2011年02月02日

仕事の基本心得帖は「企業の見える化」の極めて有効なツール

できているようでできていない「仕事の基本」、わかっているようでわかっていない「仕事の基本」について、今回取り上げます。

 

326()に中小企業診断協会の城西支会の各研究会の1年間の成果を発表する「研究成果発表会」があります。それに出て話すときの資料の見直しです。

 

仕事の基本は、キチンと「挨拶」をする、誠実に「約束を守る」、必要なモノ・情報がすぐに取り出せるように「整理・整頓」を確実にする。
また、効率よく、そして成果が出るための「報告・連絡・相談」をもれなく実行し、「相手目線」で仕事をすることを心がける、ことと私は考えています。

 

これをお話しすると、「それって当たり前のことじゃないですか?」と言われたことも何度もありました。
確かに、あたりまえのことです。
でもそんな人に限ってできていない人が多いのですね。

 

良いリーダーほどその難しさがわかっています。

 

一つ一つ掘り下げていきます。

まず、「挨拶」。

これはお互いに認め合うために必要です。「おはようございます」というのは、「皆さん、平松がきました。今日もよろしくお願いします。」と存在を告げているのです。
それを無視するのは、存在を無視するということです。


挨拶の極意は顔を見てすることです。打ち合わせや、仕事中でも顔を見てあげると、良い挨拶になります。

 

2つめが誠実に「約束を守る」ことです。

コンプライアンスが企業にとって大切になっきています。法律順守と訳されますが、ビジネスの世界では約束を守ることですね。


もう少し大きくいうと摂理に沿うことが「コンプライアンス」だと私は考えています。

旬という言葉があります。秋野菜は秋に食べるのが一番おいしいし、栄養価も高い。いわゆる露地物です。自然のままの野菜。

例えば、トマト。
旬の夏秋取りトマトの生産投入エネルギーは
1176カロリー。
一方、冬春取りのハウス栽培トマトは
11949カロリーです。実に10倍のエネルギーがかかって、そしておいしくないし、栄養価もひくい。


一年中野菜を食べるためにはしようがありません。
でもあまりにも無駄が多いですね。
「摂理」に沿うことは大切だと思います。

 

必要なモノ・情報がすぐに取り出せるように「整理・整頓」を確実にすることが3番目です。

いらないモノを捨てて、必要なモノだけを残す。残ったモノをいつでもすぐに取り出せるように整頓する。
業務がスムーズに、無駄なく進むためにはすぐにモノが取り出せることが必要です。


また、情報の整理整頓も大切です。
必要な情報がすぐにわかるようになっていると、何かあったときに必要な情報がすぐにわかるのですから、うまく業務が進まないわけがありません。


特にパソコンの中のデータの整理整頓は大変ですね。
これはフォルダーの整理整頓がポイントです。明快に識別表示すること。それをストーリーに沿って、整理整頓していくことです。
余り多層にならないようにすること・・・。


3
定というキーワードがあります。「定位、定品、定量」です。定まったモノ(定品)を、定まった位置(定位)に、定まった量(定量)置くこと。

そのとき大切になるのが「定品」です。品名を識別表示すること。ものがなくなったり、どこにあるかわからなくなるのは、キチンと識別表示していないからです。

フォルダー管理も一緒です。フォルダー名、ファイル名を確実に表示できていれば、どこに何があるか一目瞭然です。


「整理」「整頓」に続いて、「清掃」「清潔」「しつけ」。これでいわゆる「
5S」です。

ものは手入れをしなければだんだんと使いにくくなります。壊れやすくもなります。しっかりと清掃し、手入れをすること。

又、「清潔」も大切です。「整理」「整頓」「清掃」ができていれば、「清潔」です。特に「清掃」をきちんとしていれば「清潔」は保てます。


ただ、続けるのが難しい。だから躾が必要です。
4Sを習慣にすることですね。

 

4番目は、効率よく、そして成果が出るための「報告・連絡・相談」をもれなく実行することです。

まず報告の鉄則は「悪い情報はすぐに、良い情報は遅れても良い」という大原則。これを間違えると、傷口をどんどん広げることになります。

連絡も大切です。必要なことが漏れなく共有化されることが必要ですが、そのためには、もれなく連絡する仕組みが必要です。朝礼などがその良い例である場合が多いですね。

責任分担を明確にすることも前提条件で大切です。誰が連絡す責任があるのかをはっきりさせることです。

 

「相談」も効果的にものごとを進めたり、無駄をなくすためには大事です。傍目八目ともいいます。そばで見ていると本人がわからないことも、良くわかるという意味ですね。

いやなことはなかなか言いづらいもの。その点相談があれば、ハッキリと言ってあげることもできます。

 

ここでは「3速」が有効です。「即時、即座、即応」です。すぐに、その場で、対応する」ということです。

報告、連絡は鮮度が大切です。タイミングですね。すぐにその場で注意するなどもこの一種です。後で注意するとその効果は低いものになります。


もう一つ大切なことが、思い込みをしないことです。「・・・はずだ」という思い込みで仕事をすると、そのはずがなされていなくて、とんでもないことになります。

こんなことはないでしょうか。


おい、
A君。この仕事お願い!!
わかりました。部長・・・。


部長はその日にできてくると思ったのに、さっさと
A君は帰っていく。

おい
A、さっき頼んだ仕事はどうなったんだ。

えっ、部長、今日中だったんですか
?
(だ
ったらきちんと期限を言ってくださいよ。(>_<) )


これは両方悪いですね。部長は期限を言うべきだし、
A君は期限を確認するべきでした。

思い込みは思わぬ失敗を招きます。

 

「相手目線」で仕事をすることを心がけることが5番目です。

話をするときは、聞き手を考えて話をします。これも当たり前のこと。読み手を考えて文章を書く。これも当たり前です。

つい先日、ある研修会に出席していて、私が小さな声を出して相槌をうっていたら注意されました。私としては、話している人に応えるために良いと思ってしたのですが、他の聞いている人には集中力が乱されるとのことでした。

確かにそのとおりです。目線は一つでは足りないということでした。なかなか難しいものですね。

ここででてくるのが「3現主義」です。「現場、現物、現実」です。現場で現物を確認することで始めて現実がわかるということです。

刑事は犯罪の現場に常に帰るのが鉄則、とはよく言われることです。相手目線、少し角度を変えて顧客目線。顧客目線でなければ物は売れません。

 

部下目線も大切ですね。できるリーダーは部下の目線で部下を見ます。できるからリーダーになれたのです。

その目線で見下ろしたら部下は萎縮してしまいます。目線を意識することはきわめて大切です。

 

ついでにもう一つ「3徹主義」。「徹頭、徹尾、徹底」です。頭の先から、尾っぽまで徹底することが大切ということです。業務を確実にこなすためにきわめて重要ですね。

 

この5つの仕事の基本は、企業によって様々です。大きく違うことはないと思いますが、少しずつポイントは違っています。


だから文書にする意味があります。文書化することで、社員が誰でも、いつでも見ることができるようにする。

 

見える化の定義は「必要なものが手に取るようにわかる」ことと私は考えています。

その意味で、仕事の基本心得帖は、企業の見える化のためのツールとして、有用なモノの一つです

▼「仕事の基本心得帖」の標準モデルをPDFファイルでご用意いたしました。ぜひご活用ください。
http://www.iso-hiramatsu.jp/syagyou/shigotonokihon.html



iso_hiramatsu at 00:56コメント(0)トラックバック(0) 
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プロフィール

平松 徹
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