2012年03月21日

代理で返信する場合< 読者からの質問(2)>VOL.1686

今週は、読者のかたからの質問にお答えします。
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 仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法  < 読者からの質問(2)
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                         代理で返信する場合

 <読者からの質問>------------------------------------------------

 得意先から打合せ依頼のメールを受信し、
 上司不在時の代理送信したとき、次のメール文を送信しました。

 「いつもお世話になりまして、ありがとうございます。
  佐藤が午後から休暇を取っておりますので、
  代わりにメール送信いたします。

  14日(水)の件ですが、午後2時頃 御社へ伺います。

  また、明日は佐藤が休暇を取っておりますので、
  何か連絡がございましたら、携帯電話へお願いいたします。」

 上記のメールで
 「佐藤に確認に致しましたところ〜」など
 文章に追加したほうがよいでしょうか。

 また、携帯電話への連絡が可能という旨を伝えたいのですが、
 上記のような文面でよろしいでしょうか。

                          (読者 H.Kさん)
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 打ち合わせの日程の件、携帯への連絡の件
 いずれも客先への文面としては少々そっけない印象があるので
 少し文章を補ったほうがよさそうです。例えば…

 「いつもお世話になり、ありがとうございます。
  佐藤が本日午後から○日まで休暇のため
  代わりに神垣が返信いたします。

  14日(水)の打ち合わせの件について
  佐藤に確認いたしました。
  午後2時頃 御社へ伺いますので、どうぞよろしくお願いいたします。

  佐藤へ至急の用件等ございましたら
  休暇中も携帯電話で対応可能ですので
  ご連絡いただければと存じます。」

 ポイントとしては…
 ・休暇がいつからいつまでかを示す
 ・代返をする自分の名を名乗る
 ・打ち合わせの日程について、上司(佐藤さん)に確認した旨を
  相手に伝える
 ・休暇中も携帯電話で対応可能の旨を相手に伝える

 文面は少し長くなりますが
 代返でも自分の名を名乗り、上司とやりとりした旨を伝えるようにすると
 相手も「確かな情報」と捉えることができ
 安心するのではないでしょうか。



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 【しごび】 の お す す め
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kamigaki2005 at 09:30│Comments(0)TrackBack(0)このエントリーをはてなブックマークに追加 Clip to Evernoteメール作法 | 読者からの質問

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