ビジネスメールどっとねっと!

就職や転職などビジネスシーンでハズせないメールマニュアルをご紹介!

よろしいですか?はどう傾くか

最近レジでは「バイト敬語」と呼ばれる
間違った敬語がよく使われると言われていますが
それ以外にも「?」となることはありますよね

これは実際にレジ袋の有無を聞かれたときのことなんですが

「レジ袋はよろしいですか?」

こう聞かれたのです

これはどちらの意味にも受け取れますよね

なくてもいいのか、袋に入れてもいいのか…

実際にこれを目の当たりにすると案外混乱してしまいます

「いいです」と答えてしまったあとに
これは店員さんはどちらの意味で捉えるのだろうか?と…


ほかにもはじめからレジ袋は必要ないという前提で
お客様に問いかけるスタッフさんもいます

「レジ袋はなくてもよろしいですか?」という具合ですね

スーパーなどの場合はマイバッグを持参する方が多いですが
(それでもこういう問いかけはしません)
コンビニの場合は缶コーヒーひとつだけとかではない限り
お客様は袋を必要とします

ついでに言うと
明らかに鞄に収まらない商品なのに
無言でレジの上に置かれたまま
レジを終えた時はさすがに「…」となりました… 


接客マナーというのは案外見られています

「あの店員さんがいるから行きたくない…」 

そんなことにならないように 
日頃から接客マナーやコミュニケーションスキルは磨いておきましょう

敬語で間違えやすいもの

社会人になれば、社内社外問わず、敬語で話さなくては
いけない場面が非常に多くなることでしょう。

今回は、そんな敬語の間違えやすいものを紹介したいと思います。

間違った敬語では失礼になってしまいますからね。


「了解しました」というのは、よく敬語で使われていると思いますが、
これ、実は間違った敬語なんです。
正しくは、「かしこまりました」と言いましょう。
よく使う言葉なだけに、正しく使いましょう。


「すいません」というのも間違った敬語です。
日本語のすいませんには、二つの意味がありますよね。
お礼を言う際と、謝罪を言う場合です。
どちらの意味かが分かるように意味に応じて、
「申し訳ございません」「ありがとうございます」
使い分けるようにしましょう。


「粗末なものですが」というのは、手土産などを持参する際などに
よく使う言葉なのですが、実際に粗末なものを手土産にしてしまえば、
それこそ失礼になります。
「もしよろしければみなさんでどうぞ」というのが、正しい使い方でしょう。


