こんにちは、マーちゃんです。
今日は
「無駄な会議にしないようにする心構え」
についての話です。
限られた時間だというのに、会議がいくつも重なって困
っていませんか？
たいがい、会議ばかりあるのは
「会議のための会議」
があり、無駄の象徴と言われいます。
あなたも同じ議題でちょっとだけ出席者が違ってて同じ
話を何回もしたり、聞いたりしていませんか？
こういう時に
「少しは会議に出る前に気を使ってほしいなぁ。」
と考えてしまう人がいます。
これから話すことは
「短い時間で有意義な会議にするため」
の話です。
これを会議をやる前に出席者に徹底すれば
「空回りして長時間拘束される会議」
から解放されるのではないでしょうか。
もし、これをしなかったら
「くだらない会議に長時間つき合う」
ことになります。
では、話を始めます。
最初に結論を言いますがやるべきことは次のことです。
「会議には何も考えずに出席しない！」
ということです。
これは時間短縮のために
「あなたがある程度の答えを持って会議に出席する」
ということが重要です。
多くの人は
「その会議に出席してから考えて決める」
ということをします。
実は、それではダメなのです。
1)議題の説明
2)回答を検討
3)出席者の回答を発表
4)各回答を議論
5)方向を決定
なんてことをやってたら、いくら時間があっても足りま
せん。
時間短縮のためにあらかじめ出席者が答えを持ち寄って
1)議題の”簡単な”説明
2)出席者の回答を紹介
3)各回答を議論
4)方向を決定
とやるほうが効率が良いのです。
すると、黙って考える時間が少なくなります。
＊この時間が無駄なんですよね。
製品、設計、会議も
「無駄なく、効率よくこなす」
ことで本質の検討・議論ができるので、そのものの
「質」
があがります。
これは一種の
「品質向上」
なのです。
なので、会議では
「答えを持ち寄って議論するなら意味がある」
ということです。
ぜひ実践してみてはいかがでしょうか。
もし、これで会議が早く終われば会議が連続していても
時間が空きます。
そうなれば、次の会議までの時間が使えるので
「忙しくて考える時間がない。」
ということも防げて、
「良い方に転がる」
のではないでしょうか
あなたはどう思いますか？
いかがでしょうか？
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