マンション理事長 牛のblog

このブログは、あるマンションの荒廃に戦いを挑んだ、熱血住人達の記録である。 マンション管理組合において、全く無知の住人達が荒廃の中から健全な精神を培い わずか数年で健全なマンション管理を成し遂げた奇跡を通じて、 その原動力となった信頼と愛を、余す所なくブログ化したものである。 ほぼほぼ実録ですが、1998年築、150戸という設定や団体名称等はフィクションです。

カテゴリ:管理会社 > 管理会社変更(リプレイス)

どぉ~モォ~


理事長の牛です

会議中牛


前回の記事はこちら

N社へ委託契約終了通知を送りましたが

N社の働きが怠慢にならないよう
牛からもあらかじめ念を押しておくことにしました

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N社N様

いつもお世話になっております。

さて、過日開催されました臨時総会において
御社と締結している管理委託契約について
11月1日を以て終了とさせていただくことが
承認されました。

合わせて先日、管理組合よりその旨の
ご通知をお送りさせていただきました。

管理委託契約の残期間について
新管理会社となりますA社との間で
引継ぎ、残務処理等滞りなく
進めていただけますよう
ご対応いただけますようお願い申し上げます。

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さて、臨時総会後の定例理事会

N社N氏
A社営業担当、フロント担当

が出席し開催


本日メインの議題は

次期管理委託契約の内容について

です。

と、その前に

N社N氏から月次報告

N氏にとってみれば
屈辱なんだろうな・・・

だって新管理会社との新しい契約について
検討した内容を契約が切れる旧管理会社が
議事録案を作るって・・・
TSURU170321-200%20mm-205_TP_V1

まぁ仕方ないね・・・



一通り月次報告が終わり本題へ

A社と結ぶ契約について
A社から提案された内容にて議論する


副理事長のヒツジさんから
「基本線は現状の内容と考えて良い?」

と確認が入る


A社担当者
「はい、現状ベースで考えました。
基本的には標準管理委託契約に則って
おります。
ご提示しているお見積り額の範囲中で
こちらのマンションに特化した契約内容を
ご提示しております」



「例えば?」


旧来との違いは事前に資料を見ているので
牛は内容を把握しているが
A社の担当者から皆に向け説明してもらうほうが
より効果的かと思ってわざと聞く


A社担当者
「例えば
今回若干変更させていただいたのが
清掃業務です。
今までは特別清掃として実施していた内容を
定期清掃に組み入れており、それを仕様の中に
記載しました。
現状と比べて、定期清掃の回数が年間2回
増えています。

他は、仕様書上の細かい表現であったりの違い
はありますが契約内容としては従来通りです。」



「わかりました。
他に何か皆様からご質問はありますか?」


・・・



「特になければ、内容としてはこちらで
よろしいでしょうか?」



一同
「異議なし」



「ありがとうございます。
では、A社に当マンションの管理を
していただくにあたって、何点か皆さんと
協議したいのですが

まず、管理員さんについてです。

管理員さんについてはA社が
新たに求人を出してきていただく方法と
今いらっしゃる管理人さんに移籍していただく
方法とがあるそうです。

それについて皆さんのお考えを伺えますか?」


カピバラ理事
「管理員さんは今の方に引き続きお願い
したほうが居住者も大きな混乱をせずに
生活できるのでは?と思います。」



「そうですね~そういう考えもあると思います。
他の方はどうですか?」


ヒツジ副理事長
「N社さんが今いらっしゃるが、N社さんは
どう考えているの?」


N氏
「はい、そこは管理員に聞いてみて
『移籍します』
と承諾してくれることが前提になります。
弊社としては理事会さんのご意向があれば
移籍というご対応は可能です。」



「なるほど、じゃ具体的にはどうすれば?」


N氏
「私のほうから管理員に聞いてみます。
私どもとしては、ここの管理契約を失ったので
管理員に次の物件を探さなくてはなりませんし
職場が変わらないことは彼らにとっては
良い話かと思います」



