５S
2020年05月06日
「慣性の法則」ってご存知ですか?
例えば球体など、転がりだすとその後はずっと転がり続けます。
もし抵抗がなければ永遠に転がり続ける。
最初に必要なのは押すことです。
それが加速度を作る出し、その後抵抗さえなければずっと走り続けます。
今問題になっている「行動変容」にこれがしっかりつながります。
これは「心の慣性の法則」と言えるかもしれません。
5Sでいうと、5番目のS、「躾」「習慣」
「良いこと」を繰り返し、繰り返し実直に、そして誠実に粘り強く繰り返すこと。
「行動変容」は繰り返すことで、板につき、自然とできるようになります。
「話すときは1m離れて」「席くしゃみをするときはマスク越しに手の甲で押さえて」など、今はなかなかできませんが、意識して取組みを進める内に、板についてきます。
しかし、人間は逆にこの「慣性の法則」に陥ってしまうということに逆に気をつけないといけないことも多い。
私は今、冷蔵庫の中は2リットルのお茶を入れています。
「お茶クーラー2L」です。
このお茶クーラー君、うっかり落として、壊れてしまいました。
それで、近くの百円ショップに行き、前にその百円ショップでこの「お茶クーラー君」を買ったので、一生懸命探しました。
店員さんにも聞きました。今この非常時ですから、聞きにくいですね。
しかし、マスク越しにとにかく聞きました。「2Lの水用ボトルありますか?」。
ありませんでした。(>_<)
仕方なく「冷水筒1.2L」を買いました。
これを持ち帰り、冷蔵庫に入れてみました。
私の部屋の冷蔵庫は小さいので、その小さいペットボトルの方がすっぽり収まって良かった。
今使っているものが一番良いと錯覚しているわけです。
今使っているものに引きずられてられている。
「行動変容」しても、このパンデミックが去れば、逆に足かせになることもあります。
矢張り、1mでなく、もう少し接近しないと信頼感が出ないかもしれません。
握手なんかもぎこちなくなってしまう。
そのうち元に戻るかもしれませんが、心の価値観はかなりかたくなな場合が多い。
矢張りそのときは、心のレビューが必要です。
いつの時代でも、自分が一番わからないし、見えません。
心のレビューで柔軟に対応するしかありません。
2020年04月11日
「5Ｓ」について書いてきましたが、「5」は「ＰＤＣＡ」を回すための有効なツールということを改めて確認したいと思います。
「PDCA」は「計画」が立てられ、「実行」され、「チェック」され、「改善」につながる、有効な取り組みです。
それを別の角度から推進していくのが、「5Ｓ」です。
「ＰＬＡＮ」は、「整理」「整頓」、「ＤＯ」は「清掃」、「ＣＨＥＣＫ」は「清潔」、「ＡＣＴ」は「躾」「習慣化」に該当します。
「PLAN」の段階で大切なのは、良い「計画」適切な「計画」です。
それには、どのように実行するのかの、良い「仕組み」づくりも入ります。
「計画」を確実に実行するための「仕組み」作り。
誰がどのような役割と責任を持つかなど「体制」。
「計画」をどのように伝えるか周知徹底の「コミュニケーション」も大切です。
朝礼、部内会議、経営会議、全体会議・・・、いろいろあると思います。
「誰が」どのように報告するかなども大切です。
ひとり一人のやる気にまで影響します。
「誰が」は特に大切です。
マネジャーの方たちの、一番留意することが必要な点かもしれません。
このあたりが「整理」です。
必要な事項について、考え抜くこと。
不要なものを切り捨てる。
とても大切です。
そして残った、必要な事項を「整頓」する。
これば一つは「文書化」です。
「計画書」「実施要領」「業務手順書」など。
どのように「見える化」するかです。
わかりやすく、頭に残ることなど、評価基準になります。
スッとわかるためには、ビジュアル化なども必要です。
イラストを入れたり、キャッチコピーをうまく入れ込んだり、いろいろできます。
そして実行に移すと、またいろいろと問題が出てきます。
その情報を丹念に拾い集め、検討して解決してくのが「清掃」です。
問題点を文字通り「清掃」しきれいにする。
洗濯物ですと、洗濯機などが良いですが、それに相当するのが、問題解決、課題解決の装置です。
毎週、あるプロジェクトについて、定期的に会合開き、問題点を明確にし、課題解決していく。
各企業で、よく実施されています。
そして、「清潔」。
これは、今までの取り組みが、効果的に機能しているかどうかを評価、判断することです。
ここで大切なのが、「評価基準」です。
予め、チェックリストを作り、その表の中で「評価項目」「評価基準」を明確しておくと、とてもやりやすい。
そこで課題が明確になり、それを改めて、しっかり検討します。
「仕組み」の修正なども必要になってきます。
良くあるのが、決めたとおりにできていないこと。
これは、ついうっかり忘れたとか、やりやすいようにやったら結果が出なかったなどです。
実行すべきことを確実に実行することの難しさです。
それには、実行すべき事柄を習慣化すれば解決することが多い。
「躾」「習慣化」です。
地道に、淡々と実行していくことの大切さです。
ここでも実行項目の「チェックリスト」化がおすすめです。
それぞれ作成し、いつでも見えるところに貼っておく。
そしてそれを確認しながら、業務を進める。
業務で成果を出すには「ＰＤＣＡ」を確実に回すことが重要ですが、5Ｓはその切り札の一つであることは間違いありません。( ｀ー´)ノ
2020年04月10日
「プロセスの5S」、これは時間の流れの「5Ｓ」です。
「プロセス」は過程であり、時間の流れです。
それを「5Ｓ」を使いうまく進める。
「プロセスの5Ｓ」です。
「スケジューリング」であり、「タイムマネジメント」そのものです。
あるプロジェクトかあれば、その「業務プロセス」を「整理」し「整頓」する。
プロジェクトをどのような―にするかの「計画」、それを達成するための「仕組み」「取組み内容」を作る。計画は5W1Hです。何(What)を、いつまで(When)に、どこ(Where)で、誰(Who)が担当するのか。
