Accessの使い方教えます!(初心者向け)

ExcelやAccessを中心に、お仕事のコツ的なものを書いていきたいと思います。Amazon.co.jpアソシエイトもやってるので、気になる商品があればぽちっとお願いします

ExcelとAccessは何が違うのか?
先日、職場でExcel使いとAccess使いが居て、微妙に相容れない(両方は使えない)という話を聞いて驚きました。

私の認識では、Excelの延長線上にAccessがあったからです。

Access使えるんだったらExcelもある程度使えるし、Excel使えるんだったらAccessもすぐに使えるようになるよ、と思いますが、話を聞くとどうやら単純にAccessの必要性が無いと考えているようでした。

しかし、もう少し違う視点に立つとAccessを使う必要性が理解できると思います。


Accessはこんな時に必要です


①大量のデータを使う時

②データを他の用途にも転用する時

③引継ぎや部下に業務を移す時



①はよく言われるやつですね。
データが10万件を超えてくるなら、Accessの方が便利だと思います。


②は見落としがちですが、重要です。
自分だけの利用なら「データベース」として整備されてなくても構わないのですが、「他の部署が別の集計に利用する」「集計表の明細を確認したい」「後で別の用途として利用することになった」「上司から他の項目を確認したいと言われた」などのケースで、必要となってきます。

excelイメージ


例を挙げましょう。
Excelで、社員別月別の売上表を作成しました。
マクロで定例化し、がっちり作ってあります。
ある時、新商品が出されることになり、上司から「今までの分含めて、3年間の商品別の売上を出してくれ」と言われた時、Excelは結構面倒なことになりがちです。
マクロを解析し直したり、手動で切り貼りしたり、ピポットを作成し直す感じでしょうか。

なぜこういうことが起こるかと言うと、Excelでは大抵の場合「データベースを作る」という発想をしないからです。
Excelでも出来ないことはないですが、複数データのマッチングなどはあまり得意ではないため、通常は想定されません。あくまで「表計算ソフト」ですからね。


③は余計に意識されません。
以前も書いたと思いますが、VBAで組まれた内容を一事務員が解析して理解した上で引継ぎするのは中々困難です。
業務の属人化という観点で、組織としては非常に由々しき事態と言えるでしょう。
簡単なはずの仕事が、誰にでも行えるわけではなくなってしまっているのですから。

image34-1


Excelのメリットは表現が豊かなこと
データベースとしての取り扱いや、タスクの可視化にAccessが向いていることを述べました。

では逆にExcelのメリットは何でしょうか?

①コストメリットがある
現在Microsoft officeを導入していればExcelはスタンダードのパックに含まれています。
一方でAccessはProfessional(家庭用)など、少し高いパックに無いと含まれていません。

office 2016で言えば
(Excelが使えるパック)→(Accessが使えるパック)
家庭用:32,184円 → 64,584円
ビジネス用:(1ユーザー1ヶ月)540円 →1,360円
といずれも倍以上のコストがかかることが判ります。(2017/06/23時点)

これだけのコストの違いがあるのであれば、多少のことはExcelで対応しようとするのが普通だと思います。


②表現が豊かである

Excelの良い点としては、表やグラフ、色を付けたり形を変えたりと言った表現が豊かな点です。
特に資料として、相手に分かりやすく訴える際には非常に有効に働きます。


まとめ
内容をまとめてみると、下記のような感じです。
accessとexcel比較

これらを上手く使い分けて、仕事に対処していきたいですね。


今日は今までのおさらいになります。

Microsoft Office Access(マイクロソフト・オフィス・アクセス)というソフトの使い方・活用法の1つのご提案まとめ、みたいな感じです。


【目的】
Accessを覚えることで、作業効率が格段に上がることが重要です。
Excelと比較して
①大量のデータ処理に向いている
②データ処理方法や手順を変更・修正しやすい
③作業が可視化しやすい

