先日、会社の上層部から「残業ゼロ」のお達しが来ました。「なるべく全員が定時に帰るように」とのことです。

私の今の部署では、書類づくりが仕事の中心。「提出期限もあるし、残業はある程度しかたがない」というのがこれまでの考えでした。

でも、よく考えてみると、書類の作成そのものより、ミスの修正に多くの時間がとられていることも多いです。残業ゼロを達成するためにも、何とかミスを減らすような体制を整えたいところです。

『なぜあなたはいつもトラブル処理に追われるのか』(合同出版)という本に、参考事例がありました。

ある専門商社で、輸出関連の書類のミスが繰り返されているので、その原因を調べたら、以下のことが分かったそうです。

【1】書類ミスのチェックをしている人が、ミスの内容を書類作成者にきちんと伝えていなかった。

【2】書類ミスのチェックが2人体制だったため、お互いに甘えが生まれ、間違いを見落とすことがあった。

そこで、以下の対策を講じたそうです。

【対策1】ミスを見つけたら、そのミスをした人に迅速に伝える。

【対策2】見つかったミスについては上司にも報告し、その上司から部署内のみんなに共有する。

【対策3】ミスをチェックする人は1人だけにする。

以上の対策により、ミスが減ったそうです。

人間が作業をする以上、ミスを完全にゼロとするのは難しく、チェック体制は欠かせません。

ミスを見つけたらしっかりとフィードバックし、大事な情報として共有していくことが大事です。


<参考図書>

「なぜあなたはいつもトラブル処理に追われるのか」

著者:林原昭
※日産自動車で生産管理などを担当。その後、千代田化工建設で大型プラント建設携わるなかで、未然防止や品質改善を実践。

出版社:合同出版