常に生産性の高い仕事ができる人達には、
間違いなく好ましい仕事の習慣
が身についています。
好ましい仕事の習慣には、
さまざまな習慣がありますが、
その中のひとつに“段取り”
というものがあります。
「仕事は段取り八分」
という言葉がある通り、
仕事の最終的な出来(ここでは生産性)は、
事前の段取りの良し悪しで
その大半が決まってしまうということです。
好ましい段取りを行う習慣
が身についている人達は、
常に質の高いアウトプット(成果)
を生み出す可能性が高いといえます。
組織全体の生産性の向上を考える上で、
個々人の段取り能力の向上は、
重要な課題のひとつといえるでしょう。
では、具体的に“仕事の段取り”とは、
どういうものでしょう。
大きくは、業務をその手順に従い
タスクレベルまで分解することと、
複数の業務のそれぞれのタスクを、
最も効率的に行うための
効果的な優先順位の付け方
とでもいえるでしょう。
この2つを効果的に実行できる習慣
を身に付けた人達は、
効率的なアウトプットを
実現できる可能性が高く、
すなわち仕事ができる人
と評価されることになります。
では、それぞれにおいて、
どういう点を注意すればよいでしょう。
まず、業務の分解ですが、
何より重要なことは、
その業務の目的と(その目的に適った)
ゴール設定です。
業務の目的を見失っては、
効率的にアウトプットを実現するどころか、
ムダだらけの程度の低い仕事
になってしまいます。
また、目的を見失わないまでも、
その目的を実現するための
適切なゴール設定ができなければ、
アウトプットには常に過不足が
生じる可能性が高まります。
目的に対して過不足の無いゴール設定
をするということを、
常に意識し、業務に取り組む必要があります。
適切なゴール設定ができたなら、
次は業務をタスクレベルに分解します。
タスクとは、業務を構成する一塊の作業
といえます。
最も効率的に実行できるサイズのタスクに
分解することができれば、
ひとまずOKでしょう。
あとは、各タスクをスケジュールに
落としていきますが、
ここで重要なことが次の
優先順位の付け方です。
仕事の優先順位は、
業務単位のくくりで言えば、
一般的に言われる重要度と緊急度によって
設定すればよいでしょう。
ただし、現実的には重要度は軽視され、
ほぼ緊急度によってのみ
優先順位が付けられる傾向にあります。
この業務は、(成果を生み出すために)
本当に重要度が高い仕事なのかどうか
を慎重に判断する必要があります。
大枠でそうした判断ができれば、
次にタスクレベルの優先順位付けです。
通常、一つの業務だけを行っている
というケースは少ないもので、
ほとんど複数の業務を
同時並行で行っています。
その中で、それぞれに分解されたタスク(作業)
をどういう優先順位で行うか、
的確に判断することができれば
仕事の効率は劇的に上がることでしょう。
それには、ここのタスク(作業)について、
できる限り的確な時間の見積りと、
関係者の動きも想定したスケジュール設定
ができるかです。
この二つを効果的に実践できれば、
タスクレベルの優先順位付けも
かなり効果的なものになるはずです。
いかがでしょうか。
仕事における段取り力が
ご理解いただけたと思います。
こうした段取り力は、
最初から身についているものではありません。
常に意識を持って、
繰り返し訓練するなかで、
徐々に身についていくものです。
そして、常により良い状態を目指し、
試行錯誤で改善を続ける習慣を
身に付けることが、
最強の段取り力を身に付ける要諦なのです。