2011年04月07日

名刺交換から始まる! いまさら聞けない9の疑問 3

すでに基本マナーは身についているからこそ、
実はいまさら聞けないことってありませんか?

新しい部署に異動したり、取引先の担当者が変わったりと、改めて名刺交換をする機会が増える4月。名刺交換のマナーにふと不安を覚えたことはありませんか?
ビジネスにおいて、名刺交換は第一印象を左右する大事なコミュニケーション。あいまいになりがちな名刺交換の正しい作法をご紹介します。







Q1 印象に残る名刺の渡し方とは?

ご挨拶できる喜びや相手への感謝の言葉を添えて

お客様に自分を覚えてもらいたいという場合、名刺交換はとてもよいチャンスです。

「△△△の××××と申します」と社名、氏名を名乗ったあと、名刺交換できる喜びや相手への感謝の言葉をほんのひとこと添えるだけで印象度はグンとアップします。

たとえば「お会いできて嬉しく思います。今後ともどうぞよろしくお願いします」「貴重なお時間をいただき、感謝いたします。本日はどうぞよろしくお願いします」といった挨拶の言葉です。このとき、やわらかな笑顔も忘れずに。ベテランになると挨拶の言葉を省略しがちなので、そんな一言があれば、相手はとても新鮮でさわやかな印象を受けることでしょう。


 

Q2 前に名刺交換をしたことあるような……
そんな時、どのように挨拶すべき?

以前、会ったことがあるか丁寧に尋ねましょう

「失礼ですが、以前どちらかでお会いしたことがございますか?」とさりげなく尋ねるのがよいでしょう。これはマナー違反ではありません。以前名刺交換をしたことを忘れていて「初めまして……」と挨拶をすることのほうが相手には失礼な話です。

以前名刺交換をした相手で、そのことを覚えてくれていれば、このひとことをきっかけに「そういえば前回のお衣裳合わせででお会いしましたね」といった具合に会話の糸口が生まれます。反対に、初めて会う方なら「いえ、今日が初めてです」という返事があるはずですから、一瞬にして不安は解決します。


Q3 先方と同時に名刺を差し出した場合、先にもらうべき渡すべき?

訪問者や目下の人が先に渡します

名刺交換には「訪問者から先に渡す」「年齢や役職など目下の人から目上の人へ先に渡す」という順番があります。その際、目下の人は名刺を少し下げて相手に差し出すと謙虚な印象を与えることができます。

ただし、まったく同時に差し出した場合、強引に先に渡そうとするとぎこちなくなるので、こんな方法を取ってください。右手は自分の名刺に残したまま、左手で相手の名刺の左端を持ち、相手が自分の名刺を受け取ったらすぐに左手を添えて自分の方へ引き寄せるのです。

名刺は両手で頂くのが基本的なマナーですが、この場合、失礼にはあたりません。

Q4 相手が名刺を差し出して待っているのに、自分は名刺入れを探してバッグをゴソゴソ。そんな時はどうする?

 ひとまず、先方の名刺を受け取りご挨拶を

名刺入れを先に準備しておくことが名刺交換の原則ですが、こんなケースでは名刺を差し出している相手を待たせること自体がマナーに反します。ひとまず先方の名刺を「頂戴します」と丁寧に受け取りましょう。その際、自分の名刺を差し出さなくても「わたくし、△△△△の××××と申します」と必ず挨拶してください。

そのあとで落ちついて名刺入れを探し、相手に名刺を渡す際に「先程はたいへん失礼しました」とひとことお詫びを入れてから、「改めてご挨拶します。××××と申します」と自分の名刺を相手に差し出してください。

Q5 一度に複数の人と名刺を交換する場合、挨拶する順番は?

役職が上の方から順に渡すのがマナーです

名刺入れを持ったまま複数の人と名刺交換をする場合、だいたいの枚数の名刺を事前に取り出し、名刺入れの上に重ねて持ちます。そうすれば次の人にすぐに差し出せます。また、相手からもらった名刺はその都度、名刺入れの下に入れ、手ではさむようにしていくとスムーズにいきます。

相手が複数いる場合、役職が上の方から順に渡すのがマナーです。また、自分の上司が同席しているケースでは、上司が先方の上役と名刺交換をすませてから行ってください。くれぐれも上司より先に先方の上役と名刺交換しないように。

Q6 名刺がない! そんな時の対処法は?

「名刺を切らしておりまして……」と謝り、帰社しだいお詫びの手紙を添えて郵送して

仮に名刺を忘れてしまったとしても、正直に伝えるのはNGです。信用をなくす可能性があるからです。また、複数の人に渡してなくなるということもよくあります。

どちらのケースでも、まず「申し訳ございません。ただ今、名刺を切らしておりまして……」とお詫びし、社名、名前を名乗ってください。オフィスに戻ったら、お詫びの手紙を添えて会社の封筒で名刺をすぐに郵送しましょう。

こういう事態を避けるために、手帳や財布など必ず持ち歩いているものの中へ予備の名刺を数枚入れておくとよいでしょう。

Q7 名刺を受け取るときに気をつけるべきこととは?

貴重品のように大事に扱い、必要ならば読み方を尋ねましょう

相手の名刺を貴重品のように大切に扱うことが基本です。

受け取ったら、まずその場で社名や肩書き、名前などに目を通します。難しい名前や複数の読み方のある名前の場合、「恐れ入りますが、何とお読みするのでしょうか?」と尋ねましょう。読み方を聞くことは失礼ではありません。

受け取った名刺は、相手が1人なら、名刺入れを名刺受けがわりにして、その上に載せておきます。複数の場合、座っている順番にテーブルの上に並べておくとよいでしょう。NGなのはすぐに名刺入れにしまうこと。相手は自分が大切にされていないと感じるので注意してください。

Q8 たまった名刺の、簡単便利な整頓術とは?

業種別や社名順、挨拶をした日付け順などでファイルに管理して

市販の名刺ファイルを使って整理するのが最も簡単な方法です。ポイントは自分の使いやすいように編集することです。ファイルを「業種別」や50音順の「社名順」、「○年○月分」など日付順に分け、各ファイルの表紙に「サービス業界」や「A〜K」「2011年3月名刺」などといった「見出し」を貼っておけば検索しやすいでしょう。

大きな名刺ファイルを使う場合は、付箋を使ってファイルの上や横から、これらの「見出し」が見えるようにしておくと検索に便利です。 余談ですが、こういったファイル術は、年末に年賀状を発送する際にも役立ちますよ。

Q9 名刺に、相手の名前の読み仮名や特徴を書きこむのは失礼?

名刺交換したその場で書き込むのはマナー違反

相手の名刺に、名刺交換をした日付や相手の特徴、名前の読み方を書き込むことは名刺の整理術のひとつなので、問題ありません。私もときおり、難しい名前の方には読み方をメモすることがあります。

ただし、名刺交換した直後にそれが仕事であるかのようにすぐに書き込みをする人がいますが、できることなら相手がいない場所でメモするのが望ましいですね。その理由は、相手が「自分の渡したきれいな名刺をすぐに汚された」「落書きされた」と不快に思うケースがあるからです。 名刺は「人格」の分身のようなものだと覚えておいてください。

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kmiu0711 at 10:00コメント(0)トラックバック(0)  このエントリーをはてなブックマークに追加 mixiチェック
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