書類の書き方

請求書 書き方

請求書の書き方について。請求書は市販されているものがたくさんあります。縦型、横型など書式はいろいろありますが、どんなでもほとんど書き方、項目は変わりません。

請求書には、日付、項目、数量、単価、合計額、この5つを基本として、他は請求先の名前、自分(自社)の住所、名前、電話番号を記す場所が用意されています。書式によっては請求金の振込口座を書くスペースがあることもありますが、ない書式がほとんど。その場合は欄外の空欄に書き込んでOKです。市販の請求書を使う人や企業もまだまだありますが、最近では請求書をパソコンで作ることも増えています。インターネット上には無料でダウンロードできる請求書の書式もたくさんあるので、自分に合った書式を使いたい個人事業主や自営業にとっては大変便利。エクセルで作られた書式なら計算も自動的にやってくれるので重宝しますよ。

エクセルが苦手、使い方がわからないというのなら、とりあえず請求書をダウンロードしてプリントアウトし、それに手書きで書き込めばOKです。このやり方では一見市販の請求書と変わらないですが、市販の請求書を買うお金が節約できます。この場合は書き込んだものを請求先に提出するのではなく、必ずコピーを取ってコピーの方を提出しましょう。請求書の原本は確定申告などで必要になりますから、必ず保管しておいてくださいね。もちろん、自分で作った書式を使ってもなんの問題もありません。

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離職票 書き方/ハローワーク

離職票について。求職申込書の提出が終わり、ハローワークカードを受け取ったら、いよいよ失業保険手当を受け取るための手続きに入ります。
その最初に行われるのが、雇用保険被保者離職票の確認です。
ハローワークカードをもらう窓口とは別の窓口で行われることが多いようですが、あらかじめ失業保険の手続きをしたいと言っておけば、カードを受け取った時点かその前の段階で案内が受けられるので、迷う事はないでしょう。

雇用保険被保者離職票は、離職後にそれまで勤務していた会社からもらいます。
万が一もらっていない場合は、会社の事務に連絡して発行してもらいましょう。
書類は『雇用保険被保者離職票1』と『雇用保険被保者離職票2』があるので、両方とも揃えておきましょう。

離職票を提出する際、口頭での確認事項がいくつかあります。
特に、離職した理由については結構突っ込んだ事まで聞かれます。
これは、離職理由を明らかにする為です。
会社の都合で辞めた場合と自分の都合で辞めた場合とでは、失業保険の受給条件から内容まで全く違ってくるのです。
基本的には会社都合の方が条件は良いです。
そのため、もしもそれを証明できる物があれば、進んで持参しましょう。
残業が厳しくて辞めた場合は、残業時間を証明する書類等がそれに該当します。

この確認が終わり、提出書類が全て受理されると、失業保険の受給資格が決定します。
その際にはまず、申し込みを行った日から1週間は原則として待機状態なので、仕事をしてはいけないという指導を受けます。
そして、失業保険受給者に対して行われる初回説明会に関してのスケジュールと説明を聞く事になります。

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顛末書 書式、書き方

顛末書の書式と書き方について。顛末書とは、事件や事故、トラブル、あるいは不祥事などの一部始終を記録した書面のことです。基本的に、事が起こった後にそれが解決してから、その内容が明確になった時点で詳細を客観的な立場の当事者以外の第三者が、その事実の原因や責任の所在など、もろもろの事実を報告する目的で書かれるのが顛末書です。

会社によっては事件や事故、トラブル、不祥事の報告を全て顛末書とするところもあるのですが、実際には、細かく切り分けた方がよいと思われます。では、顛末書の書き方について考えてみましょう。

顛末書の書き方としては、トラブルが起こった状況の説明がきちんと事実に基づいて書いてあるかどうかが重要です。処分や対策を決定する経営幹部や管理者が信頼できる報告書であるべきなので、公平で正確な内容でなくてはなりません。さらには、その経験を今後に生かすための貴重な資料となりますので、必要な写真や書類などは添付した方がよいでしょう。

