20170731 先日より日本人事労務コンサルタントグループ(LCG)の会員専用サイトMyKomonでは、数多くのコンテンツの中から、今月、お客様に提供・提案するのに最適なコンテンツを順次ご紹介するコラムを開設しました。新着のコンテンツもあれば、従来からある定番コンテンツの中で、いま提案すべきものも掘り起こしてご紹介していきます。

 第2回は顧客と同じファイルを共有できる「共有フォルダ」の活用法について確認しましょう。

[今回のポイント]
就業規則や公文書など、顧客と同じファイルが確認できます
(長期間)顧客と共有しながら保管したいケースに利用できます
電子会議室の利用と並行することで利便性が高まります


 最新の就業規則に、労働契約書の雛形、電子申請の返戻書類等、顧客と同じファイルを保管し、適宜、相互に確認をしたいと思う機会は多いのではないでしょうか?このようなケースで利用できる機能が「共有フォルダ」です。
 共有フォルダは、MyKomonで顧客を登録し、顧客にID・パスワードを発行したら、すぐに使える機能であり、MyKomonの中に顧客と社労士事務所で共有したいファイルを保存できます。
 同様の機能は、電子会議室にもありますが、電子会議室は顧客や社労士事務所からの書き込みを積み上げていくもので、電子会議室に書き込むと、時の経過とともに共有し続けたいファイルが埋もれてしまったということにもなりかねません。
 この共有フォルダでは、「就業規則」「書式雛形」「手続書類」等のフォルダを作成し、保管することができます。日頃の実務の中で、確認したいものがあれば、顧客も社労士事務所もすぐに見ることができるという超便利なものです。更には電子会議室へ共有フォルダからファイルを添付する機能もありますので、電子会議室で顧客とのやり取りを行う中で、簡単に共有フォルダのファイルを指定することもできます。

 例えば、電子申請の返戻書類を共有フォルダから添付する場合、以下のステップで行います。

【Step1】まずは「共有フォルダ」に保存
【Step2】「電子会議室」の添付ファイル「共有フォルダから添付」からフォルダを選択し、添付するファイルを決定
【Step3】電子会議室に連絡事項を書込み
【Step4】顧客は手続き完了報告を受けるとともに、その書類を印刷することも可能


 必要なファイルを共有フォルダに保管しつつ、電子会議室では余分なファイルを残さないことができます。ぜひ、用途に従って、共有フォルダを活用ください!


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(榊原史子)