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分譲マンションの管理において、頭の痛いのが、自分は住まずに、「賃貸」など、他人に貸している「外部居住区分所有者」の存在。
これはなかなかに大変。
賃貸で借りている住民の「民度」が低い、貸している人は管理組合運営に興味を持たない、という「質」の問題も大きいけど、まずは、今日は「事務的」な話。

私個人としては、外部に住んでいる区分所有者(管理組合組合員)に関しては、「役員にならなくていい」(これは最近、改正の兆しがある)「組合活動を何もしない」ということもあり、「住んでいる組合員と、同じ、管理費ってのはおかしいだろ」と思っている。だって、「不公平」だもん。

はっきりいって、外部の人は、通常の月額管理費プラス1000〜2000円の管理費にしていいと考えている。

私の知っているマンションでは、外部居住組合員が増えた時に、外部に対しては、通常の管理費の他に、「組合運営協力費」という名目で、別途費用を徴収するようになった。金額は1500円前後。これ、妥当だと思う。
管理費としたときに、差が出るのはおかしいということで、こういう名目にしたらしいが、これでいいんじゃないかと私は賛成。

この制度の導入の際の理由付けにされたのが、事務経費のことだった。

例えば、ちょうど今、うちのマンションも定期総会の時期なので、総会資料を全組合員に配布したんだけど、マンション内にいる人には、集合ポストに入れればそれで完了。
だけど、外部の人に対しては、「名前をリストアップする」「最新の住所を確認する」「資料を封筒に入れ、内部用とは別にする」「その封筒には、外部用に1枚別に書いた、”返信用封筒に入れて返送願います”という紙を同封する」「返信用封筒を用意して、同封する」「その返信用封筒には80円の切手を貼り付ける」「そして、外部の人たちの住所を手書きで書いて、郵便で送る」「総会資料はけっこう重いから切手代は200円はかかる」といった手間がかかる。

また、当然、返送が来るわけだけど、「届いた封筒を開封して、中身を取り出して、他の内部の皆さんの出欠票といっしょにする」。という手間もある。

それから、外部の人って、管理組合になんの連絡もなく、引っ越すこともあり、送った郵便が「あて先不明」で戻ってくることもある。こうなると、店子の賃貸入居者に聞いて、「おたくの大家さんの最新の住所はどこですか?」と調べる作業も加わる。

とにかく、総会の時は大変なんだよ。外部の人に対する仕事が。

また、管理費の支払いに関しても、うちのマンションみたいに、「地元の取引銀行1行限定で、そこに口座を作らないといけない」というシステムの場合、外部の人は、「そんなところに口座を作るのは嫌だ。自分で好きに振り込む」という人がいて、わざわざ自分で手数料を負担して振り込んでいる人がいる。(これは管理規約の違反行為なんだけどね)
そういう人は滞納が多い。滞納すると、その人向けに、また、郵便で督促状を毎月送らないといけない。この切手代だってタダじゃない。

そして、困ったことに、こういう事務にかかる費用はすべて管理会社持ちなのである。
高額滞納者に対する内容証明郵便の送付なんかの特別な場合は、その切手代を組合が負担してくれるんだけど、通常の送料なんかは全部管理会社の負担。
かといって、「外部の人が増えたので、管理委託費を上げてください」とは言えない。

つまり、外部組合員が増えれば増えるほど、管理会社の利益は減るのである。

というわけで、実は、昨年、担当フロントと相談をした。
「外部の人なんか、一部の人しか返送してこないんだから、返信用封筒に切手なんか貼る必要ないでしょ。やめようよ」
「そうだね、やめますか」
という決定になった。無論、これは理事長には言ってない。

なお、特別決議の議案のある場合は、外部の人の票もあてにしないといけない場合があるから、「その時は切手を貼りましょう」ってことにした。
これで1600円の節約になる。セコイけど、西川キヨシ並みに小さなことからコツコツ節約しないと。

そういうことになったんだけど、なんと、今年は・・・・
うちの会社の事務の女性のミスで、「返信用封筒自体を同封するのを忘れました」とのこと。

なんで、これが発覚したかと言うと、外部の人の中で、わりと近所に住んでいる人が、このマンションに直接「出欠票」を届けにきたのである。「あれ、なんで来たんですか?」と私が聞くと、「だって、返信封筒がなかったから。まあ、近くだからこのほうが簡単だけどね」という会話でわかり、会社に聞いて調べてもらったら、同封を忘れた、ってことが判明。

重大ミスだけど、まあ、通常決議議案だけの今年は大丈夫だろ。ってことにした。
ひどい管理会社だけど、勘弁してください。

さて、内部の人向けに、「期日までにちゃんと出欠票を出してください」っていう啓蒙活動をがんばらんと。

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