「他に皆さんご意見などありますか?」



ウマ会計担当理事
「カピバラさんの言うように、管理員さんも
勝手がわかっているから今の方に頼めるなら
それが良いかもね」



「じゃ、まずは管理員さんに意向を伺ってみて
管理員さんが『会社を移っても良い』と言って
いただけたら、そのまま引き続きお願いする
という流れで良いでしょうか?」


一同
「異議なし」



「では、まずN社から管理員さんに意思確認を
お願いします。
で、管理員さんがOKしたらA社にその旨
情報共有していただいてよいですか?」



N氏
「はい承知しました」



「A社さんはN社から管理員さんの意思確認
できた断面で管理員として継続して働いて
いただけるよう手続きお願いします。」


A社
「はい、承知しました」



「では次ですが、管理員さんと同様
日常清掃員さんについてですが・・・」


カエル理事
「清掃員さんも管理員さんと同じで
今の方にお願いしたら?」


ヒツジ副理事長
「そうだねぇ、そのほうがスムーズだね」



「N社さん的にはどう?」



N氏
「清掃員については清掃会社に
再委託
しています。
そちらと引き続きA社が契約していただけるなら
問題ないかと・・・」



「A社さんはどうですか?」


A社担当者
「弊社も特段問題ありません」



「じゃ、清掃員さんについても
管理員さん同様で今いらっしゃる方に
引き続きお願いする方向でよろしいですか?」



一同
「異議なし」



「では、清掃員さんの件、引き続き今の方に
お願いできるよう、N社さんとA社さんで
ご対応お願いします」



「では、委託契約内容案について
今日協議した内容の仕様で進めましょう。
で、委託契約をA社と結ぶにあたって
もう一度契約内容を臨時総会に諮らないと
ならないですが、来月やっちゃいますか?」


一同
「異議なし」



「では、来月の定例理事会のある日に
まずは臨時総会やって、その後理事会に
しましょう」



こうしてA社との管理委託契約について
進んでいきました



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どぉ~モォ~


理事長の牛です

会議中牛


さて前回の臨時総会
でリプレイスについての承認を得た訳ですが

総会終了後、A社の担当者から


「理事長、この後の流れについてご説明したい
のでお時間を頂戴したいのですが・・・」


へいへい、わかりましたよ
(牛の心のつぶやき)



A社担当者
「リプレイス完了までには
諸々手続きを行っていただく必要があります。

まずは、皆様と私共A社との間で委託契約内容
について検討し詳細を決定していただきます。

その委託契約内容について、A社から
重要事項説明をさせていただき
臨時総会に諮っていただきご承認を得たら
ご契約書にご署名ご捺印を双方で行い
契約完了

という流れになります。」


あぁ~また臨時総会開催なのねぇ~

頭を抱える牛


A社担当者
「契約完了までに多少のお時間が
かかってしまう可能性があります。
契約締結までの間にN社への
委託契約終了通知期限を超えると
来年も更新されてしまいます。

本総会をもってN社と契約終了について
総会承認されているので

委託契約終了通知

を早めに送付しましょう。」


と、委託契約終了通知書
をすっと出される。

今年度のN社との委託契約期間は
11月末日まで

契約上3か月前までに契約終了通知を
出さなくてはならない

ということは

8月末日までに通知しなくてはならない。

ちなみに今7月末



「通知を送らなくてはいけないことは理解した。
が、万が一12月1日からA社と委託契約の
締結ができなかったらどうなるの?
あと、N社が通知を受領した途端に
やる気なくなったらどうする?」


A社担当者
ご安心ください!

そうならないように
きちんと段取りを組んで進めます。
もちろんN社との引継ぎも行っていきます!
N社に対してもきちんと仕事してもらうよう
弊社として全力で対応してまいります!
また当社としても全力で理事会様を
サポートさせていただきます。

ご安心ください!



「お、おぉ・・・頼むよ・・・」


A社担当者
「ではこちらにご署名とご捺印を」


ちゃんと通知書にN社の住所などが
記載されてる。

段取り良いねぇ~

牛(・・・熟読・・・)

総会終わりで集中力が切れてたけど
もう一度頭の中で段取りを整理する



「よしっ」


委託契約終了通知に署名と捺印をする。



「これで良いかな?私が送ればよいの?」



A社担当者
「もしよろしければ弊社からお送りしますが」



「じゃ頼むよ。念のため写し頂戴ね」


A社担当者
「承知しました。ではお送りしておきます。
では、次回理事会までに委託契約内容案を
弊社で作成します。
次回理事会にて皆様でその内容について
ご検討いただければと存じますが」