そして、どのような趣旨(Why)で実施するかです。これで、5Wが揃いました。計画の完成です。
しかし、それをどのよう(How)に実施するのか。
これが計画達成のための「仕組み」「どのような内容で、計画を達成するかです。
「計画」をメンバーにどのようなに周知するか、能力不足のものにどのように教育訓練するかなど、きめ細かな詳細計画が必要です。
この詳細な計画づくりで「整理」が必要です。
よく検討して、不要なものを整理する。
予算に応じての、人、もの、カネについて絞り込みなども「整理」です。
そして、「計画」をいつでも確実に実行できるように「整頓」します。
その「整頓」の結果が、「計画書」「手順書」「実施要領」等です。
そして、実行に移します。
業務プロセス自体は、進んでも思い通りいかないことが多い。
その振り返り、見直しが「清掃」です。
リスクマネジメントがその時、生きてきます。
目標、計画からの予測されるブレが「リスク」です。
例えば、イベントであれば、「天気」。
晴と雨では、来場者数やイベントの実施自体も違ってきます。
事前に天気予報で「晴れ」だったが、天気の専門サイトの予測がどうも雨らしい、となったら対策を取らないといけません。
状況に応じて、取り組みを変えていくが、「清掃」です。
最新、最適の状況に。「取組み内容」を変えていきます。
そして、場合によっては、「仕組み」を変えたり、メンバーに周知したり、対応できないものに、教育訓練なども必要になります。
計画自体の「見直し」です。
「見直し」つまり「清掃」。
「計画」、「仕組み」、「取組み内容」の「手入れ」といっても良いですね。
なぜうまくいかなかったのかを考え、検討し、新たな計画にする。
計画のブラッシュアップでもあります。
そして「清潔」。
これは一定期間、定期的でのチェック、評価です。
効果測定といっても良いですね。
定量的、定性的な「評価基準」をあらかじめ設定しておきます。
例えば、「参加人数、売上金額…」。
「清潔」な状態とは、成果が出た状態です。
評価基準をクリアしたということです。
成果が出ていなければ、なぜそうなったのかを皆で検討します。
これが大切です。
このプロセスの節目をあらかじめ設定しておくことが大切です。
定期的評価の時期とそれを受けての対策会議。
竹は空洞の間に節があります。
だから台風が来てもおれません。
結構大木が極度の強風でボキッと折れてしまうのに、竹はそれをしなやかにやり過ごす。
その竹の節が、途中の対策会議です。
そして必要な「対策」を実行する。
例えば改めて業務の実施状況を見直すと、「手順書」通り行われていない…。
うっかりということも、多々あります。
物事を確実に手順通り行うことは、それが何回も行われると結構漏れたりします。
だから、確実に実行するよう「チェックリスト」を作って、確実に実行できるようにすることなど有効です。
これが5Ｓ目の「躾」「習慣化」です。
また、一人ひとりの仕事の仕方にも「プロセスの5Ｓ」は有効です。
日常業務をうまく進めるためのツールなど揃っているかどうかだけでも、見直すと良いですね。
例えば、「業務カレンダー」はどうなっていますか。
昔は手帳にスケジュールを書き込んでいましたが、今やITの時代。
スマフォやｉＰａｄで自在にできます。
うまくツールを活用することも、「プロセスの5Ｓ」のポイントです。
そして、もう少し大きく「人生プロセスの5Ｓ」
例えば一つの人生目標があれば、それに対する「計画」、どうしたら達成できるかの「仕組み」、支援してもらいたい人に対する「お願い」、必要な自己啓発などの「教育/訓練」、それらを「整理」し「整頓」します。
「目標」を紙に書いて枕元に貼っておく…。
目標管理でよく取り上げられます。
これ一つとっても、何を書くのか、書き過ぎてもいけないし、字足らずでもまずい。
まさにそれが「整理」。
そして枕元のどこに貼る?
これが「整頓」。
まさに「人生プロセの5Ｓ」が生きてきます。
人生目標を立てると、自然に「計画」「仕組み」も文書化されることが多いですね。
日々が過ぎていけば、それを最新の状況に合わせ、修正します。
これが「清掃」。
そして、どのくらいできているかをも一定時点で見直すと、課題がはっきりし、改めて、歩みを進めます。
最初に決めたことができていないことが多いのが人間です。
確実に決めたことを実行すること。
「継続は力なり」です。
それをするためにここでも、実施できたかどうか記録し、それを習慣化する。
そのためにやはりチェックリストなどあったら良い。
これが5S目の「躾」「習慣化」です。
「人生プロセスの5S」、いかがですか。
決して大げさでなく、実施してみてはいかがですか。( ｀ー´)ノ
工場の5S、事務所の5Sだけが5Sではありません。これらは、いわば「物の5S」です。
今は情報社会。
情報が最も貴重な経営資源です。
毎日洪水のように迫りくる情報の波、だから必要な情報をいつでも取り出せ使えることが大切です。
そしてそれは最新の情報でなければいけません。
それが「情報の5Ｓ」で確実に実行できます。
まず受け取る情報の選別です。
ネットに限りません。
何かの会に入っていれば定期的な会員雑誌、気になる書籍が発売されればその書籍、ネットだって、毎日のメールでの必要な情報の添付ファイル、必要な情報のメール本文…。
数えたらたぶん、誰だってかなりです。
これをまず「整理」することです。
「整理する基準」、つまり「捨てる基準」を決めて、来ないようにする、あるいは買わないようにする…。
そして、残った必要情報を一定のツール(格納庫)に格納します。
紙媒体の情報であれば「紙ファイル」、電子媒体でありれば「フォルダ」ですね。
その必要情報を、いつでもすぐに取り出せるように、確実に「整頓」することがポイントです。
「いつでもすぐ取り出せる」ようにするコツは「表示」です。
「表示」の文字で、「表示内容」がわかることが大切です。
表示の文字があいまいですと、中身を見ないとわからないことになってしまいます。
探す時間がかかり、業務を進める上でかなり時間のロスです。
後は、置き場所の問題です。
いつも決まった位置に、置いておくことが探すのに効率的です。
