HRM トーク 2022年10月号 州をまたいで働く完全リモート従業員への対応

コロナ禍を契機としてアメリカをはじめ世界中にある多くの企業でリモートワークが新しく導入され、コロナ禍がほぼ収束した現在に至っても依然リモートワークはニューノーマルとして従業員の働き方にすっかり定着した感が見受けられます。日系企業様での採用面接の中でも、先日も応募者の方からほぼ毎回のようにリモートワークのオプションはありますかという質問を受けると日本人採用マネージャーの方は苦笑いされていました。コロナ禍のロックダウンなどの措置に際してはいやおうなしにリモートに移行していた企業の多くは現在オフィス勤務に戻しているところだと思いますが、それでも完全にオフィス勤務に戻すことはいまだ難しいところがあり、現実的にはオフィス勤務とリモートの折衷型、つまりハイブリッドワークを認めているところが大方の模様です。

 

どこの企業も既存従業員からの離職率の高さとアフターコロナの業務回復期にあって、人員の増強を図りたいのは積の山なのですが、募集をかけても応募者さえも集まらないというため息交じりのお話を日系企業様からは耳にします。業種や業務によっては、リモートで働いてもらえるという選択肢もなく、現場に出ることが要求されるポジションであるほど、求人を埋めるのに大変なご苦労をなされておいでです。逆に職探しをしている応募者の方はリモートで働ける企業や職種を求めて他州にある応募者から見れば遠隔地に位置する企業にも自身のレジメを送りつけてまいります。100%リモートでも働くことの出来る職種やポジションであれば、住んでいる場所を問わないことになりますから、千載一遇の巡り合わせということも可能性として出てはきます。ですが、現実問題としては制度面でいうとかなりハードルが高いということも申し上げられます。

 

応募者が住む地域が会社の位置する地域から遠く離れているということは、まず州をまたいでいるということが出てまいります。そうなりますと、そこで州が異なることによって、管轄を受ける州の法律体系や徴収する税金体系も異なってくるということになります。つまり、法律や税金は会社オフィスが所在する州ではない、他州に住む従業員は、その従業員が住む州の体系に従わなければならにというのが原則ルールとなります。これは会社にとってはコンプライアンス上、大きなしわ寄せがそこに発生することになります。国土の広いアメリカは地域によって分断されてきた歴史があります。最近は特に二大政党による政治的な国の分断が特にその亀裂を際立たせています。そうなりますと、連邦法というアメリカ全土で適用される法律はあっても、各州ごとに制定された50州それぞれの異なる州法によって現実的に各州は統治されていることになります。

 

たとえば保守的なテキサス州に本社を構える日系企業があった場合、完全リモートで働く従業員がカリフォルニア州やニューヨーク州に住んでいたら、それらリモート従業員はテキサス州の法律ではなく、カリフォルニア州あるいはニューヨーク州の法律に準拠した雇用でなければならないということになります。その場合、カリフォルニア州やニューヨーク州にはテキサス州にはない、従業員保護のための多くの法律が制定されています。テキサス州だけを考えればそのような法律への配慮をする必要などはとりわけないのですが、カリフォルニア州やニューヨーク州に住んで、そこで仕事をしている従業員にはテキサスの法律の適用だけでは不都合や不公正、さらにコンプライアンス上での問題が出てくることになります。

 

あえて理想を申し上げるのであれば、カリフォルニア州やニューヨーク州に住んで完全リモートで仕事をする従業員がいる場合、その人たちのためのその州の法律を網羅した従業員ハンドブックを作って手渡しておくことが模範になります。ですが、各州一人あるいは二人程度しかいないリモート従業員のためにそこまでする必要が本当にあるのだろうかということになりますと、確かに考え込んでしまうところがあります。コロナ前まではこのようなリモートワークをする従業員が他州にいて、その対応をどうしたらよいかというようなご相談を受けることはほぼ皆無でした。ところが今日ではそのようなご相談は日常的にお受けするようになりました。さらにコロナ禍を機にしてあえて感染拡大をしている都市部から他州にあるのどかな田園地帯に移り住んで、完全にリモートで働く従業員もそこそこ出てきているわけです。

 

