2014年08月11日
「単純業務」と「専門業務」に分けると業務効率も成果も上がります。(^o^)/ 14.8.11
日本の会社で多いのが、何もかも自分でこなすという仕事の仕方です。
自分でやった方が速いし、人に頼むのは悪いとの意識もあります。
東京ビッグサイトでの展示会に出展して、顧客アンケートを集めて、その後の営業フォローを図っている会社の事例です。
アンケートの一覧表をまずすぐに作成する。
お礼のはがきを出す。
営業サンプルを要望された先には、すぐに手配する。
営業訪問のスケジュールを立て、見込み客獲得に取組みを進める。
この中で、単純化できる作業「単純業務」がいくつもあります。
というより、「専門業務」は、営業訪問のスケジューリングと実際の訪問くらいでしょうか。
お礼葉書もほぼ「単純業務」になります。
一言手書きの文章を入れるのが「専門業務」でしょうか。
ただ、実はこの会社は、まだそこまではできていませんでした。
木曜日に展示会は終了し、翌週の月曜日には一覧表は担当者が作成してサンプルの出荷などは実行されていました。
しかし、営業担当者の一人が、地方出張だったため、その担当者の分のみ一覧表は作成されていませんでした。
その分営業は進んでなかったということです。
私の専門にしているISOは、標準化推進を目的にしていますが、このあたりをうまく進めることを仕組みとして充実させ、業務効率を上げることを大切にします。
その際のポイントの一つは、業務を「単純業務」と「専門業務」に分けることと私は考えています。
「単純業務」は組織対応、「専門業務」は個別対応する。
個別対応は個人対応もですが、チーム対応も入ります。
上司の指導や、専門チームとしてのアシストも必要ですから。
「単純業務」を組織としてこなすときの要点を整理すれば、次の3つになります。
1.手順を明確にする。
2.様式類をうまく活用する。
3.コミュニケーションと教育訓練を確実に実施する。
1. 5W1Hのうち必要なことをまず明確にします。
アンケートの趣旨とその活用について、必要なことを手順として明確にする。
2. その際に、単純化業務ですから、標準化された「様式類」が重要になります。
例えば、「○○アンケート一覧表」で、住所や連絡先、アンケートのフリーアンサーの記述・・・・を誰でも一覧できる形にします。
客先要望なども、具体性が大切なので、そのまま一覧表に転記することが大切です。
3.組織で業務をこなすときに必要なのが、大切なことの周知徹底です。
だから、コミュニケーションが大切になります。
朝礼でも、部門ミーティングでも良いので、今回の業務の趣旨とポイントについて伝える。
しっかり周知することが必要です。
特に、いつまでに何をするのかが大事ですね。
「鉄は熱いうちにうて。」展示会のフォローであれば、これが最も大切なことかもしれません。
初めてのことであれば、「単純業務」にも教育・訓練は必要です。
コミュニケーションだけでは足りない場合も多い。
業務効率のアップと成果出すためには、標準化の一つとして、業務を「単純業務」と「専門業務」に分けて実施すること。
いかがでしょうか。(^o^)/