livedoor ディレクターブログ

こんにちは。livedoor Blog担当の眞子（まなご）です。

「同じタスクを行うときには、時間をまとめて一気に片付けたほうがいい。」
仕事術の書籍でよく見かける言葉です。

これは、コンテンツの運用、広告案件、事務作業など様々な種類のタスクをこなすディレクターにとって有効な手段だといえます。
ただ、この方法を利用できるのはスケジュールを自分で管理できる場合です。

「○○の情報をください。」と先方にボールを投げ、返答を得てから仕事に取り掛かる場合は、なかなかうまくいきません。
先方から、連絡がいつ来るか分からないような場合、予定が立てにくいからです。

先方とのやりとりの際、最も注意するべき点の一つは、締め切りの取り決めです。例えば、メールの文末に「今日中にご返答をよろしくお願いします。」などと、締め切りを明示することがあります。
しかし、“今日中”という言葉は、とてもあいまいで、人によって受け取り方の違いがあります。

1）いますぐに返答をする。
2）当日の夕方までに返答をする。
3）翌日の朝一番に返答をする。

という、上記の3例のように様々です。
（私の場合、以前は「翌日の朝一番タイプ」でした…。今はすぐ返答を心がけています！）


以前、締め切りをきちんと設定せず、苦労したことがあります。

私は、各クライアントから依頼を受けて請求書を発行する業務を担当しているのですが、当時は締め切りをしっかりと定めていなかったため、連絡がくる日や時間がばらばらでした。先方からの連絡が来て、やっと仕事がスタートするわけですから、まとめて作業を行うことができずとても非効率でした。

経理上、伝票処理が過密になる毎月頭の5日間ぐらいは「請求書の処理」が頭から離れず、メールの受信箱を頻繁にチェックし、「まだかな、まだかな…」とただひたすら待ち続けていました。

『ふたりはともだち』という絵本に出てくる、『おてがみ』という話では、なかなか届かない手紙に不安になるカエルのがまくんが描かれていますが、まさにその心境です。

そこで、効率的な仕事を行うため、業務内容を見直し、「毎月1日の昼の12時までに連絡をください」と細かい時間までメールに明示することにより、この問題はクリアされました。

おかげで、集中して請求書の発行業務を遂行することができ、今では4時間程度で処理が完了しています。5日間かけて、請求書が到着する度に作業していた内容が1日4時間に凝縮され、作業時間の大幅な短縮と、精神的な安心感の獲得に成功した例といえるでしょう。

メールに返答の締め切りをしっかり明示することで、先方にとっても作業設計がたてやすくなりますし、もし相手がうっかり忘れていても「締め切りが過ぎていますが、あの件はどうでしょう？」と尋ねやすくなります。

仕事でメールをよく使う方はぜひお試しください。

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