Accessの使い方教えます!(初心者向け)

ExcelやAccessを中心に、お仕事のコツ的なものを書いていきたいと思います。

よく直接部門、間接部門という言葉を耳にします。
この「間接部門」について、共通した困っていることを洗い出してみたいと思います。



■そもそも「直接部門」「間接部門」ってなに?

主に簿記を勉強する時に意識することになりますが、
「直接部門」……営業や工場部門などの、売上や生産に直接関わる部門のこと
「間接部門」……総務や経理などの、直接的な生産性に関わりが無いが、直接部門を支えるのに必要な部門のこと
という分け方のことです。

直接部門は、売上いくら、商品生産がいくつ、という形で生産性を数値化しやすいですが、
間接部門は生産性の数値化がしづらい、という特徴があります。

帳簿上では、間接部門に掛かったコストを直接部門に振り分けて合算を行うことで、
「売上に対するコスト」を割り出して会社の生産性を測ることが行われます。


■「間接部門」は何をやっているか分かりにくい!

間接部門の方からこんな話を聞いたことはありませんか?
・管理職は仕事ぶりを見てくれない(分かってくれない、理解できていない)
・個人の業績評価は好き嫌いに左右されている
・タイムリーに相談に乗って貰えない
・企画書などのアウトプットについてやり直しばかり言われるのでモチベーションが下がる

これらの課題の共通点は管理職から見た時に「見えない、分からない」ことが根底にあります。
専門性が高すぎて理解が追い付かない、加えて”他分野の専門性が高い人”との比較で良し悪しを判断しなければいけない、そもそも数値化しにくい…などの状態から発生しています。


■部門として抱える課題はこれだ!

①仕事が属人化している
 他の人が同じ業務が出来ない状態ということです。
 業務の標準化が出来ておらず、下手をすると当該社員が休むことが出来ない状態と言えます。

 これは部門として見ると”改善しなければいけない課題点”なのですが、往々にして肝心の担当者は”自分のスキルが高いからだ”と勘違いしやすく、「同じことが出来るように業務を標準化させなければいけない」と認識しないことがあります。
 そのため、評価が自分の思っているものより低くなりがちで、不満の種となりやすいのです。


②情報の共有化ができていない

 部署でやらなければいけないことが共有化できていなかったり、会社の中で抱えている問題点が分からない状態です。

 先の①の例が典型的ですが、問題点が認識できなければやらなければいけない方向性が一致せず、一生懸命やっている仕事ではそもそもの課題を解決できなかったり、逆に負担を増やすだけの結果になったりします。

 会社への不信感が募るだけではなく、やった結果が書類が1つ増えるだの、訳の分からない稟議が増えるだのになりやすく、仲間内(特に営業や製造などの直接部門)から白い目で見られがちになるパターンです。


③社員の日々の行動が把握できていない
④社員の負荷をつかみにくい

 この2つはほぼセットになりますが、与える指示がどれくらい大変かが分からず、そのため何をしているのかも非常に分かりにくい、という状態です。

 背景としては、個人のスキルややり方によって掛かる時間がとても上下することが挙げられます。
 対応する人が違うだけで、掛かる時間は半分になる…などもよくある話ですので、「負荷」という観点での指標が非常に分かりにくく、部下からすると「見てくれない」「評価されていない」と感じる原因と言えます。


■解決策について
これらの課題に対応する一番の方法は、仕事の「見える化」になります。
仕事の手順や品質、基準時間などが整備されることで、課題全般の解決が図られていくことになります。

例えば、マニュアル化。
手順を記載するだけでなく、業務の目的やOKと言える品質基準、そして作業に掛かる基準時間を設けてPDCAを回すことで、上記を実現することが出来ます。


ただ、現実には忙しくて手が回らなかったり、手順が変わった時に対応できず過去の整備内容がメンテナンスされないまま放置されたり、「そうは言っても…」という部分があるでしょう。

本ブログで紹介するのは、「Accessの使い方」であり、大きな効果の1つは「仕事の見える化」が図られることとしています。

下記のリンクをご参考に
あらためて、Accessの利用促進をおススメいたします。


参考:Accessの有効な使い方


参考:Accessのマクロの作り方





参考:インポートvsリンクテーブル!どっちで処理した方が良い?