顛末書の書式について具体的に説明しますと、まず見出しは「顛末書」とします。宛名を「株式会社 ○○本社 御中」などとします。そして、自分の氏名をフルネームで書きます。顛末書の本文の項目としましては、(1)トラブルの経緯と状況(2)事後の経緯(3)結果としての被害や損害、それによって起こった問題(4)責任の所在や加害者および責任者への損害賠償請求などの対応策(5)所見および結論(今後の対策案など)などを記載します。

以上の書き方や書式を参考に、正確な顛末書を書いてみましょう。

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稟議書 フォーマット、書式

稟議書のフォーマット(書式)について。稟議書(りんぎしょ)という書類があります。会社に勤めているビジネスマンなら良くご存知のものだと思いますが、稟議書が何かと言うところから説明します。

稟議書とは、会社によっては起案書と呼ぶ場合もありますが、起案者が決定する権限のある上司に対して決裁や承認を得るために提出するの文書です。簡単にいいますと、例えば会社の経費を利用して購入したい物があるとき、あるいは何らかのイベント、行動を行いたい場合などに、その決定権のある上司や責任者に提出する書類のことです。つまり、稟議者は会社の経費を使ってもいいかどうかの許可のお伺いというわけです。

ここで問題なのは、稟議書のフォーマット(書式)です。当然自分の上司に提出するわけですからきちんとしたフォーマット(書式)で書きたいところですが、それを想定してか稟議書の場合、特定のフォーマットを設けている会社も多いです。ですから、その書式に従って稟議書の作成を行なえば、さほど難しくはありません。

一応、明記すべき事項について説明しますと、稟議書には、件名、理由、目的、予算、などの項目を簡潔に書きます。決裁をする上で必要と思われる資料があれば準備した方がいいです。例えば、詳しい比較検討書や参考となる技術資料、また実行計画書や概算見積書、物品を購入するならカタログなども準備したほうがよいでしょう。そして、これらの資料類は稟議書とは別に添付書類とします。

稟議書本文は、できるだけ簡潔にまとめて書くことをお勧めします。長くともA4用紙で2〜3枚程度に収めることで、多忙な経営者の時間を節約させることができるからです。起案内容の補足説明部分として添付書類を参照させるという方法が一番よいでしょう。

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議事録 書き方、フォーマット

議事録の書き方とフォーマットについて。ビジネスの現場において、議事録を作成する機会は意外に多いものです。議事録の作成は、ビジネスマンのひとつのスキルであるとも言われるほどです。

議事録とは、打ち合せや会議の内容を記録に残しておくためのものですが、ほかにも、会議の参加者が討議内容や今後の課題などを改めて確認しあうことにも用いられますし、また会議に参加していない関係者へ会議の内容を書面で連絡するために用いられたりします。そういったことから考えますと、議事録の書き方で留意しなければならないは、内容を正確に記録すること、これに尽きます。そのためにも、議事録を作成した場合には、配布する前に一度関係者に内容をチェックしてもらうようにするとよいでしょう。その際には、分かりにくいところがないか、あるいは内容に間違いないか、などを確認しておくことが大切になります。

議事録の書き方には、決まったものがあるわけではありませんが、議事録を作成するときには、必要な事項を簡潔にまとめること、これがポイントになります。ですから、通常の議事録は箇条書きで作成されることが多いです。

議事録のフォーマットとしては以下のようになります。(1)日時(2)場所(3)出席者氏名(4)議題(5)討議内容の経過(6)討議の結果。これらの事項は、議事録には必要だと思われます。

簡潔明瞭に記録するようにし、できれば、箇条書きにするなどして、見やすくなるよう工夫するようにしましょう。議事録は、会議の種類などにより、若干書き方に違いがありますが、基本のフォーマットを修正して使えば、議事録を効果的に作成することが可能です。事前に決まった議事録の書き方を作っておけば作成が楽になります。

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賃貸契約書 書式

賃貸契約書の書式について。不動産物件の賃貸契約に欠かせない書類といえば、賃貸契約書です。アパートやマンション、駐車場や店舗などの物件に関して、家主と借主の間で交わす約束事を記したものです。

賃貸契約書は必ず2通作成して、家主が1通、借主が1通保管することになります。そして、借主がその物件を退去するまでなくさずに持っていなければなりません。

通常は、不動産管理会社が家主と借主との間に入って賃貸契約書を交わすというのが一般的です。この賃貸契約書を作成する上での書式は、特に決まったものはないのですが、賃貸契約書の雛形として国土交通省が作成した「賃貸住宅標準契約書」というものがあります。

