本日は、“段取り”について考えてみたいと思います。

 

段取りの良し悪しは、何で決まるのでしょうか?

 

まずはダメなケースを通して、段取りのポイントを

検証してみましょう。

 

Aさんは、得意先であるB社に訪問した際、2週間

後に大口案件の提案をする約束を取り付けることが

できました。

 

これが決まれば、今年の目標は達成です。

 

Aさんは意気揚々と手帳に訪問日を書き込むとともに、

1週間前に準備の予定を入れました。

 

しかし準備する予定の日は業務が立て込み、できず終い。

 

その後も「明日やればいいか」と先延ばしを続け、結局、

訪問前日まで全く手を付けることができませんでした。

 

自分で決めた業務の納期、すなわち“自分納期”が守れな

かったのです。

 

さらに準備を始めてみると、B社社長との話がどのような

内容であったか、その詳細がなかなか思い出せません。

 

「ああ、報告書を残しておけばよかった」と大後悔。

 

結局、ありていの提案しかすることができず、受注に結び

付けることができませんでした。

 

ではどうすればよかったのでしょうか?

 

まずは業務発生時点で段取りをします。

 

今回のケースでは、B社訪問後すぐ、ということです。

 

その段階で、事前に

□聴いておくべきこと

□伝えておくべきこと

□依頼しておくべきこと

□やっておかなければならないこと

□調査・検討すべきこと

□根回し・交渉すべきこと

を棚卸し、それらをきちんと手帳に落とし込みます。

 

これを“ToDo”するといいます。

 

日々の業務では何が起こるかわかりませんから、

“ToDo”はできるだけ早いタイミングで実施し、

かつ、自分で設定した納期を必ず守るようにします。

 

もちろんできない日もあるでしょう。

 

そうであっても、必ずその時点でスケジューリング

し直すことが肝要です。

 

また業務を進める中で工夫した内容は、それ以降の

業務にも、また他の人にも参考になるように、定型

化・標準化できれば最高ですね。

 

まとめますと、次のようになります。

 

①業務発生時点で段取りする。

 ②早いタイミングでスケジューリングする。

 ③漏れなく“ToDo”に落とし込む。

 ④報告書を残す。

 ⑤工夫した内容は、定型化・標準化する。

 ⑥“自分納期”を守る。

 

リーダーは、何事にも他者の模範にならなければ

なりません。

 

“段取り力”の達人となって、仕事の進め方に対しても

範を示していただきたいと思います。