前回のブログで「仕事形態」に関して書いたのですが、二人の方からコメントを頂きました。fctamさん、G3KSさん、ありがとうございます。今回のブログでは、お二方のコメントを基に会社で、または個人で仕事形態での「自分流」を作るために大事なポイントだと私が考えた事を書いてみますね。
在宅勤務はどうやったら上手く行くのか?
fctamさんは、前職でフレックス勤務を採用されていたようですが、その時には、
・書斎など在宅勤務での仕事環境の用意
・自宅環境での仕事以外の誘惑
の2点から、結構難しさを感じたと書かれていますね。確かに、朝から家で仕事をしようにも、家庭の事情から集中して仕事が出来る環境を用意するのが難しい方もいますよね。また、家にいればTVを見ようが、本を読もうが、何をしても自分を制する人はいませんから、時に誘惑に負けてしまう事があるかもしれません。こういう状況下で仕事を無理やりするくらいなら、いっそのこと環境の整っている会社に行ってしまった方が良いと言う考えになるかもしれませんね。一方で、混んだ電車に乗って会社と家を往復する通勤時間は無駄だと思う方もいる。(fctamさんは、その時間を有効活用する事で無駄にならない工夫をされているところが素晴らしいですね。
)ただ、ここでちょっと考えてみたい事があります。「在宅勤務⇒会社に出社せずに仕事をして良い」と考えると、何も家で仕事せずとも近くの図書館や喫茶店で仕事をしても良いわけですよね。(但し、いつでも連絡が取れるようにしておかなければいけませんが。)家が午後や夜になると仕事をしやすい環境になるのであれば、何も朝から仕事をしなくても良いかもしれない。また、仕事以外の誘惑に負けると言うポイントに関しては、ご自身の弱さと言う事もありますが、その仕事をやらなくても当面誰も困らない状況にある(と思ってしまっている)と言うようなケースもあると思います。何を言いたいかと言うと、在宅勤務のようなフレックス制度を導入する場合に最も大事なポイントは、
・仕事の成果物を明確にする
・仕事の期日を明確にする
事にあるのではないかと言う事です。極論を言ってしまえば、必要な時に連絡がとれさえすれば、後はどこでどんな仕事の仕方をしても構わない。期日までに必要な成果物をきっちり出しさえすれば。在宅勤務などのフレックス制度では、会社勤務のように会社に何時間いなければならないと言う拘束から、そして無駄な通勤時間から人を解放することが非常に重要な目的です。(危機管理や環境対応も現在のイシューですが。)そう考えると、上記のように制度を運用できれば良いと思うのですが、それがなかなか上手く行かない。その大きな理由は、「日単位での成果物の明確化」だと私は思っています。会社や仕事によっては、そもそも成果物自体が明確になっていないまま仕事をしている場合もありますし、成果物が明確になっていてもそれを日単位で管理しているところは稀だと思います。これが定義できないと、在宅で実施可能かどうかの判断もつきませんし、会社としても個人としても実務内容や仕事の仕方を管理できないでしょう。人にもよりますが、働く場所や時間をある程度裁量を持って仕事が出来れば相応のメリットが出ると思います。「成果と期日を明確にする」と言う事をどのように実践できるか、自分たちなりの工夫を皆さんも考えてみては如何でしょうか?
