Accessの使い方教えます!(初心者向け)

ExcelやAccessを中心に、お仕事のコツ的なものを書いていきたいと思います。

基本的なクエリの作り方は前回の通りになります。
さて、次のステップとしては「グループ化」を行ってみましょう

参照:クエリの基本的な作り方

【グループ化のやり方】

例えば下記のようなテーブルがあるとします。
6行目と7行目が完全に同一(重複データ)になります。
クエリ09

グループ化のやり方は、デザイン画面で集計ボタンを押してください。
そうすると、フィールド画面で「グループ化」の列が表示されます。
 クエリ10

上記のクエリを実行した結果が下記になります。
8行あったデータが、7つになっていますね。完全に重複していた6行目と7行目が1つになった結果です。
クエリ11


【グループ化を理解する】
このようにグループ化とは、Excelで言うところの「重複データの削除」と同じことが可能です。
しかし、もっと応用が利くものですので、よく理解しておく必要があるでしょう。

例えば、売上だけ、「グループ化」ではなく、「合計」を選択した場合、
一緒のグループとしてデータが1つになってしまうだけではなく、2200+2200=4400として、
売上は同一グループの合計値が計算されて出てくることになります。
クエリ12
クエリ13


これを応用すれば、例えば「社員別の売上合計が見たい」と言った時、
下記のように社員の項目をグループ化、売上を合計で、社員別の売上を出すことが出来ます。
クエリ14
クエリ15


逆に例えば「社員ごとの売上」が知りたいのに、商品などの項目を加えてしまうと
下記のように社員が2つとか3つとか複数表示されてしまい、「社員ごと」という要望が満たせません。
クエリ16
クエリ17

要するに「グループ化」とは「○○の売上」、「○○の販売件数」などの、「○○」にあたるものです。


【グループ化のコツ】
クエリを組む際に、最もミスが多く出るのは、このグループ化の部分だと思います。
よくあるミスの形としては
①テーブル項目の特徴を誤って認識している
 例えば下記のように社員名が「鈴木」「鈴木 太郎」「鈴木さん」など、同一人物でも記載されている表記がバラバラのテーブルがあったとします。
 クエリ20

 このテーブルで「社員別の売上」が知りたいため、「社員」でグループ化して売上合計を出したところ、下記のように『バラバラの表記ごと』の売上合計となってしまいました。
クエリ18
クエリ19
 この場合は表記揺れの無い「社員コード」があるので、社員コードごとに集計を取るのが正解になります。

 グループ化を行う際は、必ず表記ゆれが発生するものかどうかを確認しましょう

 この例では数が少ないのですぐに気づきますが、数が数千、数万に及ぶ場合、ちゃんとチェックしないとミスに気付かず見逃してしまう結果になります。

②余計な項目をグループに入れてしまう
 さて、上記のテーブルで社員コードで集計しなければいけないことは理解しました。

 しかし、個人ごとの集計だけでなく、支店ごとの集計も行わないといけないとします。
 この際、発生するミスは「個人」と「支店」で別々に集計を作るのではなく、両方いっぺんに行おうとして、「個人」と「支店」の2つをクエリに盛り込んでしまうことです。
クエリ21
クエリ22
 この場合、A001(鈴木さん)が2つ出てきてしまっていることが判ると思います。
 テーブルをよく見てみると、鈴木さんは7/10までは東京支店に所属していましたが、7/18時点では異動があり大阪支店に所属となっているのです。

 あれもこれもと余計な項目を盛り込むのは止めましょう

 個人別の集計を行う場合は「個人ごと」のグループを、支店別の集計を行う場合は「支店ごと」のグループをきっちり個別に作って集計を行うとミスが少なくなります。


以上
クエリのグループ化を使いこなせるようになると、かなり理解は進んでいると言えます。
ちょっと難しい部分ではありますが、利用するテーブルの特性をよく調べて、効率的に処理できるようになりましょう。





Accessと言えば『クエリ』! 『クエリ』と言えばAccess!
それくらいAccessとクエリは切っても切れない関係にあります。
クエリが自分で自由に作れるようになれれば、かっこいいですよね?