の3点を抑えることが重要です。

なので、Excelにしろ、Accessにしろ、引継ぎとか仕組み・ルールの整理、後輩や部下への指導方法などを視野に利用して下さい。
きっとその観点は、ご自身の今後のキャリアに良い影響を与えていきます。
特に労働内容と賃金の関係を問われていく今後に於いては、です。




【考え方】
そんなわけでAccessを使うにあたっての、流れと考え方を訥々と述べていきます。

■どういう場面で使うべきか?
 Excelより優位な点は
 ①作業が可視化される
 ②多くのデータ量が捌ける
 の大きく2点です。

 これにより、
 ・仕事が早く終わり、残業せずに帰れる!
 ・他の人でも出来る状態なので、いつでも有給が取れる!
 ・トラブルがあっても、どこに問題があったか追跡可能!
 ・要望が変わっても即座に対応!

 これくらいの違いが出てきます。

 従って、作業の基本はAccessで良いと考えています。
 むしろ作業の途中に手修正や、Excelが挟まるとどうしようもなくなってしまいますので、止めましょう。

 ◎ Access オンリー
 ◎ Access ⇒ Excel
 ×  Access ⇒ Excel ⇒ Access
 〇 Excel ⇒ Access ⇒Excel



■データをとにかくテーブルにまとめていくこと!
 Accessを使う際は、とにかくテーブルを整備することが重要です。
 元データは何か? 元データの抽出条件は何か? 項目の意味は何か? など基本的なところが重要ですので押さえておきましょう。

 参照:リンクテーブルのススメ


■名前は作業順になるようにしておこう!
 テーブルが整っていれば、あとは細かいところをちょいちょいクエリでいじるだけ。
 クエリを作成する際は、クエリ名に気を付けましょう。これが作業を可視化する上で効いてきます。

 参考:クエリの名前の付け方


■クエリ同士を組み合わせるにはユニオンクエリ!
 テーブルで整い切れないところは、クエリの抽出でカバーしましょう。
 複数のクエリを1つに合成することで、きれいな形にデータを整えられます。

 参考:ユニオンクエリの作り方


■関数はとりあえず条件分岐だけ覚えておこう
 クエリを作成する際に出てくるのは、関数です。
 Excelで大活躍のvlookupなどの引用、抽出系は必要ありません。iifやnzなどの条件分岐を覚えておくと便利なので、まずはここだけ押さえましょう。

 参考:IIf関数の使い方
    Nz関数の使い方


■データの出力はマクロを使おう!
 マクロを使うことで、作業を自動化できます。

 そして、データの出力が可視化される点が重要です。
 どこにどんな名前のファイルを出力するかが、分かるようになります。

 参考:Accessのマクロの作り方



これで流れとしては、一通りのことが出来ます。
この観点でAccessを使っていくと、何の説明もしなくても、他の人でも見ただけで作業が出来るようになっていきます。

素晴らしい!
こうして私は今月も有給を取ることができたのです

今日はAccessのマクロについて触れてみます。

マクロは、要するに作業の自動化のことです。

●Excelのマクロはおススメしません
Excelはよくマクロについて触れられることがあり、マクロが作れるかどうかが、Excelの「出来る」「出来ない」の指標のように捉えられたりもします。

けれど、私はExcelのマクロはおススメしません
なぜなら作業の内容が隠れてしまい、属人化するからです。
「その人が居なくなったので、マクロがメンテナンス出来なくなり作業が出来なくなりました」
「今までマクロでやっていたので、何をやるべきなのかも分からず、ずっと間違ったデータを出していました」
なんてことはざらにあります。
私の友人も異動で部署が変わった時に、前任のわけのわからないところで使われているマクロに四苦八苦しているということを話していました。