この「賃貸住宅標準契約書」というのは、賃貸借契約をめぐる紛争が耐えない中で、それを防止することを目的とし借主の居住の安定及び貸主の経営の合理化を図ることを十分に考慮したうえで作成されました。内容が明確であり、かつ合理的な賃貸契約書のモデルといえます。もし、賃貸契約書の書式で悩んでしまったら、 「賃貸住宅標準契約書」を参考にするという方法もあります。

賃貸契約書に明記したほうがよい事項は、(1)建物の名称、所在地(2)住戸部分(3)付属施設(4)賃貸借期間(5)賃料(支払期限・振込先)(6)共益費、敷金の性質(7)貸主及び管理人(8)借主及び同居人(9)禁止・制限される行為(10)契約期間満了・契約解除について、などになります。

これらが明記されていれば、書式にこだわらなくても賃貸契約書として成り立ちます。借主の立場からすると、契約書で特に注意してチェックしたいのは金銭面です。賃貸のトラブルで多い敷金や、更新料、仲介手数料など、トラブルを未然に防ぐために賃貸契約書はしっかりチェックしますから、金銭に関する事項は細かく記載した方が良いかもしれません。

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労働者名簿 様式

労働者名簿の様式について。事業所で労働者を雇用する場合には、各事業所ごとに日雇いの労働者を除いた正社員、パートタイマー、アルバイトなど各労働者について、労働者名簿を調製しなければならないことになっています。これは、労働基準法第107条及び労働基準法施行規則第53条1項に明記されており、万が一、労働者名簿を調製しなかったり必要な事項について記入漏れがあった場合には、労働者名簿調製義務違反となり、30万円以下の罰金となります。そうなると社会的な信用も失いかねませんので、労働者名簿は必ず調製するようにしましょう。

労働者名簿の様式についてですが、特に決まった様式と言うものはありません。ただ、労働基準法に定められている記載事項が明記されていれば、労働者名簿として成り立ちます。

労働者名簿に記載しなければならない事項とは、
(1)労働者の氏名
(2)生年月日
(3)履歴
(4)性別
(5)住所
(6)従事する業務の種類
(7)雇入れの年月日
(8)退職の年月日及びその事由(解雇の場合はその理由)
(9)死亡の年月日及びその原因、
この9つの項目になります。

なお、従事する業務の種類については、使用する労働者の数が30人未満の場合は、記入する必要はないとされています。 また、労働者が例えば婚姻し氏名が変わったり、記入しなければならない事項に何らかの変更があった場合には、遅滞なく速やかに労働者名簿の記載内容を訂正する必要があります。

ちなみに、労働者名簿や賃金台帳、雇入れ、解雇、災害補償、賃金その他労働関係に関する重要な書類については、3年間保存する義務があるということを覚えておきましょう。労働者名簿には、決まった書式はありませんので、作成は比較的簡単にできるはずです。記載すべき事項をきちんと明記して、必ず調整するようにしましょう。

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雇用契約書 書式

雇用契約書の書式について。雇用契約書というものがあります。これは、従業員を採用するとき、雇用契約書や労働条件通知書などの書類で、その従業員の労働条件などを明確にするためのものです。たまに、従業員とトラブルになる会社のことがニュースになったりしますが、この場合はたいがいこの労働条件をあいまいなままで採用していることが多いようです。

賃金や労働時間などの労働条件を明示するための雇用契約書の発行は、労働基準法第15条で義務付けられていることなのです。その中で書面で明示しなければならない事項が定められています。

雇用契約書の書式は、大まかに決まっていますが、決められた事項が明記されており、それが明確なら、書式にそれほどこだわる必要はないそうです。雇用契約書の書式ですが、明確に書面で伝えるべき事項とは、
(1)労働契約の期間(解雇の事由を含む)
(2)就業の場所及び従事すべき業務に関する事項
(3)始業・就業の時刻、休憩時間、休日、休暇、並びに労働者を二組以上に分けて交代勤務させる場合の就業時転換に関する事項
(4)賃金の決定、計算及び支払いの方法、賃金の締切り及び支払いの時期、昇給に関する事項
(5)退職に関する事項
この5つです。

