カンパネの業務において

昨年から数か月で社内のITツールが大幅に変化しました。



在宅や社外でも業務が出来る想定のPC、現場での活用にタブレットの導入、

社外にデータを持ち出さずにクラウドの活用などによって、ツールを使いこなす側もかなりのスキルが要求されるだろうと思います。



そこで保存データの話なんですが、

社内でのサーバー内には明確に使用目的別に保存するフォルダが整理され定まっております、

クラウド活用において使い始めて間もないためか、
自分にわかりやすく分類し保存している方、ランダムに保存している方、
テスト的にデータを保存しているか方など運用方法がまだ定まっていないように見えます。
つい先日クラウド上に他の共用資料(制限はあるが)も移動することになりました。



しかし、保存が出来るからといってすべてのデータを保存やランダムに保存していては、必要なに時にどこに保存しているか探す時間を無駄に浪費してしまいます。



フォルダ構成のルールをサーバーと同じように設定することになっていますが、

独自の判断でフォルダを増やし作成してしまうと、

どんどんデータ(フォルダ)が増え、「どこに何があるのか分からない」という状況になり、
運用を続けるほど情報量が多くなり検索にかかる時間が長くなってしまします。



フォルダ構成のルールをサーバーと同じようルール化し設定することで、
データの保存場所が分かりやすくなり、情報検索にかかる時間を短縮できます。
短縮できた時間を本来の業務に取り掛かることが出来ますので、業務効率化とデータの整理整頓になります。




最近私もデータ・書類の整理にとりかかっています。

整理をしていて、何年も前の書類が、よく使用する自分の保管場所の多くのスペースを陣取っていました。
電子化し、所定の場所に保存するように心掛けています。



保存する場所が増えても定期的にデータの整理整頓をしながら、快適な業務環境を維持できることで、
時間の浪費を最小限に削減出来ることがエコにつながると思い、継続していこうと思います。


MM