「ご苦労様です」というのも、よく聞きますが、
これは、目上の人が目下の人に対して使う言葉です。
なので、「お疲れ様です」というのが正しい使い方ですね。

敬語の種類について

ビジネスメールでは、敬語を使用することが原則である
という話しを前回の記事で書かせていただいたと思います。


今回は、その敬語そのものについて
紹介していきましょう。


敬語と一口に言っても、大きく分けると、
実は3種類に分けられるのです。


尊敬語、謙譲語、丁寧語のこれら3つです。


それでは、一つずつチェックしていきましょう。


・尊敬語

尊敬語というものは、
動作の対象を高める表現なのです。

高めるというのは、相手に敬意を払う、
相手を自分よりも目上の人として
接すると捉えてください。


・謙譲語

謙譲語は、自分自身を低くする敬語にあたります。

自分が動作の対象よりも、下のものとして接することで、
敬意を払うという方法ですね。

自分の動作に使われるものです。


・丁寧語

丁寧語は、名詞などの接頭に「お・ご」を
つけるものと考えてください。

語尾にですますを使うものも丁寧語として扱います。


これら3種類が敬語の種類となります。


それぞれの用途によって、言葉が変わるものがあるので、
注意しましょう。


ビジネスシーン必須の敬語まとめ

今回は、以前にも紹介したことのある、
敬語に関してまとめておきたいと思います。



どんなに能力があり、仕事ができたとしても、
敬語を正しく使うことができなければ、
ビジネスマンとしての信用を得ることはできないでしょう。



それは、ビジネスメールにおいても同様のことが言えます。



正しい敬語を用いてこそ、情報は正しく伝わるのです。



そこで、敬語の重要性や敬語の基本的なルールなどを
まとめたいと思います。



ビジネスの場で使う言葉は、
それにふさわしい言葉がきちんとあります。


それが敬語なのです。


敬語をきちんと使うことで、信頼性、人間性
といったものが認められるのです。



ビジネスメールで、取引先の相手に「ちょっと待ってて」というのと、
「少々お待ちいただけますか」と送るのでは、
受け取り方も全く異なってきてしまいます。



周囲との適切な人間関係を築くためにも
敬語をきちんと使えるようになりましょう。



敬語の種類などに関しては次回以降の
記事で更新していきたいと思います。

ビジネスメールでは、美しい日本語を意識して

ビジネスメールを使用するにあたり、
多くの独特の言い回しが存在しています。


ですが、中には間違った使い方をしている
という方も見かけます。


そこで、今回は、美しい日本語という観点から
紹介したいと思います。


これまで紹介したこととも重複するかもしれませんが、
よろしくお願いします。


まず、マナー以前の問題として、
ビジネスメールの常識をおさらいしておきましょう。


1 メールの件名は内容が具体的に分かるように。

2 同じ話題のメールであれば、返信メールの件名は変更しない。

3 メールの書き出しには簡単な挨拶を入れるようにしましょう。

4 要点を素早く伝えるために結論、理由、詳細の順番で内容を書きましょう。

5 文章が長くなり過ぎないように、一文一義となるように。

6 要点が複数ある場合は、箇条書きを使用するようにしましょう。



以上がビジネスマナーの基本的な常識となります。


次回以降、ビジネスメールでワンランク上の日本語を使った
フレーズを紹介していきたいと思います。


微妙な言い回しの違いではあるのですが、
それだけでも印象は随分変わると思います。
ぜひ、実践していってみましょう。



忘れがちなビジネスメールマナー~その一~

マナーや作法というものは非常に細かいものまで存在し
時には忘れたり勘違いして間違いを起こしやすいものです。

今回はビジネスメールにおいて
つい陥りやすい項目をまとめてみましたので、どうぞ!


1、機種依存文字に気を付けよう。

一昔前は機種依存文字はネットにおいては厳禁でした。
が、現在はどのデバイスでもだいたいは表示されるようになり
例えば「①」丸数字や「㈱」などは
使用すればキレイですし見やすいですよね。
ですが、相手にはちゃんと表示されない事も想定されますので
使用には十分に気をつけましょう。


2、タイトルの重要性

多くの方は日々大量のメールを受け取っています。
ですので、タイトルが未記入であったり
「こんにちは」等では
最悪見逃される事もあります。
タイトルは内容を簡潔に表すものや
礼儀を表したものを心がけましょう。

ビジネスメールの効率化

ここ20年でネット環境は大きく変わりました。
20年も前であればメールを使って
ビジネスのやり取りをするという習慣は無かったように思います。

しかし、現在ではあらゆる連絡がメールによって行われています。

どの年齢層であっても現在は
メールを使って仕事のやり取りをしますよね。

そのため、メールでのやり取りが苦手な方に向けて
ビジネスメールを使う際のコツを書いてみます。


素早くメールを作成するために

以前ビジネスメールの黄金比で書きましたが
横は20文字前後で書きましょう。

また、文章を小説のように綴ってしまう人が居ますが
ビジネスメールにおいて重要なのは即効性と要点です。

そのため、必要以上に文章を増やすと
要点や伝えるべきポイントが埋もれてしまう事があります。

文章の贅肉を落とし、失礼のない程度にシンプルな文章を心がけましょう。


要点を簡潔に分かりやすく伝えるには

ビジネスメールの件名には名前や挨拶を入れますが
件名はメールにおいて顔となります。
最初の言葉が文章の内容よりも力強く印象に残るものです。

そのため、件名にはそのビジネスメールの趣旨を
可能な限り入れるようにしてください。

質問であれば「質問」、確認であれば「確認」と
一言添えるだけで伝えたい内容がダイレクトに相手に伝わりやすくなります。


上に書いたコツは基本中の基本と言えるポイントですが
この事を意識して作成をすればメールの効率が上がり仕事も早くなります。

ビジネスメールの重要度が上がった事により

メールを送ったのだから伝わっているはず

こう考える人も増えています。

社会人として日々のメールチェックは当然の事ですが
その事を理解していない、知らない相手が居るということも意識して
ビジネスメールを利用してください。


 

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