このことではトヨタの「3定」が有名です。
「定位」「定品」「定量」。
定まった位置に、定まったモノが、定まった数ある。
電子フォルダを考えると、例えばPCの「どこに」、「どのフォルダ」を格納するかです。
そしてその表示をわかりやすくする。
内容がわかるようにすることが大切です。
その中のファイル数は、探しやすいように一定の数をあらかじめ設定しておくことも重要です。
オーバーしたら、「整理する基準」をあらかじめ作っておいて、捨てます。
これが「清掃」。
確実に行うことが重要です。
毎日の「整理」「整頓」が同時に、最新版への入れ替えになっており、「清掃」ということです。
情報は、最新版であることが大切です。
今はIT社会であり、クラウドなどの最新のツールを使えば、さらに効率的です。
うまく活用することですね。
情報の入れ替えを、できれば手動でなくITを使いシステムとして実行することなども、これからの社会必要です。
４Ｓ目の「清潔」は、ここではチェック、評価の機能です。
情報がどのように役立っているかを、定期的に確認し、評価します。
「役に立っているか」「いつも最新版なっているか」「必要な情報がすぐに検索できるか」などが重要な基準です。
結構多いのが、あるはずの情報が探しても探してもないこと。
この時の徒労感と実際の時間のロス、半端ではありません。
だいたい、ある仕事が済んで、入れるべき格納庫に入れ忘れている。
これ多いですね。
仕事が一段落すると、その後、気が抜けて、最後の格納作業をうっかり忘れてしまう。
最後の「情報の格納の手順」を文書化して、机のよく見えるところなどに、貼っておくなどする。
そして、必ずそれを確認して一つの業務を終了する。
これが、5S目の「躾」「習慣化」です。
以上、「情報」をうまく使いこなすための「情報の5S」、活用をお勧めします。( ｀ー´)ノ
2020年04月08日
現場の5Sがもちろん基本になります。
そもそも5Sは、非常にいろいろなところで役に立つものです。
5Sの元祖とも言うべきトヨタ自動車。
税引き後の利益が1兆円超えるとてつもなく凄い企業です。
その1つの原動力は、5Sです。
いらないものを整理し、残ったものをいつでも使えるようにする。「整理整頓」の2Sです。
そしてそれをいつも新鮮なもの、ピカピカのものにするために清掃があります。「清掃」の3S目です。
むしろこれは清掃と言うよりも、手入れと言ったほうが良いのかもしれません。
自分の気にいっているモノは、いつも手入れをし、大切にし可愛がる。
それが「清掃」です。
そしてその結果として「清潔」があります。
「整理」をし「整頓」する。そして「清掃」その結果として「清潔」になります。
しかし「清潔」を動詞にすることも大切です。
健康面/衛生面を考えると「洗浄する」「殺菌する」が大切になります。
例えば食品工場であれば殺菌、貯金の2つが大事ですけどそれをきちんとするということが食中毒など起こさない非常に重要なポイントになります。これはイエスと言うことで加えて2エスということを加えて話すと言う風にも言われます。
いろんな会社をお邪魔しておやつを実行されてる子エスを実行されている会社がたくさんありますが、しかし5Sでは足りなくて6エスとかならエステ言う会社があるんですがシンプルイズベストです。
5Sを徹底することが大事なのではないでしょうか。
そして清潔な状況を維持するために習慣化するしつけをすると言うことで、碁盤目のエス5番目の消す消す、
しつけ、または週刊化があります。
教育訓練そのものです。
しつけはスケートしつけ糸から来ています。
世の中の良いものは良い習慣とかはよく工場良俗といいます工場両翼といいます。
世間の良い仕組みシステム監修そういった風なものに見つけることによって世間と良い足並みを揃えて生きていけると言うことでしつけって言うものが非常に重要になるわけです。拒むのですが5番目のエスは、しつけ教育です。
現場の声子現場の声子子子子子店も大事ですが、その応用としての情報の声子、プロセスの声子この2つが私は非常に重要なものと考えます。
今は情報社会です。
情報に溢れている。うまく情報を使いこなさないとうまく生きていけないって言うまさに情報社会です。
だから毎日毎日溢れるようにやってくる情報それを整理しいらないものを捨てて残ったものいつでも使いやすくする、それが非常に重要ですそしてそのいつでも使えるものは日に日に情報社会ですから夫婦なっていきます。
古くなっていきます。
だからだからよく情報を整理整頓してそれを新しいものに常にしていくということがまさに重要でこれはいらないものを整理をしているものをいつでも取り出せるにするつまりそーゆー情報後と言う物を何らかの形で見える化しておくことシステムの中に組み込んでおく事が極めて重要なことになります。地図と言うのは知識であるとともに手順でもありいろんな文書いろんなものが地と言うものに関係してきます。それをある意味ツールとして使いこなすいつでも使えるようにする。でそれを貯金ではないですけれどもためておいていつも最新情報にしながらそれをみんなが使えるようにするということが組織では重要ですもう一つ
プロセスの声子があります。プロセスの子エスがあります。
これはプロセス過程ですね例えば人が生まれて生活をし成長し最終的には死んでいくと言うライフライフサイクルと言うものが1つ人生プロセスになりますそういう間大きなプロセスですけれども自分の人生と言うものを今この時点で振り返ってでいるものといらないもの必要なものはいうけれどもいらないもの整理をして整頓してで行流に際して必要なものをいつでも使えるようにでそれはやはり日々更新写真していかないといけないですから清掃も非常に重要になると言うことになります。
業務プロセスと言うものを考えると非常に明確になると考えます。
業務プロセスは業務の過程ですからそれをどのような仕組みで計画をしてそれをどのような仕組みで実行していってそれがきちんと実行されるためにはどんなことが必要なのかということを明確にしてで関係する人たちに周知をし、足りないものは教育訓練で補う、ということが2エスになります2回子になります
