本日は、“報告”について考えてみたいと思います。
報告とは、「ある任務を与えられた者が、その経過や
結果などを述べること」です。
そして報告は、求められてするものではありません。
それ自体が重要な業務のひとつで、それを怠ることは、
重要な業務遂行違反であるとの認識が必要です。
あるべき報告がなされなかった際、ことによっては
組織を危機に陥れるような状況を見逃してしまう恐れ
さえあります。
私は、「報告されている内容によって問題が起こった
ならば、それはその報告を見逃した私の責任。しかし
報告されていない内容によって起こった問題はあなた
の責任。その内容はあなたが問題とは気付かない場合
もある。だからこそ、より多く、より詳しく報告する
ように」と伝えています。
一方で、報告はリスクを回避するためばかりではなく、
報告をする者にとって大きなメリットがあります。
特に、報告書などの文書で残すことに価値があります。
第一に、「備忘記録」になります。人間は忘れる生き物
です。忘れてはいけないことまでも忘れてしまいます。
しかし、報告書が残っていれば、いつでも振り返ること
ができます。
第二に、「段取り」が立てやすくなります。報告書を
書こうと思うと、頭の中を整理しなければなりません。
その整理の中でやるべきこと、やっておいた方がよい
ことなどがまとまり、段取り力を高めることができる
のです。
第三に、「アドバイス」を受けやすくなります。報告が
なければ当然ですが、口頭での報告ではどうしても漏れ
・抜けがありますし、報告した人からしかアドバイスを
受けることができません。しかし報告書が残っていれば、
それを読んだすべての人からアドバイスを受けることが
できるようになります。
第四に、「引継」が楽になります。私もお客様や業務を
引き継ぐことがありますが、「2年分の報告書を読んで
おいて。わからないことがあったら聴いてね」で終わり
ます。実に効率的な引継を実現することができます。
また、仕事を引き継ぐ人にとってとても有効な「与件」
となります。与件とは「他から与えられること。また、
そのもの。特に、解決されるべき問題の前提として与え
られたもの」です。まさに引き継ぐ人にとっては宝物
なのです。
さらには、仕事を与える側の人にとっては「安心」を
得ることができます。指示した内容がきちんと実行され
ているか、期待通りの成果が出ているかが、報告書に
よって把握することができるのです。
いずれにしても報告は、組織にとってなくてはならない
財産であるとの認識が必要です。
ぜひより多く、より詳しく報告する習慣をつけていき
ましょう。
