皆さん、こんにちは！

でてきたお腹を引っ込める為に筋トレを始めたブログ担当のMです。
筋トレといっても毎日腹筋40回と背筋20回だけですが、ここ1か月の間　続けていると、段々とパンツのゴムに肉が乗っかる感じから解放されてきました。


さて、今日は弊社のIT事業部が開発・販売しております文書管理ソフト「デジタルドルフィンズ」について書きたいと思います。


弊社では3S活動（整理・整頓・清掃）に力を入れて取り組んでいますが、場所の3Sだけではなく情報も3Sが必要ということで生まれたのが弊社内でも大活躍のデジタルドルフィンズです。

デジタルドルフィンズはグーグル検索のように検索枠にキーワードを入力することで関連付けられた書類を検索できるシステムです。

書類をスキャンしてサーバーに登録するのですが、ここで重要となるのは書類を検索するには検索するためのキーワードが必要ということです。

キーワードを適当に付けてしまうと検索するときに探し出すことが出来ない、あれかな？これかな？と何度もキーワード入力を試さなくてはならない、それを防ぐ為に何個もキーワードを入れておく。。。
といったことが起きてしまい結果、不便を感じて使わなくなってしまいます。

ブログ用2020.7.30

デジタルドルフィンズの良いところはいちいち検索キーワードを覚えておかなくてもいいところだと私は思います。

どういう事かといいますと、運用段階で検索に必要なキーワードを「取引先・受注番号・図面番号・書類名」といった項目でカスタマイズしておきます。

当然この項目を何にするのかは部署によって変わってくるので、グループのタブで部署ごとにカスタマイズすることが可能です。

また、例えば書類の中でもどんな書類があるのかをマスター登録することができるので検索キーワードを容易にルール化することができます。

運用段階で会社・事業部ごとに入念にキーワードを定型化しカスタマイズすることで　例えば「○○会社の見積書」といった風にタブを選択して絞込むだけで検索ができてしまうのです。

ここまでカスタマイズできていると登録時にも役立ちます。

デジタルドルフィンズには一括登録の機能がありますので　先ずは大まかな項目だけをざっくりと選んで仮登録し、あとは個々のファイルを修正し本登録していきます。
そうすることで登録時の入力業務も減らすことができるのです。

いろいろと書きましたが、何を言いたいかといいますと、便利な道具も使い方次第だと私は思います。

そういった意味では、各会社のニーズに合わせて柔軟に対応できるため、デジタルドルフィンズは使い方によって各段にパフォーマンスを高められるソフトだと　あらためて感じております。

https://www.digitaldolphins.jp/