ニュースリリースや企画資料、見積書などさまざまなビジネス書類をPDFでやりとりする機会が増えている。今回紹介するのは、PDFファイルの管理に関する無料ソフト。まずは、あらゆるアプリで作成したファイルをPDF化してみよう。続いて、PDFのページを分割・結合するソフトを使い、関連PDFを1つのファイルにまとめたり、企画書から社外秘情報が入ったページを切り離したりしてみよう。

■知っ得No.0197 無料ソフトを使ってPDFの作成やページ管理を行う

ビジネス書類をPDF化するメリットは、ファイルを開くアプリがないとか、WordやExcelのバージョンが違うといった問題が生じないこと。Adobe Readerさえ入っていれば、Windows、Macintosh、Linuxなど異なるOSでも同じように書類を閲覧することができる。

●あらゆるアプリからPDFをスムーズに作成する
最新のOffice系アプリは、ファイル保存時にPDFを選択できるようになってきた。けれど、アプリによっては未対応だったり、バージョンが古いと機能がない場合もある。PDFファイルの作成は、実は無料ソフトの導入で可能になる。

無料のPDFファイル作成ソフトはいくつかあるが、今回はその中からキューブ・ソフトの「CubePDF」(http://www.cube-soft.jp/cubepdf/)を紹介したい。特徴は、日本語文書に強いこと。日本語フォントの埋め込みができるので、他の環境でも文字化けの心配なく、フォントを再現できる。また、作成元ファイルの日本語ファイル名をそのまま引き継いで、PDFファイル名にできる。

PDFファイルの作成方法は、印刷の手順と同様だ。印刷で紙に出力するかわりに、PDFのファイルを出力すると考えてみよう。各アプリで[ファイル-印刷]などの操作を行い、[印刷]ダイアログボックスの[プリンターの選択]で[CubePDF]を選んだら、印刷を実行する(画面1)。

続いてPDFの出力方法を設定しよう。[ファイルタイプ]から[PDF]を選択(画面2)。必要に応じて、セキュリティやフォント埋め込みの設定を行う(画面3、4)。セキュリティ設定すれば、文書を開くときのパスワードを決められ、第三者からの盗み見を防ぐことができる。
画面1 各アプリで印刷を選択。[印刷]ダイアログボックスの[プリンターの選択]で[CubePDF]を選んだら、[印刷]をクリックする。

画面2 [ファイルタイプ]から[PDF]を選択。[変換]をクリックすれば、PDFファイルが作られる。

画面3 [セキュリティ]タブで文書を開くときのパスワードを設定しておけば、盗み見を防ぐことができて安心だ。

画面4 [詳細設定]では、フォントの埋め込みやグレースケール保存などの設定が選べる。

●書類を1つにまとめたり社外秘ページを外したりする
社内で作ったPDFの企画書を社外の人に見せようとしたとき、社外秘の情報が含まれていることがある。そうしたとき、ヨモギソフトウェアの「PDForsell」(http://yomogi.bakufu.org/pdf.html)を使えば、ページを分割して見せたくないページを外すことができる。さらに、PDForsellでは、PDFファイルの結合も可能だ。関連する複数のファイルを結合して1つにまとめておけば、ファイルを整理しやすくなる。

PDForsellを起動して、PDFファイルをドラッグ&ドロップすると、分割・結合の対象にできる。ページのイメージを確認しながら、分割したい位置で[分割]ボタンをクリックしよう(画面5)。分割は、複数回行える。たとえば、8ページの資料から3ページ目だけ外したいときには、3ページの前と後で分割して削除する(画面6)。その後ファイルを結合して保存すれば、3ページだけ外した書類を作成できる(画面7)。
画面5 PDFファイルをドラッグ&ドロップ。画面右側でイメージを確認しながらページを移動し、[分割]をクリックする。

画面6 ページを分割したら、取り外したいページを選んで、[削除]をクリックする。

画面7 ページを削除できたら、[結合して保存]をクリックする。この後ファイル名と保存先を指定する。

複数ファイルを結合したいときには、あらかじめファイルをドラッグ&ドロップして並べておき、[結合して保存]をクリックする。これで、バラバラだった関連書類が1つにまとまる。

無料PDF作成・変換ソフト「CubePDF」を利用すれば、PDFファイルの管理がスムーズになる。PDFファイルをより積極的に活用できるので、ビジネス書類のやりとりが、スマートかつ効率化できるはずだ。

編集部:池田利夫+岡本奈知子(ジャムハウス)
制作編集:エヌプラス
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