また次にあげる事項は、使用者がこの定めをする場合にだけ明示しなければならない事項です。
・退職手当の適用される労働者の範囲、退職手当の決定、計算と支払いの方法の時期に関する事項
・退職手当を除く臨時の賃金等及び最低賃金額に関する事項
・労働者に負担させるべき食費、作業用品等に関する事項・安全及び衛生に関する事項・職業訓練に関する事項 
・災害補償及び業務外の傷病扶助に関する事項
・表彰及び制裁に関する事項
・休職に関する事項従業員を採用する際は、トラブル防止と信頼関係の構築のため、雇用契約書を交わしましょう。

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辞令 書式

辞令の書式について。どこの会社でも、従業員に昇給・昇進・出向・転籍・転勤・配属異動等を命じる場合には辞令を交付します。辞令は、交付することが法律で義務づけられている書類ではありませんが、会社としての意向を伝える際に命令文書として書面で交付します。つまり、会社が社員や関係者に行なう強制力のある命令書、といったところです。ある意味で会社の立場を明確にするするためのシステムでもありますから、多少厳しくも威厳のある文書が求められます。

辞令の書式として好ましいのは、的確に簡素なものと言えるでしょう。なぜなら、辞令は連絡文書ではなく命令文書ですから、誰に、いつから、何を命じるのかを分かりやすく伝える必要があるからです。

辞令の種類には、社員採用辞令、退職辞令、配置転換辞令、支店・出張所などへの転勤辞令、配属決定辞令、出張辞令、系列会社(転職)辞令、転籍辞令、昇格・昇給の辞令などがあります。

辞令の書式としましては、辞令という見出しのあとに、○○○殿という宛名を明記します。本文は、いつからどのような事を命じているのかを明記したら、最後に代表取締役(社長)の名を添えます。会社としての命令文書ですから、代表取締役(社長)の名で発するのです。 また、辞令には基本的に、用件のみ記載しますが辞令を受ける者(受令者)の士気を高めるために「活躍を期待します」「今後もなお一層精励されることを切望します」等の励ましや期待の言葉をそえることもあります。

ただ、いきなり辞令を交付することは稀で、辞令に先立って受令者に対して近いうちに辞令が交付される旨が通知されることの方が多いようです。 ちなみに、就業規則違反や職務上のミスが原因で、辞令を発する場合でも、辞令そのものにはその理由等は記載されません。通常は辞令を出す理由等は、辞令とは別の文書で通知されています。

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添え状 書き方、例文、履歴書

添え状の書き方、例文について。履歴書を郵送した場合に、それに同封する挨拶文のような文章が添え状です。
社交辞令的と考えて同封する方もいるでしょうが、必ず添え状を同封しなければならないかといえば、その決まりはありません。
ただ、社会人のマナーとして添え状を履歴書と一緒に送ったほうが良いと思います。

添え状が入っている履歴書と入ってない履歴書、どちらが好印象かと言えば前者でしょう。
面接前の段階で、少しでも自分をアピールし、人事担当者の気持ちを動かしたいものです。

添え状の書き方は手書きでも結構です。
パソコンで作成した文書でも良いです。
サイズB5またはA4の紙か、手書きの場合は便箋でも良いでしょう。

パソコンで作成した添え状でまったく問題ありません。
ではどのような書き方があるでしょうか。
添え状の書き方の例文をご紹介します。
これは自己紹介などを省いた一番簡単な書式の例です。

2009年4月1日
株式会社あいうえお
採用担当者様

                 山田一郎(フルネームで)
                 住  所
                 電話番号


拝啓 貴社におかれましては益々ご清栄のことと、お慶び申し上げます。

さて私は、この度、ニコニコ求人を拝見して貴社
に応募させていただきました山田一郎と申します。

本日、下記の応募書類を同封いたします。
ご査収下さいますようお願いいたします。

お目にかかって、お話をする機会をいただけたら幸いです。
何卒、よろしくお願い申し上げます。    敬具


             記
        1.履歴書    1通
        2.職務経歴書 1通

                      以上

添え状をパソコンを使って作成する場合であっても、手書きで作成する場合であっても同じような書式で書きます。

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