。
業務の進め方と言うものは極めて重要ですピーDCへサイクルそのものです。3エスと言うものをこのPD CAサイクルの中に、入れ込んで作り込んで実行して行く事が非常に重要です。
これをしっかり実行していくと改善と言うものが進んでいきますアクト改善です。
つまり後エスと言うのはPD CAサイクルをうまく回していく1つの切り札とも言えると思います。
チェックアクトこれは3エス4エスの予選清潔な状況つまり清潔な状況業務がうまくすっきりと言っていると言う清潔と言うふうに考えると計画をし目標立てて計画をしそれを仕組みを作って実行し周知をし訓練すると言う流れでブランドになりますそれを判断基準評価基準を明確にすることによって評価をするこれがシーできちんとチェックをしその結果をフォローアップをし改善につなげる。ということで後エスとPD CAサイクルがきちんとうまく噛み合うと言うことになります。
現場の声子でコンサルティングをする。
その時に情報の声子、業務実施プロセスの後エス子エスと言う事を組み込んでいくと一人ひとりの仕事の仕方にまで踏み込んで行きます。
それが一人ひとりの動機付けにもつながり組織力のアップにもつながっていきます。非常に重要なポイントと思います。
2017年11月17日
使ったら戻す。
これは当たり前のことなのですが、皆出来ていません。
整理整頓は不要なものを整理し、必要なものをいつでも取り出せることことに尽きます。
しかし、これがなかなか難しい。
あるところにあれば、そこに行くとか、机の上であれば定位置にあるはずなので、すっと取って使えます。
ここで黄金律が出てきます。
トヨタの３定「定位、定品、定量」です。
「定まった位置」に、「定まったもの」が、「定まった量」あること。
そして、定まった位置に戻すのが、原型復帰です。
直接の原型復帰ではないですが、情報管理で、本当に時間の無駄であるのが、あるべき情報があるべきところにないこと。
私もコンサルタントとして独立して20年になりますが、それまでにかなりの講演をしてきました。
新しい講演依頼が来て、確か前に作ったパワーポイントの電子データがあると思い、探すのですが、それがだいたい、ない。
たぶんどこかにあるのですが、きちんと格納していればあるはずのものが、ない。
これもきちんとフォルダ表示、ファイル表示をして、そこに格納していれば、起きない問題です。
この業務効率の悪さ、ひどいものです。
だからきちんとした置き場表示が必要です。
物理的なものの保管もですが、特に情報管理ではかなりポイントになる問題です。(^-^;
2017年08月16日
今日の若尾裕之さんの未来デザインメルマガ、とても参考になるので転載しました。
テーマは『ほんとうに手に入れたいものは何ですか？』です。
あなたは、何を手に入れたいのですか？
絶対に手に入れたいもの。
ないと困るもの。
なくても良いものを整理して、優先順位をつけましょう。
そうすれば、本当に手に入れたいものと不要なものが見つかります。
本当に手に入れたいものが見つかったら、いつまでに何をして、どうなっていたいのか目標を明確にして、それを得ることに時間とエネルギーを使います。
不要なことには時間もエネルギーも使ってはいけません。
例えば、結婚したいとすれば、いつまでにどんな人と結婚するか目標を決めて、逆算して今何をするか決めて行動するだけです。
そのためには、それに合った行動をすべきです。
同性の友達だけの飲み会や食事会は避けます。
そんな時間があれば、異性の集まる場所に出かけるべきです。
何かを得たいと思えば、何かを捨てなければなりません。
一日２４時間しかないのですから。
●優先順位をつけること、大変大切です。
目標もいろいろあるし、行動すべきものも結構あふれています。
それをやみくもにやっている人は、まずいません。
何らかの優先順位をつけて行動しています。
大切なことは、優先順位を意識して実行することです。
若尾さんの言うように、まず目標に優先順位を付けること。
目標の整理・整頓です。
ここでも5Sが出てきます。
そしてその中でも一番キーになる、2Sです。
不要なものを整理し、残った必要なものを整頓する。
不要なものの基準作りが、結構難しい。
だって、目標だって、一生の目標もあるし、目先の目標だって大事なもの、そうでないものいろいろです。
結婚は一生のことなので、それを優先順位一番にするのは良いですね。
好きな人ができたらその人との結婚を第一目標として、後の目標をそれに沿って第二目標、第三目標と落とし込んでいく。
これが目標に優先順位付けをつけることです。
そしてそれぞれの目標をどのように具体的に実現するかの行動目標が出てきます。
これを確実に意識しながら取り組んでいく。
そうすると必ず結果が出ます。
途中で、状況により目標もどんどん変わっていくことはもちろんです。
しかし「夢は実現します」。
明確に夢を持てば持つほど、夢の実現のために、人間の大脳はそれを押し進めます。
目標が明確であればあるほどです。これは、現代心理学で実証されています。
有名なナポレオン・ヒルの成功哲学を持ち出すまでもありません。
そして整理・整頓の整頓は、整理して残ったものをいつでも取り出せるように整頓することです。
これが優先順を付けることそのものです。
優先順位は目標が明確であればあるほど、自然に大脳が整理して、整頓してくれます。
人間って本当によくできています。
大脳君、いつもありがとう。(^O^)／
2017年08月11日
先日ですが、中小企業診断士の「労務管理研究会」で発表しました。
しかし、そのときに使うマウスをしっかり忘れてしまいました。(>_<)
マウスがなくても何とかなったので今回は大したことないヒューマンエラーですみました。
これが外でパソコンを使って仕事をするときだとマウスがないと、けっこうきつい。
思うように仕事が進みません。
私など外でパソコンは、ほとんど使いません。
仕事がけっこう、てんぱっているときにだけ外に持ち出します。
そんな時に限って慌てているので、マウスをうっかり入れ忘れてしまいます。
出かけるときに、確認すればよかった。
