議事録 書き方、フォーマット

議事録の書き方とフォーマットについて。ビジネスの現場において、議事録を作成する機会は意外に多いものです。議事録の作成は、ビジネスマンのひとつのスキルであるとも言われるほどです。

議事録とは、打ち合せや会議の内容を記録に残しておくためのものですが、ほかにも、会議の参加者が討議内容や今後の課題などを改めて確認しあうことにも用いられますし、また会議に参加していない関係者へ会議の内容を書面で連絡するために用いられたりします。そういったことから考えますと、議事録の書き方で留意しなければならないは、内容を正確に記録すること、これに尽きます。そのためにも、議事録を作成した場合には、配布する前に一度関係者に内容をチェックしてもらうようにするとよいでしょう。その際には、分かりにくいところがないか、あるいは内容に間違いないか、などを確認しておくことが大切になります。

議事録の書き方には、決まったものがあるわけではありませんが、議事録を作成するときには、必要な事項を簡潔にまとめること、これがポイントになります。ですから、通常の議事録は箇条書きで作成されることが多いです。

議事録のフォーマットとしては以下のようになります。(1)日時(2)場所(3)出席者氏名(4)議題(5)討議内容の経過(6)討議の結果。これらの事項は、議事録には必要だと思われます。

簡潔明瞭に記録するようにし、できれば、箇条書きにするなどして、見やすくなるよう工夫するようにしましょう。議事録は、会議の種類などにより、若干書き方に違いがありますが、基本のフォーマットを修正して使えば、議事録を効果的に作成することが可能です。事前に決まった議事録の書き方を作っておけば作成が楽になります。

書類の書き方