メールの超プロが教えるGmail仕事術、樺沢紫苑

いい本を見つけました。
Gmailのものすごくよくできた攻略本です。
Gmailというのはグーグルの提供するウェブ・メールで、おそらく世界で最も使われているクラウドでしょう。
僕もGmailを使っているのですが、ちょっと今までのメール・ソフトと設計思想というか哲学が異なっているし、非常にたくさんの機能があるので、うまく使いこなせていないのではないかというフラストレーションを感じていました。
この本はGmailの様々な機能を解説するとともに、ビジネスへの応用の仕方が非常にわかりやすく紹介されています。

著者は精神科医で、メルマガを15万部以上発行するまさにメールの達人で、さらに一日に膨大な数のメールを処理しなければいけないビジネスマンでもあります。
(僕は著者のメルマガを読んだことはありませんが)
だからGmailの使い方だけでなく、メールのビジネス・マナーなどとても的を射たアドバイスが多数掲載されています。

僕も一日に膨大な数のメールを処理しているのですが、ビジネスでメールの使い方が下手だとかなり損すると思います。
僕が特に気をつけてほしいことはみっつです。

1.内容を見ただけでわかるタイトルをつけよ

タイトルに「ありがとうございます」とか「よろしくお願いします」とか「会議の件」とかあると、たいへん印象が悪いです。
僕は一日に100通以上はメールを受け取って処理していますが、受け取るメールの多くはCCやメイリング・リストなどで届いているだけで実際には重要ではないものです。
こういうタイトルだと、何のアクションもしなくていいメールだと思われて一旦見過ごされると大量のメールに埋もれて行方不明になります。
また、非常に検索しづらいし、そもそもメールの内容がタイトルからわからないというだけで、受信者の時間を相当無駄にします。
人の時間を大切に扱えない人は、ビジネスでは大変嫌われます。

「5月9日19時のツイッター・セミナーに関して(藤沢数希)」「2010年5月ブログ分析レポート(藤沢数希)」みたいな感じで、固有名詞と日時を入れて簡潔にタイトルとつけるといいでしょう。

2.長いメールは書くな

だいたい長いメールを書くときというのは、批判したいんだけど気を使って非常に婉曲的にいったりとか、直接はいえないんだけど微妙な気持ちを伝えたいとか、そういうニュアンスを表現したいんだと思います。
断言しますが、メールではそういうニュアンスは伝わらないし、ほとんどの場合、非常に誤解されます。
メールが長くなってきたら、間違ったことをしていると思った方がいいです。

3.3分以内に処理できるメールはその場で処理する

メールを受け取ると、どういうアクションを起こさなければいけないか考えるのですが、1、2分で返事を書けるなら、いついつまでに返事をだそうとスケジューリングするよりも、その場で返事を書いたほうが時間効率が高いです。
スケジューリングを考えるだけで、1、2分かかるからです。
メールのコミュニケーションは、質より量というか、質よりスピードです。

それではみなさんも世界最強のクラウドであるGmailを使いこなしましょう。