旅行に出るときは必ずパソコンを持参します。
旅行のときの準備物の「チェックリスト」はすでに作成してあり、しっかりそれを使っています。
それでマウスを忘れることはありません。
しかし、日頃の外出にまで「チェックリスト」はさすがに作りません。
こんなのを作るのが悪いISOです。
だったら出かけるときには、マウスを持参するとの仕組みを徹底することです。
この仕組みの徹底のためには、出かけるときに確認すること。これが5Sの4S目の清掃になります。
直接にイメージしにくいですが、仕組みができていてもきちんと実行できないと成果は出ません。
いらないものを捨て「整理」し、残った必要なものを「整頓」する。
その仕組みを都度確認(「清掃」)する。
そしてそれができているかを確認(「清潔」)し、できていなければ、「躾」し、習慣化する。
今回、現地で入れたはずのマウスがないので、チョッと慌てました。
しかし、マッいいかと、いつもの調子であきらめて、帰って見て、よくかばんを調べたら、僕の愛用のマウス君しっかりカバンの片隅に隠れていました。
今回は大事に至らなかった、チョっとしたヒューエラーですみました。
大したことないからよいのでしょうか。
とんでもありません。
建設業ではどこでもしっかり取り組んでいる「KY」。
空気読めないではありません。
「危険予知」活動です。
有名な「1:29:300」の「ハインリッヒの法則」から出てきた活動です。
「ハインリッヒの法則は、労働災害における経験則の一つである。1つの重大事故の背後には29の軽微な事故があり、その背景には300の異常が存在するというもの。彼がアメリカの損害保険会社にて技術・調査部の副部長をしていた1929年11月19日に出版された論文が法則の初出である。」(ウィキペディア)
「1つの重大事故には29の軽微な事故が背後にあり、300のヒヤッとしたことがその下にある。「ヒヤリハット」の法則とも言われます。
「風邪は大病の元」とも言います。
小さなことにも、あるときにはこだわらないといけません。
特に仕組みに関すること。仕組みを変えると良くなることが周りにいくつもあります。
しかし、仕組みを変えても、すぐにそれを維持できなくて、また同じ失敗をしてしまう。
これが、怖い。だから5S目の「躾」でしっかり「習慣化」します。
ヒューマンエラーの防止は、「確認」(4S目「清掃」)で良くなります。
ISO9001:2015版でも、「ヒューマンエラーの防止」が要求事項になりました。
ヒューマンエラーがあっても不適合ではありませんが、ヒューマンエラーの防止の取り組みをしていませんと不適合です。
検討したいところです。(^-^;
2017年04月13日
捨てる規準、大切です。
せっかくきれいにしても、捨てないとすぐにいらないものが溜まり、元の木阿弥になります。
これを防ぐには捨てる規準をはっきり決めて、都度捨てることです。
あるいは棄てる日を決めて、定期的に捨てることです。
これは、5Sの3S目、「清掃」です。
だから清掃はできれば毎日実行したい。
そしてその都度、不要なものを捨てる。
でも本当は、棄てる必要がないように、不要なものを作らないこと。
例えば、会議での紙の資料を減らして、できるだけプロジェクターで映写をする。
手元資料をできるだけ減らす。
これが予防清掃です。
基準はいつもとても大切なのですが、物があふれ、そして情報洪水の現在、「捨てる基準」は最も重要な基準の一つです。
でも、「モッタイナイ」とのマータイさんの声が、つい聞こえてきそうですが・・・。(-_-;)
2017年01月21日
整理整頓で苦労されている方、たくさんいらっしゃいます。
必要なものがいつでも取り出せる状態が、整理整頓の成果なのですが、あるはずのものがない・・・、といったことが多い。
これはずいぶんと時間の無駄です。
そして気持ちも随分とロスしています。
これを防ぐには「3定」しかありません。
「定位、定品、定量」です。
定まった位置に、定まったものを、定まった量置く。
決められた場所に、決められたものがキチンとあれば、いつでもすぐに取り出せます。
そして大切なのは、置き場所を「見える化」することです。
置き場レイアウト図、見取図を作ることです。
大きくレイアウトを決めて、その中に置くべきものの名前を表記する。
それをいつも手元に置いてあれば、必要な時にそれを見れば、必要なものの在り場所がわかります。
レイアウト図、大切ですね。
大きく分類して在り場所を決める。
そのときのストーリーが結構ポイントです。
仕事であれ、私生活であれ、物をどこに置くかは、人生観にもかかわってきます。
今の自分にとって、いちばん大切なこと、優先すべきことは何か。
それに沿って置き場所の優先順位も違ってくるし、ハッキリもします。
物の置き場レイアウト図を作るときに、自分の人生を振り返り、大切なこととの優先順位について、あらためて確認するなども出てきます。
人生を生きていくうえでの、人生についての、改めての整理、整頓です。
自分の人生の意味について考えることも、ときには必要です。
いちど置き場所の見取り図、ぜひ作成してみてください。
かなり、いろいろとうまくいきますよ。(^^♪
2016年12月17日
整理・整頓が進むと業務がはかどります。
業務の効率化です。
整理で不要なものを捨て、残った必要なものをいつでも使えるように整頓する。
これが、5Sの中の「整理」「整頓」の2Sです。
これで必要なものがすぐに使えるので、業務は効率的に進みます。
そしてそれと同じくらい大切なのが、「整理」「整頓」によって、心の中の抵抗感がなくなることです。
仕事をするとき、やりやすい仕事から始めます。
どうしても、苦手だったり、よくわかっていないと、後回しにしてしまう。
やる気を持っての取り組みもできません。
しかし仕事の手順が明確ですと、抵抗感がなく、どんどん仕事も進めます。
そして仕事がそれなりに順調にはかどっていきます。
「整理」「整頓」をするとは、仕事の仕組みの「整理」「整頓」でもあることを意識することが大切ですね。
仕事の手順をよく考えて「整理」「整頓」する。