「じゃ、そんな感じでお願いします。
理事会開催日の1週間前くらいで
案をいただけると嬉しいですが・・・」


A社担当者
「承知しました。対応いたします」



「あと何かあります?」



A社担当者
「いえ、本日はこれで大丈夫です。
お疲れさまでした。

いやぁ、牛理事長の本当に総会とか
初めてやられたんですか?」



「そうだよ。初めて」



A社担当者
「いやぁ、なかなか初めてであの振る舞いは
できないですよ。大したものです。」



「そぉ~?
そんなことないよぉ~(´∀`艸)」



まんまと褒め殺しにあう牛w



「じゃ、引き続きよろしくお願いしますね!」



A社担当者
「お疲れさまでした~」


牛のデビュー臨時総会は
こうして終了しました


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どぉモォ~


理事長の牛です^^


前回の臨時理事会
新管理会社候補を理事会決議で決定しました


今回は惜しくも落選してしまった会社さんに
お知らせせねばなりません


牛は次の文章で
メールをB社、C社N社にお送りしました。


-----------------------------------------------------------

B社

ご担当様


いつもお世話になっております。


先日は当マンション管理会社変更についての

プレゼンテーションへご参加いただき
誠にありがとうございました。



さて、プレゼンテーション結果について
ご連絡させていただきます。



当管理組合役員にて熟慮を重ね
検討させていただいた結果
誠に残念ながら今回は他社様を
管理会社候補として諸手続きを経て
当マンション管理委託について
お願いする運びとなりました。


当マンション管理委託についての調査
見積もりの作成、プレゼンテーション準備等
ご足労お掛けしましたが
この様な結果をお伝えしなければならない事を
お許し下さい。


なお、詳細の検討内容については
お答えしかねますのでご理解いただけますよう
お願い申し上げます。


本来であれば書面等にて
お伝えすべきところとは存じますが
メールにて失礼いたします。


また、何かの機会がございました際には
何卒よろしくお願い申し上げます。



○〇マンション
管理組合 理事長


-----------------------------------------------------------


で、各社の反応

B社、C社
「ご連絡いただきありがとうございます。
今回はお役に立てずに申し訳ありませんでした。

これも何かの縁かと思いますので、ご相談等
ございましたらお気軽にお問い合わせください。
第三者として客観的に
ご意見を述べさせていただきます。

貴マンションのご発展を祈念しております」


こんな感じ


変わってN社

「先日はプレゼンテーションありがとうございました。
メール拝見しました。
これからというところでいただけに正直非常に残念
に思います。

もし、費用の問題ということであれば、再度見直して
再提出させていただきたいのですが
お認めいただけますか?」


だから~
費用の問題じゃないんだって



「それは他社様とも不公平となりますので
お受けできません。

最終的には臨時総会を開催し、その承認を経て
改めて御社へご連絡させていただきます。

よろしくお願いいたします」

とご連絡


大丈夫かなぁ・・・

妨害工作とかされないかなぁ・・・

牛ってば

内にも外にも敵がいる感じだしなぁ・・・



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どぉモォ~


理事長の牛です^^


前回の現管理会社N社のプレゼン
をもってすべての管理会社のプレゼンが終了


いよいよ
臨時理事会で新管理会社候補を決定する


各理事には予め


「採点表」
採点表


を配布


各項目20点満点で採点し
合計点数の高いところを新管理会社候補とする



「では、臨時理事会を開催します。
ではまずプレゼンを受けた感想をお一人づつ
コメントしてください」


副理事長
「N社の支店長は酷かったね~何あの態度!」


O理事
「そうだね~C社の印象もあまり良くないな・・・」


Z理事
「私は、竣工時から手掛けている分
経緯を知ってるN社が良いと思う」


H理事
「やってくれそうな雰囲気はA社だったね。
コストも安いし」


Y理事
「多分どこも大差ないんだろう・・・
コストで言ったらA社、過去の経緯っていうと
N社なのかな・・・」


皆、思い思いを話す


いいよ~
結果がどうであれ
マンション管理を考えるきっかけになれば



「ではお手元の採点表に
点数のご記入をお願いいたします。

記入が終わったら牛に提出してください」



全員の採点表が提出される



「では、採点結果を取りまとめます。

A社・・・670点
B社・・・360点
C社・・・480点
N社・・・360点



ということで新管理会社候補は

A社に決定しました!