とかく、特に他人の作ったExcelのマクロは分かりにくいものなのです。


●Accessのマクロはおススメです!
対して、Accessのマクロは非常に便利だと考えています。
なぜなら作業が可視化できるからです。マクロ6
上記がマクロの1例になります。
全部で5行ありますが、1行1工程です。
内容は
①メッセージを表示しない
②クエリB01 〇〇を動かす
③クエリB02 〇〇を動かす
④クエリD01 〇〇をExcelにエクスポートする
⑤Accessを自動終了する

行わなければいけない仕事の工程が一連の流れとして明記されています。
なので作業だけで良いのであれば、引継ぎや平準化がしやすく、その点で非常に重宝するのです。

【マクロの作り方】
1.作成>マクロを押す
これでマクロの作成画面に移ります。
マクロ1


2.すべてのアクションを表示
何もしないと「アクションカタログ」だけが作成できますが、
最後のファイルの出力や自動化の観点を含めると「すべてのアクションを表示」を選ぶことが普通になると思います。
マクロ2


3.基本は「新しいアクションの追加」で選択をしていく

マクロ3
私はいつも一番最初に「メッセージの設定 →いいえ」を選択するので、
練習がてらやってみる場合は同様のものを選んでください。

これを選ぶと、テーブル作成クエリなどの時に「〇〇件ですが作成しますか はい/いいえ」みたいなメッセージを出さずに先に進めることが出来ます。
これが出ると自動化にならない(メッセージのところで止まってしまう)ので、これをまず排除するわけです。


4.ドロッグ&ドロップでも作成ができる
私は基本的にこの方法でクエリを追加していっていますので、ご参考まで。
マクロ4
どのクエリを動かすか、についてですが、
・テーブル作成クエリ
・追加クエリ
・更新クエリ
・削除クエリ

を動かすべきで、選択クエリやクロス集計クエリは動かさなくて良いというのが私の意見です。

なぜか?
選択クエリ、クロス集計クエリは計算上必要ではありますが、作業としてはデータを作るわけではないので、作業としては飛ばしても問題ないからです。

ゆえにここでは、B01とB02の2つのテーブル作成クエリのみを追加している形です。


5.完成ファイルをエクスポートする
大抵の仕事ではAccessで作ったデータをExcelに出力する作業があると思います。
Accessのバージョンによって異なりますが、Access2013の場合はExcelにエクスポートしたい場合、「スプレッドシートのインポート/エクスポート」を選択します。

変換の種類:インポート or エクスポート を選択します。入力ならインポート、出力ならエクスポートです。

スプレッドシートの種類:ExcelもしくはLotusの種類を選びます。

テーブル名:出力したいテーブルorクエリを入力します。なお、テーブル名とありますが、テーブルでもクエリでも大丈夫です。下記ではクエリ名を選んでいます。

ファイル名:出力したい場所とファイル名を入力します。
今回は下記のように入力しました。
="C:\Users\light\Documents\エクスポート_"&format(now(),"YYYYMMDD")&".xlsx"

・イコールを最初に入れます。エクセルの関数と同じですね
・\ のところは、円マークを入れて下さい
・基本的に ” " で区切ってファイル場所や名前、拡張子を指定
します
・&で区切って関数を入れます。ここではファイル名に出力した年月日を含ませています
・Excelファイルの場合は、拡張子はxlsx。2003以前の旧バージョンの場合は、xlsです。

これで出来上がるファイルは
lightさん(ユーザー名)のドキュメントファイル上に、「エクスポート_20170518」という名前のExcelファイルとなります。


6.最後にAccessの終了
これはお好みになりますが、私はこれを入れています。
理由は、これが無いといつ作業が完了したのか分からないからです。

一旦マクロボタンを押して、他の仕事をして、
気付いた時にAccessが閉じていれば作業終了、まだ立ち上がっていれば作業中という判断をしています。


完成したマクロは下記の通り
マクロ5
ポイントはエクスポートです。
手動で行う場合は、どこにどういう名前で出力すればいいのか迷いますが、マクロになっていると自動で出来ますし、どこにどう出すかも可視化できます

ぜひお試しください!







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