うまい「整理」「整頓」で、うまい仕事の手順の明確化にする。
そうすると、やる気も出て、成果もしっかり出ます。
もうすぐ年末の大掃除です。
しっかり整理・整頓をする格好のときですね。
でも身の回り、なかなか整理・整頓できません。
今年の年末も、しっかり悩んでいる平松君でした。(^O^)
2016年11月14日
スケジューリングで大切なことの一つに、スケジュールを明確にし、いつでもわかるようにしておくことがあります。
私は、手帳に大きなポストイットを貼り付け、そこに今日やることなど書いて貼っておきます。
それを毎朝まず確認する。
それでしっかりと時間管理ができます。
しかし、何を書いてあるのか意味不明なときがあります。
今日の朝も「リコーコピー」と書かれていたので、何だったか思い出すのに手間取ってしまいました。
チョッと汚い字で、わかりにくかったこともあります。(-_-;)
今リコーのコピー機を使っているのですが、買い替えの時期になっています。
それをどのようにするか、経費にかかわることですから重要です。
それについて今日確認するとのメモでした。
ここで大切なのは後で読んでわかるようにメモすること。
表示についての明確化です。
読める字で、内容がわかること。
しかし、長く書くと手帳の所定のページがメモでいっぱいになり、何がどこにあるかわからなくて困ります。
だからできるだけ短く書く。
ここのバランスが難しい。
適度な長さがポイントになります。
このあたりは経験を積み重ねるしかありません。
５Ｓに三定というのがあります。
「定位、定品、定量」です。
「定まった位置に、定まったものを、定まった量置く」。
結果として「表示の明確化」になる。
手帳のいつものところに書く。定位です。
そしてスケジュールを書く。定品です。
メモにいくつまでと決めて書く。定量です。
毎日これを確実に実施していくと漏れがなくなり、確実に予定が実行できる。
そして、ウッカリすっぽかして上司から大目玉なんてことも無くなります。(^O^)
2016年06月10日
仕事に追われたりいろいろと忙しくて、ドンドン来るいろいろな書類を持て余してしまう。
それで、あまり見ないで捨ててしまうことよくあります。
情報管理が大切ですが、それができていなくて、必要なときら探し回って大きな時間のロスになってしまう。
それを防ぐのが「一時置き場」です。
忙しくて書類を確認できないときは、取りあえず「一時置き場」に入れる。
後で時間ができたときにゆっくり確認する。
これってとてもうまくいきます。(^O^)／
ただ、留意点が3つ。
まず、「一時置き場」との表示をしっかり貼付すること。
5Sの3定、「定位」「定品」「定量」につながる事項です。
定まった位置に、定まったものが、定まった量ある。
そのために確実な表示が必要になります。
トヨタの整理・整頓の極意の一つです。
二つ目は、「一時置き場」に入れる前に書類の重要性を判断して、不要なものは捨てること。
不要と判断できるものは思い切り捨ててしまう。
判断が必要とされるものだけ「一時置き場」に入れる。
そしてこれが大切なのですが三番目は、定期的に必ず「一時置き場」を見ること。
これをしないと、期限切れで必要なことがタイミングをずらしてできなかった、ということになりかねません。
この点も本当に大切です。(-_-;)
2016年03月21日
パソコンで書類を作成して、その後保存。
それを使う時になって、フォルダを探しても見つからない。
しょっちゅうやってしまう失敗です。
このとき必要なことが、実はフォルダー名の管理と、手順を作り確実に実行することです。
これは「整理、整頓、清掃、清潔、躾｣の５Ｓの中の「整頓、「躾」、２Ｓです。
いらないものを「整理」し、残ったものをいつでも使えるように「整頓」する。
いつでも使えるためには識別表示が大切です。
名前がきちんと表示されているから、いつで探し出して使うことができる。
しかし忙しいとなかなかそれが実行できないので、習慣化しないといけません。
それが教育・訓練としての「躾」です。
この整頓をもう少し詳しくすると「３定」になります。
「定位、定品、定量」です。
「定まった位置に、定まったものが、定まった量」保存されていると、必要なものが必要な量だけいつでも使えるあることになる。
有名なトヨタの「３定」です。
フォルダーに限りませんが、表示については大切にしたいですね。
業務効率化にけっこう貢献します。(^O^)／
2016年03月01日
2S。
「整理、整頓」です。
いらないものを整理して捨て、残ったものをいつでも使えるように整頓する。
5Sの中の2Sです。
これからのことを考えて、整理・整頓すると、そのときが来たとき、とても助かります。
いま長崎のホテルですが、この後、出島のセミナー会場で「ストレスチェックセミナー」の講師を担当します。
その会場の地図を、今鞄の所定の場所に入れました。
明日は佐賀会場ですので、佐賀のホテルの地図、佐賀までの特急の切符なども、いつもの所定の場所に入れました。
前はこれをやっていなくて、そのときに鞄から出したりして、とても効率が悪かった。(-_-;)
「整理・整頓」の2Sは効率的に仕事を進めるとても有力なツールの一つです。
そして未来に役立つ、というより、未来にこそ役立つツールであること実感します。(^O^)／
2015年09月15日
大事なものがみつからなくてヒヤッとすることが多かったのですが、「三定」を確実に実行することで、そのようなことがなくなりました。
「定位、定品、定量」の3定を確実に実行しているからです。
「どこに」、「何を」、「いくつ」置くかをきちんと決めて、実行すること。
「何を」を考えるときに大切なことは、大事なもの、特になくなったら大変なもの、例えばクレジットカードやキャッシュカードなどは現金などと一緒に財布に入れて、一つにまとめカバンの中のどこに入れるか決めておきます。
日本では置き引きが少ないので、例えば喫茶店でトイレに行くときなど、男性の場合だとカバンはトイレまで持っていきません。
しかし、トイレに行っている間に持って行かれる可能性だってないことはない。
でも財布が心配なら、財布だけトイレに持参すればよい。