そんなクエリの基本的な作り方をご紹介します。

【クエリの基本的な作り方】
①作成ボタンを押す
 作成メニューを開きます。
 テーブル、クエリ、フォーム、マクロなど様々な作業を行う時にこのメニューを開きます。
クエリ01


②「クエリデザイン」を押す
 クエリウィザードからでも作成できますが、判りにくい上に制限が多くあるので、デザインから作成できるようになりましょう。
クエリ02


③×ボタンで閉じる→ドラッグ&ドロップでテーブルを追加する
 テーブルやクエリを選択して追加することが出来ますが、おススメしません。×ボタンで閉じましょう。

 代わりにテーブルを左からドラッグ&ドロップで追加してください。

 おススメしない理由は、直感的に操作しづらいことと、テーブルやクエリの数が多くなると「テーブルの表示」から追加する方法は時間が掛かるからです。
 ドラッグ&ドロップで操作する方法に慣れておいた方が良いです。
クエリ03
クエリ04


④抽出したい項目をフィールド欄に表示させる
こちらもドラッグ&ドロップで追加することが出来ます。
クエリ05


例えば、社員・年月・売上の3項目をフィールド欄に移して実行ボタンを押すと
下記のように、3項目だけ表示される形になります。
クエリ06
 
クエリ07

元々のテーブルはこんな感じ
クエリ08
このテーブルから、不要な項目を排除し、3つの項目だけ抽出した形になります。


この①~④で、基本的な作りは完了です。
あるテーブルから、特定項目だけ抜き出したい時はこれで足りるでしょう。







 

商品マスタ、経理マスタ、社員マスタ、顧客マスタ…
そんな言葉を聞いたことは無いでしょうか?

なんとなく意味が分かるようで、よく分からないかも。
そんな「マスタデータ」について、解説をしてみます。

○これを知っていると…
データベースの構造がより理解できるので
クエリを作る時に、試行錯誤することが少なくなるかもしれません。


【マスタデータとは】
きちんとした言葉の定義はさておき、
「各システムの選択肢の全て」
と理解しておくと判りやすいと考えます。

一例として
マスタデータ1
上記のF列は、お客様のデータを選択肢として選べるようになっていますが、
このデータの引用元(A列)を、「顧客マスタ」と言うことが出来ると思います。

結局のところ、私たちにとっては「ALLの選択肢」という位置づけかと思います。


【マスタデータの便利なところ】
マスタデータという考え方を導入した時、そこには当然便利なことが存在します。
①メンテナンスが楽である
マスタデータ2
上記の画像では、A2セルの顧客名を「(株)江戸商店」→「江戸商店」に名称を変更しました。
このマスタデータを変更することで、自動で引用する部分が修正されていることが判ると思います。

これは連携しているシステムや引用箇所が多ければ多いほど、修正が1回で済む分、楽であると考えられます。

②属性データの付与を行いやすい
マスタデータ3
上記では、顧客名を引用していますが、それに紐づくカナ名を項目として持っています。
これがあると例えば請求と入金のデータの紐づけを行いやすく、入金消込が楽になります。

※請求は「(株)江戸商店 統括管理部御中」みたいな形なのに対し、入金データは銀行のカナ名「エドショウテン(カ」みたいな形で振り込みがされてくるので、入金確認を行うためには両者を紐づける必要があります。


③過去のデータ管理が容易である
マスタデータ4
上記画像では、飛田海運株式会社は、現在取引が無くなったと仮定しています。
その場合、E列でフラグを0にすることでコントロールを図ります。

不要になった都度、マスタデータを削除してしまうと
「過去に取引のあった顧客が知りたい」などの要望があった際に分からなくなってしまいます。

マスタデータでは、データ(フラグ)で状態管理を行うことで、過去のデータ管理を行うことを実現します。


④集計が綺麗に出来る
下記のような売上データが存在するとします。
売上データ3週目

ここでは社員名が綺麗に入力されていますので、社員ごとに売上を集計しようとすると
クロス集計
このように綺麗に集計を出すことができます。


仮に社員名をマスタから引用するわけではないと仮定すると、
入力がまちまちになるので、例えば下記のようなデータになります。
テーブル例5

これを同じように集計した結果は
下記のように入力の仕方がバラバラな分、集計が上手くできない結果になります。
テーブル例6

②のデータ引用により綺麗になることも重要ですが、
もし仮に上記のようにデータがバラバラになってしまった場合は
社員名を外した「社員コード」で集計を行い、コードに紐づく社員マスタを再度当て直す必要があるでしょう。

これは十分あり得ることで、例えば結婚をして名字が変わった場合などは、
データ(このデータのことを「トランザクション」と言います)が、バラつく可能性がありますし、
お客様の商号であれば、商号変更がよくあり得るので、同様の事象が発生します。

その際に、コードで統制し、マスタを当てることで集計を綺麗にすることは、マスタの利用としては便利な点の1つになります。


以上

マスタデータの考え方が頭に入っているとAccessは便利なので、
覚えておくと良いかもしれませんね。










データマネジメント・ケーススタディ トップダウン編: 『顧客満足度向上のための業務横断データ活用』
一般社団法人 日本データマネジメント・コンソーシアム『データマネジメントの基礎と価値』研究会
一般社団法人 日本データマネジメント・コンソーシアム
2016-05-19



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