2007年05月20日

電話が不安な人へ

そろそろ配属の時期だと思いますが、電話に出るのが不安という方も多いと思います。

そこで、
「とりあえずこれだけ!電話番マニュアル」

電話がなる

【あなた】
・1ベルで取ってやる気を見せる
・さあ第一声
「はい、○○(会社名)です」

【相手】
ワタクシ、××の△△ですが…

【あなた】
・相手の所属と名前をメモメモ
・初めて聞いた名前でも…
「お世話になります」

【相手】
◎◎主任はいらっしゃいますか?

【あなた】
・◎◎をとにかくメモ!
「少々お待ちください」


これだけで何とかなります!
名乗り→挨拶→取次ぎ だけです。
これだけだと思えば、少しは気楽になりませんか??

電話のマニュアルを見てると、
相手の声がよく聞こえないときには
「お電話が少々遠いようですが」って言うとか書いてあったりして、
電話応対がすごい複雑で大変かのように感じてしまいます。
が、だいたいは上の流れでいけると思います。

例えば、相手の声がよく聞こえない場合のマニュアルですが
電話を初めに取った人が聞こえにくかったら
取り次いだ自分の先輩だって聞こえづらいはず。
と考えると、そういう場合ってレアケースだと思いません?


ちなみに、
相手が早口だったり、妙にうるさいところ(駅とか)で電話をしてきて
何回相手の所属や名前を聞いても聞き取れないときでも、
相手が話したいと言っている、こちらの部署の人の名前は誰か(上の電話の流れでは◎◎の部分)さえ分かれば、どーにかなります。
「すみません、どうしても聞き取れなかったのですがとにかくお電話です」とでも言えばいいわけですから…。



なお、このマニュアルは
不安でどうしようもないぞ、という方に「あ、なんとか自分にもできそう!」と思ってもらうためのミニマム電話マニュアルですので、
これだけ言えればいい、というわけではありません。。。
電話への不安がなくなり次第、きちんと先輩に教わるなり電話マニュアル見るなりしたほうがいいと思います(^^;

この記事へのコメント

1. Posted by 職人   2007年09月26日 16:56
5 はじめまして。
職人と申します。

私の会社は、1ベルで電話とる事が少ないと
思います。

前社長(現相談役)が居れば怒られるのですが
今は怒る人もいないので危機的状況だと思います><。

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