残っているものは持っていかれても何とかなるものばかりですと、少し安心です。
私はクレジットカードやキャッシュカードは外で使うものを決めています。
良く使うカード5枚です。
そしてクレジットを使ったり、銀行で現金を引き出した場合、必ず5枚あるかどうかの総数を確認します。
この総数確認も大切です。
これがリスクマネジメントです。
手帳も大事です。
今手帳がなくなったら身動き取れなくなってしまいます。
それと、スマートフォン。
これも入れるところを決めておいて、いつでも確認できるようにしています。
ついこの間なのですが、顧客のところを辞して駅まで行ったら、カバンのどこを探してもスマートフォンが見つかりません。(-_-;)
お尻がヒヤーとしました。
それでタクシーを拾って引き返したら、カバンの違うところにしっかりありました。<(｀^´)>
その後の約束の時間が押していただけに、本当に焦りました。
それでもあってよかったと本当にホッと一息でした。
今はスマートフォンはわかりやすい所に確実に入れるようにしています。
それ以来お尻がヒヤッとすることはありません。
他のものも用途などを考えて、入れるところを決めています。
カバンのどこに「何を」、「いくつ」、「どこに」入れておくかしっかり決めていますので、いつでも必要なものがすぐに取り出せます。
いらないものを整理し、必要なものをいつでも取り出せる整頓がしっかり実行しています。
「整理」「整頓」の「2S」の確実な実行です。
そしてその中の｢3定」・・・。
これで物は、しっかり、なくならなくなりました。(^o^)／
2015年06月08日
「5S」の中でも、最初の「2S」、「整理」「整頓」特に大切です。
その中でもその中核になる「分類」して「表示」することがやはりとても大切です。
過去の記録や作成した文書など、あとで探すとき、「分類」と「表示」がしっかれできていないと、何処にあるかわからないことが多い。
それと「定位置」の大切さです。
決まった置き場所を確実に決めておく。
そしてその表示も明確にしておく。
いい加減な表示ですと、ある場所が不明瞭なので、探すとき非常に困ってしまいます。
電子データの管理ですと、フォルダ名です。
フォルダは多重階層になりがちです。
だからこそ、しっかりと大分類、中分類、小分類など考え方を整理して、わかりやすく表示しないといけません。
ここで出てくるのが、「定置」「定品」「定量」の3定。
「定置」定まった位置に、「定品」定まったものが、「定量」定まった量あるようにする。
「分類」「表示」は、「定置」「定品」の見える化の有力なスキルの一つです。
うまく分類表示し、「定置」「定品」をしっかり見える化する。
一方「定量」が大切になるのは、在庫管理のときなどです。
決まった在庫置き場に、何を、何個在庫するか。
2個の在庫が標準であれば3個になると過剰在庫ですし、1個になるならあと1個作ったり、仕入れたりしないといけません。
あるいはいつも標準在庫を上回っている状況ですと、原因を分析し、検討し、対処しないといけません。
課題として明確にするには「定量」が大切ということです。
やはり、「定置」｢定品｣「定量」の3定、とても大切です。
業務がスムーズに進むための要諦ですね。(^o^)／
2015年01月04日
見える化には「良い見える化」と「良くない見える化」があります。
「良い見える化」は、必要なものが手に取るようにわかる見える化です。
不要なものがないだけに、すっきりしていて、わかりやすく、説得力がある。
明快です。
そしてシンプルです。
その為には不要なものをしっかりと捨てる「整理」そしてそれを見やすいように｢整頓｣する。
時間とともに、鮮度が落ちていくので、適時、あるいは定期的に｢清掃｣する。
塵払いし、雑巾がけで磨き、垢を落とします。
それが出来ていると、いつも新鮮なものが、手に取りやすく、すぐ出せるように並んでいる。
これが「清潔」な状態です。
この状態の良し悪しが「良い見える化」か「うまくない見える化」の分かれ目です。
ついでですが、この「良い見える化」はなかなか続きません。
だから「躾」をして習慣化します。
「5S」は「良い見える化」を確実に実現するためのなかなかのツールです。(^o^)／
2014年12月14日
今情報の量、すごいですね。
今日は衆議院選挙の日ですが、昨日までは選挙カーが候補者の名前など、連呼、連呼の連続でした。
今日は一転、静かです。気持ちの良い日曜日。＼(^o^)／
しかし、この情報社会、情報の波にのまれかねません。
情報の小波も多いですが、たまに大波もやってきます。
まじめに対処したら、気が狂ってしまいます。(-_-;)
そこで私は、情報の５Ｓを大切にしています。
５Ｓって、ご存知「整理、整頓、清掃、清潔、躾」です。
５Ｓは製造業、それもあのトヨタ自動車で始まったと聞いていますが、もともとモノについての5Ｓでした。
製造現場では、道具などいつでも取り出して使いこなす大変重要です。
業務効率化の切り札といってもよい。
しかしこの５Ｓ、今の情報社会では、今まで以上に大切になってきています。
例えば毎日くる電子メール。
これを要らないものとして捨てる「整理」。
私は朝起きてする仕事が、この電子メールの整理です。
あらかじめゴミ箱に捨てるメールは中を見ないで削除します。
見ないで捨てるには、捨てる基準が必要になる。
判断基準の大切さですね。
判断基準は、この作った仕組みを継続することで創り込まれていきます。
残ったメールは決めているフォルダーに移します。
そうしないと、ずっと受信箱に入れておくと、受信箱がとんでもなく一杯になってしまいます。
これが「整頓」です。
これで必要な情報を思い出したときに、いつでも使えるようになります。
でも、どこに入れたかけっこう忘れたりして、どこにあるか探したりします。
これが結果として「レビュー」になります。
「レビュー」は振り返り、見直しことです。
「レビュー」すると、そのときにはすでに不要な情報になっていたりして、削除するものもたくさんでてきます。
そうするといつも必要な情報が、最適な状態で使えることになる。