他州に住んでいてそこでリモートワークをする一人の従業員のためにその州に合わせた新たなハンドブックを作るべきかどうか、確かに非常に悩ましい課題だと思います。ですが弊社の日系企業様の中には支店オフィスおよびリモートワークをする従業員が全米で8つの州にまたがっているクライアント企業様がいらっしゃいまして、そのクライアント様は8つの州の法律に適合するために8つの異なる各州独自のハンドドックを弊社にご依頼されお作りされたというケースがございました。さらにその後も全8州のハンドブックすべての見直しも定期的になされておいでで、弊社でご対応を続けさせております。その結果、どのような違いが出てきたかと申しますと、各州ごとの法律に見合ったハンドブックとなっておりますので、各州で働くリモートを含む従業員からの会社に対する満足度や納得度が改善され、会社への苦情やクレームが大幅に減ったことが分かりました。

 

確かに8つの異なる州に準拠する8つの異なるハンドブックを作るのは大変な労力と時間とを要しますが、そのリターンは確実にあるものだと申し上げられます。各州の法律はコロナ禍を通じてますます従業員側の立場を際立たせた従業員寄りの法律に舵を切っていることが分かります。つまり、州独自にもっている特徴を法律で具現化しようという姿勢が明確に打ち出されています。そうなりますと、他州で働く従業員を抱える企業は好むと好まざるとにかかわらず、他州で働く一人のリモート従業員のためにハンドブックの作成や見直しから対応していく必要性が今後ますます要求させられていくことが予見されるところかと察せられる次第であります。

 

《記事執筆》

Ken Sakai

President & CEO

Pacific Dreams, Inc.

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www.pacificdreams.org

HRM トーク 2022年８月号 セクハラ防止トレーニングは継続しなければならない

皆様もご存知のとおり、アメリカにあるいくつかの州では従業員にセクハラ防止トレーニングを必ず提供しなければならないと定める法律を制定しています。たとえば、カリフォルニア州やニューヨーク州、そしてイリノイ州などの州が該当します。これらの州に会社のある日系企業様は恐らく州法の要請に従いまして、セクハラ防止トレーニングを社内で実施しているのではないかと察します。ですが、本日の記事ではこれらセクハラ防止トレーニングは会社で1度やればそれでもうおしまいというものではないというところを取り上げてみたいと思います。

 

州法によって違いがあるのですが、カリフォルニア州ではトレーニングは2年に1回、ニューヨーク州とイリノイ州では毎年トレーニングを実施しなければならないとしています。また、新規入社の従業員に対しては、最初の3ヵ月間で一度提供するということが義務付けられています。つまり、セクハラ防止トレーニングは1度やればそれで終わりではないということです。毎年あるいは2年に一度、継続してトレーニングをしていかなければならないと定められているのです。そこで、この記事をお読みの日系企業で働く皆様にお尋ねしたいのですが、これら法律の規定に従って毎年あるいは2年に一度継続してトレーニングを果たしてお受けになっていらっしゃいますでしょうか。

 

州法でトレーニングを義務付けている州の労働局や監視当局は、州のウェブサイト上でセクハラ防止トレーニングのビデオをアップしてくれています。トレーニング自体、何も対面で行うことまでは義務付けられていませんので、媒体はビデオや録画であってもそれはかまわないことになっています。ですが、それらビデオは特にアップデートして毎年新しく更新されているわけではないようですので、翌年のトレーニング時期になっても、まったく同じビデオがアップされているだけで、それを再度見させてその年のトレーニング終了ということになるのでしょうか。そしてまたその次の年も同じビデオを見るという繰り返しになるのでしょうか。

 

確かに単に法律に従うという観点からすると、従業員に同じビデオを毎年見させることであっても、それはそれでトレーニングをしたことになるという解釈は維持できるかと存じます。ですが、いくらなんでもそれでは（昔の諺で恐縮ですが）「仏を彫って魂入れず」ではないかと言われても仕方ないと思われます。トレーニングを受ける従業員の人たちにとっても変わり映えのしないビデオを毎年見させられるだけでは、新鮮味はなく、新しく学ぶところはほとんどないかもしれません。つまりトレーニング自体の効果自体かなり疑わしいところがあり、トレーニング本来の目的や意義が果たせていないように感じられます。