細切れの時間を有効活用する
fctamさんは、通勤時間を自己研鑽の時間にあてていると書かれていましたね。新聞や本を読む、あるいは自分で何かを考えるなど上手く通勤時間を利用している方は多いと思います。これは、個人の工夫のしどころですね。通勤時間だけでなく、仕事をしていると会議と会議の合間の中途半端な時間とか、外出時の移動時間とか、色々と細切れの時間が発生します。この時間を上手く使える人と使えない(使っていない)人では、1カ月、半年、1年・・・と長期的に見て行くと非常に大きな差が出ます。皆さんも、是非上手く活用して下さいね。活用するためのポイントとしては、
・通勤のような毎日恒常的に発生する時間では、基本的なルーティーンを作っておく事
・非定期に発生する時間では、次に時間が空いたら何をするかを常に考えておく事
が大事だと個人的には考えています。特に後者の非定期の時間は、予め考えておかないと細切れの短い時間は何もしないうちにあっという間に過ぎてしまいますからね。
また、このような時間の有効活用ツールも大事ですね。fctamさんは、スマホを最大限に活用してpodcastとevernoteの組み合わせで自己学習しているとの事。素晴らしいですね。最近のpodcatで何かお勧めはありますか?evernoteは、自分なりにどんな使い方の工夫をしてメモやスクラップを活用していますか?もし良かったら、共有して下さい。他の読者の方も良かったら、
・自分で使っているツール
・利用上の工夫
など、共有しませんか?こう言う事は、色々な人のアイデアを聞き、良いやり方をお互いに取り入れて行く事が非常に重要です。是非、是非、コメントして下さい。
ちなみに、私は現在iPadを色々と活用するようにしています。新聞、雑誌などは基本的にiPadで読み、サイトのマイページでクリッピングしています。また、仕事上必要なファイルなどもPDF化してiBooksで管理しています。キャビネットイメージで本棚を使って上手く情報を管理できますし、どこでもiPadさえあれば必要な情報を見る事が出来てとても便利ですよ。また、メモ書きにはFastFingaと7notesを使い分けています。両方とも手書きメモをデータとして保存するツールなのですが、とにかくメモだけ書いておきたい時はFastFinga、テキストを再利用可能なデータにしたい時は7notesを使っています。ま、iPadに関しては仕事術系の本も沢山出ているので、私よりももっと上手く使っている方も多いと思いますが、今のところ私にはこれで十分。でも、もっと良い活用術がある方は、是非教えて下さいね。
生産性を上げるためには何を考えるべきか?
最後に、G3KSさんがコメントしてくれた非常に重要なポイントに関しても触れておきます。G3KSさんは、そもそも生産性とは何かを明確にしなければ、世の中で「日本のホワイトカラーは生産性が低い」と言われているからと言って「生産性を上げよう」と言っても何も具体的な活動に結びつかないのではないかとコメントしてくれています。正にその通りですね。日本のもの作りは生産性が高いと言われていますが、これも企業や作っているものによって異なります。ホワイトカラーの生産性と言っても、やはり企業や業務によって異なります。大事なポイントは、
・無駄がないか
と言う事ですよね。無駄があったら、それをなくしたい。ちょうどタイミング良く、先週の日経で「しごと 再考」と言う特集を組んでくれたのですが、その第2回に正にこのトピックが取り上げられていました。ここでは、まず在宅勤務の効果を示す事例として
・時間内に仕事を納める意識が高まった(NTT持ち株会社社員)
・今まで必要以上に打ち合わせをやっていたような気がする(損保ジャパン社員)
のコメントが挙げられていました。更には、事務職にも製造同様の「カイゼン」が必要だと言う事例として、リコーとパナソニック電工の事例を挙げ、
・不要不急の会議をなくす
・会議の参加人数を絞る
・会議の時間を短縮する
ためのトップの言動や取り組み内容が簡単に紹介されていました。パナソニック電工さんでは、この取り組みを「シゴトダイエット」活動と呼ばれているそうですが、良いネーミングですよね。要は、無駄をそぎ落とす。しかし、その際には何が無駄かを定義できないといけない。そのためには、仕事の目的、期待される成果がまず定義されていないといけないのだと思います。これは、最初のポイントにも書きましたが、そもそもこれが定義出来ていなければ、必要な要因も工数も想定できませんから、そもそも生産性を議論する事も出来ないでしょう。アウトプットである売上や利益のみから感覚論で生産性を議論してはいけませんよね。皆さん個人、部署、会社でも、何が無駄なのか、何故それが無駄と言えるのか、何故これまでそうしてきたのか、と言った事を議論し、自分達流の「カイゼン」を実行してみては如何でしょうか?
