された書類等とはあくまでも、所管法によって一定期間保存が義務付けられている書類に限られます。

 会社が正しく作成して提出したかを確認するためにコピー等した「写し」は、所管法によって一定期間保存が義務付けられている書類ではありません。

 例えば、個人番号が記載されている雇用保険手続きの届出書類を会社の判断でコピー等した「写し」は一定期間保存が義務付けられている書類ではないとされています。

 会社の判断で「写し」を保管することは差し支えありませんが、十分な安全管理措置が必要です。

 実務では大切ですし、難しいところです。



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