 

セクハラ防止トレーニングを継続していく上で、毎年同じビデオの繰り返しではいくらなんでも脳がないといわれても反論できないところです。会社としてせっかく従業員に提供するトレーニングである以上、トレーニングを受けることで新しい学びや気付き、そして職場でのお互いの配慮が生まれることを期待できるようにいたいではないですか。セクハラ防止トレーニングを提供している外部のトレーニング会社やコンサルティング会社はそこそこありますので、そういった外部のリソースを使う、そして何より肝心であることは毎年内容の異なったトレーニングを従業員に提供し、飽きさせることがにように、トレーニングを従業員への新鮮な学びの場にしつづけることではないかと申し上げられます。

 

セクハラはいまや単に職場で働く男性と女性の従業員の間だけに限定される問題なのではなく、社内外にいらっしゃるLGBTQ+ の人々へのハラスメントも含めたより包括的で広範でしかも多様性を有した喫緊の課題であり問題となっています。何年も前に受けたセクハラトレーニングとおのずとまったく同じ内容ではあってはおかしいわけです。社会はダイナミックに動いていますし、法律やルールは常時修正されたり、追加されたりします。必ずしもセクハラ防止トレーニングに限るわけではないのですが、会社が従業員に提供なされるトレーニング内容もそれらの動きや機微な部分をキャッチした最新のものであるべきものだと考えます。

 

《記事執筆》

Ken Sakai

President & CEO

Pacific Dreams, Inc.

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www.pacificdreams.org

HRM トーク 2022年7月号 COVID-19 に感染した従業員に対するアップデート

COVID-19の変異種であるオミクロン型のさらに亜種BA.5による感染で日本は第7波の感染ピークを迎えており、ここアメリカでも新規感染者の80％は変異種の中で感染力がもっとも強いと考えられるこのBA.5によって感染者数および入院患者数とも全米各地で確実に増え続けております。もはや皆様の日系企業で働いている従業員の中でも、新規感染者がいつ出てきても不思議ではない状況だと申し上げても過言ではないでしょう。そこで今回は従業員の中で感染者が出た場合の対応の仕方について再度アップデートをはかり、ご参考としていただけましたら幸甚です。

 

まず最初にお断りしておきますことは、以下に書かれてあります感染者対策の内容は基本的にCDCから出されているCOVID-19のガイドラインをベースにしてはおりますが、州（あるいは州の中でも一部のカウンティ）にある公衆衛生監督局によってはCDCのガイドライン以上の基準が設けられているケースもあり、すべてが全米で一律に適用されているというわけでは決してありません。この辺のところが少なからず皆様にとっても煩雑で容易に混乱を招く要因になっている側面ではないかと察せられます。またCDCのガイドラインは必ずしも法的執行力を持つものではなく、ですので法規制という性格のものではないということも念頭に入れておいてほしいと存じます。

 

まず従業員の中にコロナ感染の兆候が見えたため、PCR検査あるいはFDAが承認し認可している市販の簡易キットによる検査結果で陽性が出た場合は、その日から数えて少なくとも5日間の自主隔離期間を要するため、その間の職場への出社は原則禁止となります。5日が経過した時点で再度検査を受けその結果が陰性に変わった際には、他者に感染しやすい期間は終了したと判断されますので、コロナの兆候が緩和し、解熱剤を使わずに平熱が24時間維持されて、はじめて職場への出社復帰をマスク着用を義務付けた状態で認めるという手順になります。もし5日目が経過した時点で、兆候が緩和されていても再度検査を受けなかった場合には、トータル10日間までの自主隔離を継続してもらわなければなりません。

 

コロナの検査に関しては、地元にある大手薬局チェーンまで予約を取って出向けば健康保険に加入している限り無料で提供してくれるところがほとんどではないかと思われます。一方で市販の簡易キットを用いる場合には、検査結果が出た日時および写真が取れるもの、あるいはデジタルの検査報告書が有用であることが条件となっています。それらの検査エビデンスが取れないものは基本的には認められないことになっていますので、従業員には事前に伝えておく必要があり、会社は検査結果のエビデンスの提出を従業員に求めなければなりません。

 

