必要な書類が見当たらずにヒヤリとした経験、一度はあるのではないでしょうか。

ペーパーレスが進んだ今も、大事な書類は紙でやり取りする場合が多いです。

うちの会社でも、重要な決裁書類、役所への提出文書、お客様との契約書などは、紙を使っています。

電子データであれば、パソコンの検索機能を使うことで紛失時の発見が可能ですが、紙はそうはいきません。

また、大事な書類であるほど、必要なときにサッと見つけられるようにしておくことも肝心です。

著書『事務ミスを防ぐ知恵と技術』(近代セールス社)に、書類の紛失や混同を防ぐための方法が書いてありました。

信託銀行に長く勤務されているという宮崎敬さんの本です。


同著によれば、書類をなくさないために大事なのは【区分け】です。

保管する箱やフォルダを明確に分けて、混在しなようにする取り組みが大事だといいます。

参考になる例として、郵便局の小包の仕分けフロアが挙げられています。

地域の拠点となる大きな郵便局には、大量の荷物が集まってきます。

仕分けのフロアでは、がらんとしたスペースに、大きなカゴが配置され、そこに荷物を詰めていきます。

カゴの上には、天井から吊り下がっているプレートがあり、行き先などが大きな字で明記されています。

私も学生時代に郵便局でバイトしましたが、大きなカゴだけで構成されたフロアの簡素さが印象的でした。


これは、事務の現場でも十分に生かせるノウハウです。

大き目の書類ボックスを用意し、手持ちの書類を「検印待ち」「検印済み」「保留」のように分けておくのです。

箱ごとにボックスの色を変えたりすれば、さらに分かりやすくなります。

職場でやってみたいと思います。


<参考図書>

「事務ミスを防ぐ知恵と技術」

著者:宮崎敬(三菱UFJ信託銀行業務顧問)
※長年、事務管理業務に従事。事務のミス防止の研修や講演活動を行っている。

出版社:近代セールス社