2009年04月06日

代理で書くメール< 代理のメール >VOL.1027

今週は、上司の代理でメールを送る際の留意点について考えます。
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 仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法  < 代理のメール >
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                           メールの代筆

 読者のかたから次のようなメールをいただきました。
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 ここ数日の間に何度も困ったメール作法があります。
 それは、『上司から依頼された代筆メール』なのです。

 上司から「この名刺の人に、このファイルを添付して送っといて」と
 頼まれることがちょくちょくあります。

 お送りする相手の方とは面識がありませんので、
 私が誰で、上司から頼まれてお送りしている…ということを
 できるだけ簡潔に、なおかつ丁寧な文章で書くよう心がけています。

 現在、件名は「○○を添付しています(××事務所)」とし、
 本文に「○○(上司の名前)から指示を受け〜・・・」と書いています。
 他にスマートな書き方があるのではと思うのですが…。

 とても気を遣い、時間もかかってしまいますので、
 このタイプのメールにも自信が持てるようになりたいです。
 よろしければご教授くださいませ。
                          (読者 Y.Kさん)
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 私自身は、上司の代理でメールを送るという経験はないのですが
 対面した相手と同じ会社のかたから代理のメールを受け取ったことは
 何度かあります。

 最近、そうした代理のかたからいただくメールが
 増えてきたように思います。

 おそらく、文書やデータのファイルを管理している担当者や部門が別にあり、
 直接、そうした管理者や部門から情報が送られてくることが
 多くなったからかもしれません。

 Y.Kさんからのメールと時期を同じくして、他の読者のかたからも
 対外的に代理でお詫びのメールを送ることになり、困った
 という旨のメールをいただいています。

 状況はいろいろあると思いますが、
 上司の代理や担当者の代わりにメールを送信するというケースが
 少なからずあるようです。

 基本的には、Y.Kさんが書いている対応で問題はないと思いますが
 今週は、代理メールで気を付けるポイントなどを紹介していくことにします。



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 【しごび】か ら お 礼
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kamigaki2005 at 09:35│Comments(0)TrackBack(0)このエントリーをはてなブックマークに追加 Clip to Evernoteメール作法 | ビジネスメールの心得

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