2019年04月24日

優先順位の明確化が、業務の効率を上げ、成果を出すポイント。

業務の効率を上げ成果を出すには、業務の優先順位を明確化にすることが、とても大切です。
とても有名な、 スティーブンス.R. コヴィー 博士の「7つの習慣」の中にその方法がズバリありました。

「時間管理のマトリクス」。
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業務は重要かどうか、緊急かどうかを尺度にして考える。

このマトリックスは事項を『緊急度』と『重要度』で切り分け、四つの領域に分類する。

このマトリックスにしたがって私たちの活動を見てみると、普段の活動/行動がいかに緊急という基準で行動しているかがわかる。
私たちにとって、本当に重要な活動は、「緊急ではないが重要な」第粁琉莖萋阿砲△襦

第砧琉茲砲△襦慊め切り直前のタスク』といった活動は、第粁琉茵惻到な準備と計画』を怠った結果であると言える。
第粁琉茲悗離侫ーカスが第砧琉茲了項を減らすことに繋がる。

コヴィー博士の言葉を借りれば、「第砧琉茲愡間を割くことは避けられないが、第粁琉茲愡間を割くことによって第一領域の時間を減らすことはできる」。

『緊急事項』は私たちにいつ何時も向こうからやってくる。
例えばオフィスに鳴り響く電話や、飛び込み営業マンへの対処、やっと仕事ができるとPCに向かったら、宅配便が届く。
入り口へ向かい、サインをしなければならない。

しかし困ったことに大きな目標のための行動や、ボランティア活動への参加、自分を鍛えるためにジムへ通うといった『緊急ではないが重要な事項』(第粁琉莖萋)は我々に働きかけてはこない。

コヴィー博士の長年のパートナーであるハイラム・スミスのエピソードを紹介する。
彼は、シティバンクの社員に対し研修していたとき、彼らが「本を読む」ことを「重要事項」だと知りながら実行しないことを知り、理由を尋ねた。

長い沈黙のあと、ひとりが答えた。
「本は私たちに『読みなさい』といってこないからです」。


ここでのポイントは、
緊急度ではなく重要度を優先して、仕事の段取りを組むこと。
第粁琉莖萋阿鬟好吋献紂璽襪涼罎砲Δ泙組み込み、それを確実に実行することがとても大切ということです。



iso_hiramatsu at 10:41コメント(0) 
マネジメント | ビジネス

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プロフィール

平松 徹
株式会社ソフィア
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