Accessでも日付に関する関数が多くあります。
中でもDate関数は利用する場面が多くあるので覚えておきましょう。

使い方次第で、かなり幅広い用途に使えます。


●Date関数  (今日が1月31日の場合)
本日の日付を指定する : Date()
日付関数01

昨日の日付を指定する : Date()-1
日付関数02

明日の日付を指定する : Date()+1
日付関数03

上記では項目として用いていますが、
抽出条件として使えますので、この点も覚えておきましょう。
日付関数04
例えば

直近1週間 : Between Date() And Date()-6

明日以降 : >Date()

など、数式と併せて「本日」を基準とした抽出を行うことが出来ます。

毎日抽出される日付が、自動でズレてくれるので非常に便利ですね。





Accessにはテーブルが必須ですが、テーブルを作成する方法の1つ、「インポート」についてご紹介します。

【そもそもテーブルとクエリって何?】
まず基本的なところのおさらいです。

テーブルとはデータそのものです。
対して、クエリとは関数や条件などで抽出する計算だと考えてください。

下記のエクセルの例で言うと、左の数字が直接入っているものがテーブル、右の関数で計算されているものがクエリのようなものと考えると分かりやすいかと思います。
テーブルたとえ クエリたとえ


【テーブルの作り方】
データそのものであるテーブル、その作り方は大きく3通りあります。
①手でデータを打って作成する
②データをインポートする
③リンクテーブルを使う


このうち、②のやり方について以下にご紹介します。

【インポートの方法】
①外部データをクリックする
②Excelをインポートをクリックする
今回はExcelのファイルをインポートすることにします。
インポート01

③参照をクリックし、インポートしたいファイルを選択する
④データをインポートするを選択する
インポート02

⑤インポートしたいワークシートを選択する
(ここでは「売上テーブル」というシート1つしかないですが、複数シートあれば選択できます)
インポート03

⑥先頭行をフィールド名として使うにチェックを入れる
(今回は先頭行がフィールド名となっていたので、これをチェックします。データしかない場合は、チェックせずにインポートしてください)
インポート04

⑦各フィールドを選択し、適切なデータ型を選択する
インデックス……要は目次のことです。他データと紐づけを行うフィールドに対し、インデックスを設定すると処理が早くなります。

≪データ型≫
数字の場合
 小数点以下がありうる ……倍精度浮動小数点型
 整数のみで桁数が多くない ……整数型
 整数のみで桁数が多い ……長整数型
日付の場合
 20180103のような文字列 ……短いテキスト
 2018/01/03のような日付 ……日付/時刻型
文字列の場合 →短いテキスト

あたりが使い分けられると、ほぼ網羅できる感じです。
インポート05


⑧主キーを設定しないにチェック
(今回は「ID」という主キーに該当する項目があるので、設定しません。基本的には設定した方が便利です)

主キー ……各列がユニークになる項目のことです。

グループ化した場合、全く同じ内容のレコードがあったとしても、主キーがあることで別々のレコードと認識できるようになります。

今回の例では、IDという項目が上から順番に数字が振られているため、主キーにあたります。
その性質上、グループ化を行う場合はIDを外す必要があります。
参考:クエリのグループ化を理解しよう
インポート06

⑨テーブル名を設定して完了する
インポート07

以上
Excelファイルをインポートする方法でした。

txtやcsvファイルをインポートする際も同様ですが、データ区切りなどが少し異なります。
この点については、エクスポートする時と同じですので、以下をご参考ください。
参考:Accessでエクスポートする方法


基本的に、私はインポートよりもリンクテーブルを推奨していますので併せてご参考まで。
参考:インポートvsリンクテーブル!どっちで処理した方が良い?

よくわかる Microsoft Access 2016 基礎
富士通エフ・オー・エム株式会社(FOM出版)
富士通オフィス機器
2016-04-20




仕事に役立つExcel&Accessデータベース連携テクニック
古川 順平
ソフトバンククリエイティブ
2004-02



↑このページのトップヘ