今日は今までのおさらいになります。

Microsoft Office Access(マイクロソフト・オフィス・アクセス)というソフトの使い方・活用法の1つのご提案まとめ、みたいな感じです。


【目的】

Accessを覚えることで、作業効率が格段に上がることが重要です。

Excelと比較して
①大量のデータ処理に向いている
②データ処理方法や手順を変更・修正しやすい
③作業が可視化しやすい

の3点が大きな特徴なので、これを生かしましょう。

また、Excelにしろ、Accessにしろ、ソフトを活用する際は、
引継ぎとか仕組み・ルールの整理、後輩や部下への指導方法などを視野に利用して下さい。
きっとその観点は、ご自身の今後のキャリアに良い影響を与えていきます。
特に労働内容と賃金の関係を問われていく今後に於いては、です。


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【考え方】
そんなわけでAccessを使うにあたっての、流れと考え方を訥々と述べていきます。

■Accessの目標は集計の効率化
 基本的にはAccessを使って行うことは集計作業になります。
 知りたいことは、(例えば)誰がいつ、何の商品をいくら売り上げたか。
 この作業をExcelだけでは心もとないため、Accessを使います。


 Excelとどこが違うのかは下記のリンク先を参考にしてください。
 参照:ExcelとAccessを比較してみた■途中で別の作業を挟むのはNG
 作業の基本はAccessを使います。

 抑えるべきポイントは
 Access作業の途中に手修正や、Excelを挟まないようにすることです。
 これをすると作業効率が格段に落ちるので止めましょう。

 ◎ Access オンリー
 ◎ Access ⇒ Excel
 ×  Access ⇒ Excel ⇒ Access
 〇 Excel ⇒ Access ⇒Excel




■目指すべき成果は「他の人でも作業可能な状態にすること」
 Accessの大きな特徴は
 ①作業が可視化される
 ②多くのデータ量が捌ける
 の2点です。

 これにより、
 ・仕事が早く終わり、残業せずに帰れる!
 ・他の人でも出来る状態なので、いつでも有給が取れる!
 ・トラブルがあっても、どこに問題があったか追跡可能!
 ・要望が変わっても即座に対応!

 これくらいの違いが出てきます。



■データをとにかくテーブルにまとめていくこと!
 Accessを使う際は、とにかくテーブルを整備することが重要です。
 元データがCSVファイルやエクセルファイルならば、リンクテーブルを活用すべきです。
 どこのどんなファイルを取り込んでいるのかが可視化されるためです。
 元データは何か? 元データの抽出条件は何か? 項目の意味は何か? など基本的なところを押さえておきましょう。

 参照:リンクテーブルのススメ


■名前は作業順になるようにしておこう!
 テーブルが整っていれば、あとは細かいところをちょいちょいクエリでいじるだけ。
 クエリを作成する際は、クエリ名に気を付けましょう。これが作業を可視化する上で効いてきます。

 参考:クエリの名前の付け方


■クエリ同士を組み合わせるにはユニオンクエリ!
 テーブルで整い切れないところは、クエリの抽出でカバーしましょう。
 複数のクエリを1つに合成することで、きれいな形にデータを整えられます。

 参考:ユニオンクエリの作り方


■関数はとりあえず条件分岐だけ覚えておこう
 クエリを作成する際に出てくるのは、関数です。
 Excelで大活躍のvlookupなどの引用、抽出系は必要ありません。iifやnzなどの条件分岐を覚えておくと便利なので、まずはここだけ押さえましょう。

 参考:IIf関数の使い方
    Nz関数の使い方


■データの出力はマクロを使おう!
 マクロを使うことで、作業を自動化できます。

 そして、Accessのマクロは作業手順が可視化される特徴があります。
 作業手順だけでなく、どこにどんな名前のファイルを出力するかも分かるようになります。

 Accessのマクロはルーティンの集計では必須でしょう!

 参考:Accessのマクロの作り方


■(ちょっと上級者向け)さらなる自動化を試してみよう!
 リンクテーブルから連携するファイルは、バッチファイル+タスクスケジューラで自動連携することが可能です。
 また、Accessのマクロをタスクスケジューラで自動実行することが可能です。

 参照:バッチファイルを活用する
 参照:Accessをタスクスケジューラで動かしてみる(Accessを自動化してみよう)


これで流れとしては、一通りのことが出来ます。
この観点でAccessを使っていくと、何の説明もしなくても、他の人でも見ただけで作業が出来るようになっていきます。

素晴らしい!
こうして私は今月も有給を取ることができたのです





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