こちらの結果で皆さん意義はございますか?」


一同
「異議なし!」



「ありがとうございます。
ではこの後の段取りについてご説明します。
この結果を議案として、臨時総会を開催し
承認を得なければなりません。

スケジュール的に
N社へ契約打ち切りの通知をする期限は
契約期日12月末日の3か月前

9月末日となります

なので来月の理事会で総会議案を取りまとめ
再来月8月に臨時総会を開催しましょう。

あと、もしかするとN社から何らかの

『妨害工作』

があるやもしれませんが

理事会総意として今回決議した事ですので
粛々と進めましょう」


一同
「異議なし」



「では今日は長丁場お疲れ様でした」


これでリプレイスについてはようやく
一つ目のハードルを越えた


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どぉモォ~


理事長の牛です^^


前回は
管理会社C社のプレゼン

でした

いよいよ現管理会社N社のプレゼンです


N社は見積もり額で現在最高値。


当日お越しいただいたのは
支店長とエリアマネージャー、フロントN氏

支店長さんは


某アマチュアボ〇シ〇グ協会の

や〇ね会長

そっくりの風貌w


その印象が牛の脳裏に未だ焼き付いています


冒頭、そのや〇ね会長


いや

支店長さんから


「この度は色々と管理委託業務について
ご迷惑をお掛けしております。
これを機に、改めて質の良い管理業務を
提供していきたいと思います」


とご挨拶


次にフロント担当N氏から
紙ベースの事前資料でプレゼンする


❍現管理会社としての強み

❍現状の悪さをどう改善するか



がメイン


マイナスイメージを必死にゼロへ
戻そうという感じ

上積みがない


N氏が必死にプレゼンしている様子を
や〇ね会長

いや

支店長さん

こんな感じで座って

yAMANE

N氏を凝視w


「この会社は大丈夫なのか?」

と、どうしても勘ぐってしまう・・・


理事
「今回こういう形で委託契約について
再度お見積りを頂戴した訳ですが
私達からご提案しなければ、この金額に
下がらなかったという認識で良いですか?」


N氏
「いや・・・そういう事ではなく・・・
契約更改のタイミングでご提案させて
いただけたらと思っておりました」


理事
「今までは2800万での年間契約で
これから900万下げてしまったら
管理業務のクオリティは
今より下がってしまうのではないですか?」



N氏
「いや・・・そこは色々と改善をしながら・・・」



と、その時、や〇ね会長

いや支店長が


支店長
YAMANE1

「担当のNは来月からマネージャーになります
ですから管理の質が落ちる事はありません。
それに今回ウチとして最大限の努力はしました。
もうこれ以上金額を下げることはできません。」


と、いきなりぶっ込む


一同
「?????」



N氏が慌てて

「いや・・・
このお見積りは最大限努力した結果であって
お値段が下がった分、サービスが低下する
とかではなく・・・
色々な業務を改善したり効率化をはかったり
しながら対応していきますので
決してクオリティは下げません」


理事
「効率化を図って、『仕事を結局やらない』
とかは無いという事で良いですか?」


N氏
「はい。契約に則って行います」


いやいや・・・
質は落とさないって・・・
このレベルではダメなんだが・・・



こんな感じで質疑応答は終了



「ありがとうございました。
結果については、この後に開催する
理事会にて検討し改めてご連絡いたします」

と急に、支店長が
YAMANE1

「もぅ、じゃぁ、これでどうですか?
もう200万下げます。
エレベーター点検費を下げれば
どうにかやれますんで。
これで勘弁してもらえませんか?」



理事一同
「はぁ?」



っていうか・・・
エレベーター点検費下げてって
そんないい加減な管理会社が
管理しているエレベーター
乗りたくないし・・・





「いや、もうお見積りを頂戴しておりますし
後出しジャンケンみたいな事言われても
他社さんとの公平性を失いますので・・・

今日はお引き取りください」


支店長のキャラが強ぎて
細かいところをあんまり覚えてないw


こんな感じでN社のプレゼンは終了しました。

これをもって管理会社のプレゼンは終了


いよいよ
臨時理事会で新管理会社候補を決定します。



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