稟議書 フォーマット、書式

稟議書のフォーマット(書式)について。稟議書(りんぎしょ)という書類があります。会社に勤めているビジネスマンなら良くご存知のものだと思いますが、稟議書が何かと言うところから説明します。

稟議書とは、会社によっては起案書と呼ぶ場合もありますが、起案者が決定する権限のある上司に対して決裁や承認を得るために提出するの文書です。簡単にいいますと、例えば会社の経費を利用して購入したい物があるとき、あるいは何らかのイベント、行動を行いたい場合などに、その決定権のある上司や責任者に提出する書類のことです。つまり、稟議者は会社の経費を使ってもいいかどうかの許可のお伺いというわけです。

ここで問題なのは、稟議書のフォーマット(書式)です。当然自分の上司に提出するわけですからきちんとしたフォーマット(書式)で書きたいところですが、それを想定してか稟議書の場合、特定のフォーマットを設けている会社も多いです。ですから、その書式に従って稟議書の作成を行なえば、さほど難しくはありません。

一応、明記すべき事項について説明しますと、稟議書には、件名、理由、目的、予算、などの項目を簡潔に書きます。決裁をする上で必要と思われる資料があれば準備した方がいいです。例えば、詳しい比較検討書や参考となる技術資料、また実行計画書や概算見積書、物品を購入するならカタログなども準備したほうがよいでしょう。そして、これらの資料類は稟議書とは別に添付書類とします。

稟議書本文は、できるだけ簡潔にまとめて書くことをお勧めします。長くともA4用紙で2〜3枚程度に収めることで、多忙な経営者の時間を節約させることができるからです。起案内容の補足説明部分として添付書類を参照させるという方法が一番よいでしょう。

書類の書き方