働く場所、時間、周囲の人を含めた働き方に様々な工夫ができると、会社としても個人としても色々なメリットがあると思います。但し、その工夫の仕方は会社や個人によって異なる事は言うまでもありませんね。今は、このような議論をするいいタイミングなのかもしれませんから、皆さんも考えてみては如何でしょうか?
よろしければ「自分流」の工夫、是非コメントして下さいね。
在宅勤務はどうやったら上手く行くのか?
fctamさんは、前職でフレックス勤務を採用されていたようですが、その時には、
・書斎など在宅勤務での仕事環境の用意
・自宅環境での仕事以外の誘惑
の2点から、結構難しさを感じたと書かれていますね。確かに、朝から家で仕事をしようにも、家庭の事情から集中して仕事が出来る環境を用意するのが難しい方もいますよね。また、家にいればTVを見ようが、本を読もうが、何をしても自分を制する人はいませんから、時に誘惑に負けてしまう事があるかもしれません。こういう状況下で仕事を無理やりするくらいなら、いっそのこと環境の整っている会社に行ってしまった方が良いと言う考えになるかもしれませんね。一方で、混んだ電車に乗って会社と家を往復する通勤時間は無駄だと思う方もいる。(fctamさんは、その時間を有効活用する事で無駄にならない工夫をされているところが素晴らしいですね。
・仕事の成果物を明確にする
・仕事の期日を明確にする
事にあるのではないかと言う事です。極論を言ってしまえば、必要な時に連絡がとれさえすれば、後はどこでどんな仕事の仕方をしても構わない。期日までに必要な成果物をきっちり出しさえすれば。在宅勤務などのフレックス制度では、会社勤務のように会社に何時間いなければならないと言う拘束から、そして無駄な通勤時間から人を解放することが非常に重要な目的です。(危機管理や環境対応も現在のイシューですが。)そう考えると、上記のように制度を運用できれば良いと思うのですが、それがなかなか上手く行かない。その大きな理由は、「日単位での成果物の明確化」だと私は思っています。会社や仕事によっては、そもそも成果物自体が明確になっていないまま仕事をしている場合もありますし、成果物が明確になっていてもそれを日単位で管理しているところは稀だと思います。これが定義できないと、在宅で実施可能かどうかの判断もつきませんし、会社としても個人としても実務内容や仕事の仕方を管理できないでしょう。人にもよりますが、働く場所や時間をある程度裁量を持って仕事が出来れば相応のメリットが出ると思います。「成果と期日を明確にする」と言う事をどのように実践できるか、自分たちなりの工夫を皆さんも考えてみては如何でしょうか?