これが「清掃」です。
その結果としての「清潔」。
これは実行したことの評価です。
うまくいっているのか、うまくいっていないのか。
ＰＤＣＡサイクルの「Ｃ」の部分です。
ＰＤＣＡサイクルをうまく回すのには、この「Ｃ」がとても大切になります。
5Ｓはマネジメントで有効な「ツール」ですが、この「清潔」としっかりつながります。
しかし、なかなか実行し続けるのは難しい。
だから、「躾」になります。
これは個人であれば自覚しかありません。
しかし、組織であれば、朝礼で発表させるとか、教育・訓練するとかいろいろできます。
情報の取り組みは仕組みが大切ですから、大きな組織ほどしっかりできています。
小さな組織は、その点大変です。
ＰＤＣＡを回すコツの一つが教育・訓練の充実。
「躾」はもともと仕付け糸からきているといわれています。
世間の良い常識にそって生きていけるように躾けること。
躾教育ですね。
そうして習慣にしてしまえば、こっちのものです。
だから5Ｓの最後は、「習慣」のＳとも言われます。
情報社会だからこそ、5Ｓが大切になります。(^o^)／
2014年11月10日
一昨日ですが、テレビのリモコンが行方不明になりました。リモコンは便利なようで、見つかりませんとかなり不便です。(>_<)
テレビのリモコンは2つあるのですが、そのうちの一つ。
探しましたが、見つかりません。出かけないといけなかったので、しょうがないので、そのまま見つからないまま外出しました。
ソファと壁の間に落ちていることが多いので、そこも探したのですが、ありませんでした。
出かけている家族に、ラインで知らないかなど問い合わせたりもしました。
しかし、知らないとのこと。
リモコンがないので、本体の方の直接の操作で大丈夫かなと思い、目当ての番組、NHKのBS2を見るための切り替えのボタンを探しましたが、ありません。
たぶんどこかにあると思うのですが、見当たりません。
夜9時からの韓国の宮廷ドラマ「奇皇后」。BS３チャンネルです。
毎週楽しみにしているドラマです。
水戸黄門と同じワンパターン。自然に手に汗にぎるようなストーリー立てです。
なかなかうまい作り方です。
とにかくその番組が見られないととても悲しいので、出先から帰っても真剣に探しました。
そうしたら、ソファと壁の間に落ちていました。
落ち着いて探せばあったという話です。
それでリモコンはテレビ本体の前に必ず返すように家族にいいました。
「原型復帰」ですね。
「5S」の整頓のところの「3定」です。
「定位、定品、定量」。
「定まったものを、定位置を決め、定まった量、置く」というものです。
「テレビのリモコンは、テレビの前に、それぞれ置く」。
こうすればリモコンは必ずそこにあるわけですから、なくなりません。
「3定」を徹底することの意義は「5S」の中の整頓でよく言われることです。
やはり「3定」が整頓の極意です。
そのこと、今回しっかり実感しました。(^O^)
2014年07月17日
人間、弱いところに、けっこうしわ寄せが来ます。
僕の場合は、何かあるとすぐ目に来ます。
かなり疲れがたまったりすると、特に右の眼が出血したりします。
今回大阪の出張中に右目が出血し、急遽近くのイオンモールにある眼科に行きました。
そのときのことはブログに書きました。
「イオンモール」のおかげでしっかり助かりました。(^o^)／ 14.7.13
http://blog.livedoor.jp/iso_hiramatsu/archives/52205606.html
薬もいらないほどの病気ともいえないものなのですが、いつもの白いところが赤くなってけっこう強烈ですので、眼帯を買い、必要に応じて着けることにしました。
しかし、眼帯をすると目立つし、僕はメガネをかけていますので、ずれたりするとけっこうみっともよくありません。(>_<)
それで鏡を見ながら、顔の中でのあるべき眼帯の位置をしっかり確認し、何回も着ける練習をしました。
そうすると、着けるときの勘ができてきて、けっこうスムーズに眼帯をすることができるようになります。(^o^)／
やっぱり練習だなとつくづく思いました。
練習の大切さですね。m(__)m
5Sでいうと、5番目のSの｢躾｣をして、「習慣化」するです。
仕組みも作っただけでは、すぐになし崩しになるので、仕組みとして定着し、効果が出るまで何度も繰り返し実施し、実行しない人は注意したり、叱ったり、実行の仕方を教育訓練したり、あの手この手で「習慣化」するまで継続して取り組む。
そうすると、確実に改善が図られ、成果もしっかり出てきます。
今回の眼帯事件は私の個人的なことですが、組織としてもとても、「躾」「習慣化」が大切なこと、しっかり納得できた平松君でした。(^^♪
2014年05月13日
今名刺の整理をしています。
相手先別の名刺整理が大切と思い、顧客ホルダー、関係先ホルダーなど書類を分類していますが、それと一緒に名刺を入れることにしました。
そうすると、顧客先や関係先の見える化が一層進みます。
名刺には必要情報がかなり詰まっています。
名刺交換したときのメモなども名刺にしていることが多い。
結構役に立ちます。
これは、「5S」の中の「整頓」です。
「整頓」は分類がポイントですが、自分の仕事の一番重要な分類、よく使う分類をメインにフォルダー管理する。
私の場合、経営コンサルタントなので顧客先や関係先がとても大切な分類です。
そこに名刺を入れておくと、電話やメールアドレスなど基本情報なども、簡単に検索できます。
結構、電話番号がわからなくて時間を無駄にすることも多い。
しっかりムダ省きになります。
「名刺は名刺フォルダ」というのは単なる思い込みでした。
ISOでは「レビュー」ということをしきりにいいます。
レビューとは見直すことですが、とても大切です。
思い込みで失敗することが結構多い。
「レビュー」は5Sでは、「清掃」ということです。
「整頓」と「清掃」はしっかりつながります。
「整頓」した状況は時間とともにすぐに最適でなくなるからです。
だから、塵を払う「清掃」が必要になります。
やはり｢清掃｣もとても大切ですね。(^o^)／