次に濃厚接触者の場合ですが、兆候が出ていない限り、そして検査結果で陽性が出ていない限り、自主隔離は必要ではなく、マスク着用をした状態で職場への出社を続けることが許されます。ここでもコロナの検査を受けてもらうことが非常に重要な要件になりますので、会社は対象となる従業員に対して通常の勤務時間中であったときにも1回2時間までの賃金支払いを行い、検査を受けに行ってもらうことを強く奨励してみてください。（ただし、週末などの勤務時間外での検査については、賃金支払いの限りではありません。）

 

ここでひとつ日系クライアント企業様からいただいたご質問についてシェアさせていただきます。その企業様ではひとりの従業員から、どうもご自身のお子さんから移され、コロナの兆候ならびに検査結果も陽性であったという連絡が朝一番でHR担当者に入りました。HR担当者は間髪入れず私への質問を投げかけてきて、もちろん名前を明かさないことを大前提に感染者が社内で出たことを他の従業員にも通知しなければならないかと尋ねられました。私もCDCのガイドラインを詳しく読み解いてみたのですが、そのような記述はどこにも見当たりませんでしたので、特に通知する必要はないと回答させていただきました。ただし、その後さらに調べてわかったのですが、カリフォルニア州の公衆衛生局であるCDPH（California Department of Public Health）から出されているETS（Emergency Temporary Standards）では感染者が出た場合は、会社は同じ職場で働く従業員全員に通知する義務を負うという要求事項が書かれてあり、もしその企業様がカリフォルニア州にあるのでしたら通知しなければならないということになります。

 

以上、従業員の感染に対応する手順について出来るだけコンパクトに記述してみましたが、ここまで読まれて別の疑問を持つ方がきっとおられたのではないかと思います。それは何かと申し上げますと、ワクチン接種者と非接種者とは対応を分ける必要があるのではないのかというご質問です。当初CDCもワクチン接種者と非接種者とでは隔離期間などに違いを設けていたのですが、最新のガイドラインにはワクチン接種したかどうかにかかわらず、同様の対応をするようにアップデートがなされています。会社側としてもワクチン接種の違いにかかわらず同じ対応がとれるのであれば、従業員の接種状況を管理する必要もなくなり、その分の煩雑さからは解除できることになります。

 

新型亜種であるBA.5はワクチンの免疫逃避性向が見られるという最新の研究結果も出されており、またワクチンを打ったからといっても免疫効果は6ヵ月を過ぎればかなり低減してしまうことも知られるようになってきたため、CDCもあえてワクチン接種かどうかを感染上での対応の違いにまで発展させることを断念した模様がうかがえます。ことほど左様に、今後とも新しく出てくる変異種によってはまだまだ未知の現象が生まれてくることが容易に想像され、その対抗策としても既存のガイドラインだけでは十分に対応するのが難しくなる局面も考えられる次第です。

 

コロナに対する皆様からの質問も尽きないのではありますが、紙面の関係で最後にもうひとつだけご質問をシェアさせていただきます。それは感染によって10日間の自主隔離せざるを得ない従業員が出た場合、その人の賃金補償を会社としてどこまですべきなのかというご質問です。シックリーブや有給休暇があれば、それらを適用することによって隔離期間中の賃金は100%カバーされます。ですが、入社してまだ間もない従業員やすでにシックリーブや有給をすべて使い果たしている従業員はカバーできるものが会社には残っていません。もし一部の州では義務付けられている短期障害者保険制度などがあれば、その適用がオプションとしては可能になると考えられます。ただしこれは州によってそのような公的制度があるかどうかによるところとなりますので、やはり一概には言えないところとなります。

 

会社としては、シックリーブや有給の前貸しをそのような従業員に許してもよいかもしれません。ですが、それについても一律でそうすべきだとお答えすることは差し控えさせていただきたいと存じますので、現実問題として発生した場合には、ぜひ個別相談としてケースバイケースでご対応していただくことになります。コロナ絡みのHRへのさまざまなご質問やご相談はいまだかつて経験したことのない前途の見えないチャレンジであると申し上げられるためです。

 

 

《記事執筆》

Ken Sakai

President & CEO

Pacific Dreams, Inc.

[e-mail]

www.pacificdreams.org