細切れの時間を有効活用する
fctamさんは、通勤時間を自己研鑽の時間にあてていると書かれていましたね。新聞や本を読む、あるいは自分で何かを考えるなど上手く通勤時間を利用している方は多いと思います。これは、個人の工夫のしどころですね。通勤時間だけでなく、仕事をしていると会議と会議の合間の中途半端な時間とか、外出時の移動時間とか、色々と細切れの時間が発生します。この時間を上手く使える人と使えない(使っていない)人では、1カ月、半年、1年・・・と長期的に見て行くと非常に大きな差が出ます。皆さんも、是非上手く活用して下さいね。活用するためのポイントとしては、
・通勤のような毎日恒常的に発生する時間では、基本的なルーティーンを作っておく事
・非定期に発生する時間では、次に時間が空いたら何をするかを常に考えておく事
が大事だと個人的には考えています。特に後者の非定期の時間は、予め考えておかないと細切れの短い時間は何もしないうちにあっという間に過ぎてしまいますからね。
また、このような時間の有効活用ツールも大事ですね。fctamさんは、スマホを最大限に活用してpodcastとevernoteの組み合わせで自己学習しているとの事。素晴らしいですね。最近のpodcatで何かお勧めはありますか?evernoteは、自分なりにどんな使い方の工夫をしてメモやスクラップを活用していますか?もし良かったら、共有して下さい。他の読者の方も良かったら、
・自分で使っているツール
・利用上の工夫
など、共有しませんか?こう言う事は、色々な人のアイデアを聞き、良いやり方をお互いに取り入れて行く事が非常に重要です。是非、是非、コメントして下さい。
ちなみに、私は現在iPadを色々と活用するようにしています。新聞、雑誌などは基本的にiPadで読み、サイトのマイページでクリッピングしています。また、仕事上必要なファイルなどもPDF化してiBooksで管理しています。キャビネットイメージで本棚を使って上手く情報を管理できますし、どこでもiPadさえあれば必要な情報を見る事が出来てとても便利ですよ。また、メモ書きにはFastFingaと7notesを使い分けています。両方とも手書きメモをデータとして保存するツールなのですが、とにかくメモだけ書いておきたい時はFastFinga、テキストを再利用可能なデータにしたい時は7notesを使っています。ま、iPadに関しては仕事術系の本も沢山出ているので、私よりももっと上手く使っている方も多いと思いますが、今のところ私にはこれで十分。でも、もっと良い活用術がある方は、是非教えて下さいね。
生産性を上げるためには何を考えるべきか?
最後に、G3KSさんがコメントしてくれた非常に重要なポイントに関しても触れておきます。G3KSさんは、そもそも生産性とは何かを明確にしなければ、世の中で「日本のホワイトカラーは生産性が低い」と言われているからと言って「生産性を上げよう」と言っても何も具体的な活動に結びつかないのではないかとコメントしてくれています。正にその通りですね。日本のもの作りは生産性が高いと言われていますが、これも企業や作っているものによって異なります。ホワイトカラーの生産性と言っても、やはり企業や業務によって異なります。大事なポイントは、
・無駄がないか
と言う事ですよね。無駄があったら、それをなくしたい。ちょうどタイミング良く、先週の日経で「しごと 再考」と言う特集を組んでくれたのですが、その第2回に正にこのトピックが取り上げられていました。ここでは、まず在宅勤務の効果を示す事例として
・時間内に仕事を納める意識が高まった(NTT持ち株会社社員)
・今まで必要以上に打ち合わせをやっていたような気がする(損保ジャパン社員)
のコメントが挙げられていました。更には、事務職にも製造同様の「カイゼン」が必要だと言う事例として、リコーとパナソニック電工の事例を挙げ、
・不要不急の会議をなくす
・会議の参加人数を絞る
・会議の時間を短縮する
ためのトップの言動や取り組み内容が簡単に紹介されていました。パナソニック電工さんでは、この取り組みを「シゴトダイエット」活動と呼ばれているそうですが、良いネーミングですよね。要は、無駄をそぎ落とす。しかし、その際には何が無駄かを定義できないといけない。そのためには、仕事の目的、期待される成果がまず定義されていないといけないのだと思います。これは、最初のポイントにも書きましたが、そもそもこれが定義出来ていなければ、必要な要因も工数も想定できませんから、そもそも生産性を議論する事も出来ないでしょう。アウトプットである売上や利益のみから感覚論で生産性を議論してはいけませんよね。皆さん個人、部署、会社でも、何が無駄なのか、何故それが無駄と言えるのか、何故これまでそうしてきたのか、と言った事を議論し、自分達流の「カイゼン」を実行してみては如何でしょうか?
働く場所、時間、周囲の人を含めた働き方に様々な工夫ができると、会社としても個人としても色々なメリットがあると思います。但し、その工夫の仕方は会社や個人によって異なる事は言うまでもありませんね。今は、このような議論をするいいタイミングなのかもしれませんから、皆さんも考えてみては如何でしょうか?
よろしければ「自分流」の工夫、是非コメントして下さいね。