今日は今までのおさらいになります。

Microsoft Office Access(マイクロソフト・オフィス・アクセス)というソフトの使い方・活用法の1つのご提案まとめ、みたいな感じです。


【目的】

Accessを覚えることで、作業効率が格段に上がることが重要です。

Excelと比較して
①大量のデータ処理に向いている
②データ処理方法や手順を変更・修正しやすい
③作業が可視化しやすい

の3点が大きな特徴なので、これを生かしましょう。

また、Excelにしろ、Accessにしろ、ソフトを活用する際は、
引継ぎとか仕組み・ルールの整理、後輩や部下への指導方法などを視野に利用して下さい。
きっとその観点は、ご自身の今後のキャリアに良い影響を与えていきます。
特に労働内容と賃金の関係を問われていく今後に於いては、です。




【考え方】
そんなわけでAccessを使うにあたっての、流れと考え方を訥々と述べていきます。


■途中で別の作業を挟むのはNG
 売上などの集計作業や営業リストの抽出、会社が保有するデータの分析などが、主な利用場面になります。

 作業の基本はAccessで良いでしょう。

 抑えるべきポイントとしては、
 Access作業の途中に手修正や、Excelを挟まないようにすることです。
 これをすると作業効率は格段に落ちるので止めましょう。

 ◎ Access オンリー
 ◎ Access ⇒ Excel
 ×  Access ⇒ Excel ⇒ Access
 〇 Excel ⇒ Access ⇒Excel




■目指すべき成果は「他の人でも作業可能な状態にすること」
 Excelより優位な点は
 ①作業が可視化される
 ②多くのデータ量が捌ける
 の2点です。

 これにより、
 ・仕事が早く終わり、残業せずに帰れる!
 ・他の人でも出来る状態なので、いつでも有給が取れる!
 ・トラブルがあっても、どこに問題があったか追跡可能!
 ・要望が変わっても即座に対応!

 これくらいの違いが出てきます。



■データをとにかくテーブルにまとめていくこと!
 Accessを使う際は、とにかくテーブルを整備することが重要です。
 元データは何か? 元データの抽出条件は何か? 項目の意味は何か? など基本的なところが重要ですので押さえておきましょう。

 参照:リンクテーブルのススメ


■名前は作業順になるようにしておこう!
 テーブルが整っていれば、あとは細かいところをちょいちょいクエリでいじるだけ。
 クエリを作成する際は、クエリ名に気を付けましょう。これが作業を可視化する上で効いてきます。

 参考:クエリの名前の付け方


■クエリ同士を組み合わせるにはユニオンクエリ!
 テーブルで整い切れないところは、クエリの抽出でカバーしましょう。
 複数のクエリを1つに合成することで、きれいな形にデータを整えられます。

 参考:ユニオンクエリの作り方


■関数はとりあえず条件分岐だけ覚えておこう
 クエリを作成する際に出てくるのは、関数です。
 Excelで大活躍のvlookupなどの引用、抽出系は必要ありません。iifやnzなどの条件分岐を覚えておくと便利なので、まずはここだけ押さえましょう。

 参考:IIf関数の使い方
    Nz関数の使い方


■データの出力はマクロを使おう!
 マクロを使うことで、作業を自動化できます。

 そして、データの出力が可視化される点が重要です。
 どこにどんな名前のファイルを出力するかが、分かるようになります。

 参考:Accessのマクロの作り方



これで流れとしては、一通りのことが出来ます。
この観点でAccessを使っていくと、何の説明もしなくても、他の人でも見ただけで作業が出来るようになっていきます。

素晴らしい!
こうして私は今月も有給を取ることができたのです





結果が出る仕事の「仕組み化」
株式会社スタディスト 庄司啓太郎
日経BP社
2017-08-31