一歩先行く市役所職員となるための仕事術

元SEから市役所職員に転職して17年目。 仕事のレベルを上げ、一歩先行く市役所職員となろうと思って奮闘中です。 同じ自治体職員、特に若い方々の参考になるかと思うことを書いています。

ご意見・ご感想をtsutsunao@gmail.comへお寄せください。
・『公務員1年目の教科書』『公務員の「異動」の教科書』(学陽書房)を刊行しました!新入職員の方、若手職員の方、その指導に当たる方に読んでいただきたいです。
・「手紙を綴るアドバイス」はカテゴリ別アーカイブから入ると、第1話からご覧いただけます。途中からご覧になるときは、目次をご利用ください。

【公務員1年目の教科書】自治体職員に便利な手帳はあれこれ

since 2017.12/10(2017.12/10最終更新)

 拙著『公務員1年目の教科書』(学陽書房 2016年)に関連していただいたご質問から。

 「手帳っていろいろあって悩んでしまいます。どんな手帳が便利ですか」という質問をよくいただきます。
 仕事や生活のスタイルや好みによって、どんな手帳がいいかっていうのは人によって異なると思うのですが、私が今まで使ったり、使っている人を見て、「これいいな!」と思う手帳をご紹介しますね。

 まずは、私が愛用しているセパレートダイアリーです。
 何といっても、上下二段に分かれ、マンスリー(1月1頁)とデイリー(1日1頁)を同時に見たり、2か月分のマンスリーを見渡したりできるのがとても便利です。
 また、カバーの種類も豊富で、自分の気に入ったデザイン、カラーを選べるのもいいです。サイズはA5とB6があり、それぞれマンスリー&ウィークリー(1週間1頁)、マンスリー&デイリーがあります。

 私は、写真のB6のマンスリー&デイリーの2tone・ネイビーを愛用しています。
 詳しくは、【公務員1年目の教科書】手帳「セパレートダイアリー」をご覧ください。

 

 次は、以前使っていたほぼ日手帳 weeksです。
 ほぼ日手帳は、何といってもとっても書きやすいのです。紙質に徹底的なこだわりを感じます。

 サイズ・カバーの種類も豊富です。
 文庫本サイズの「オリジナル」52種類、長財布サイズの「weeks」(右の写真)35種類、A5サイズの「カズン」26種類もあり、迷ってしまうほどです。


 管理職を中心に、使っている人が多いのは地方公務員ダイアリーです。
 B5サイズのウィークリーな手帳で、付録に「法令用語の使い方」「法令における漢字使用等について」「所管用語例集」「お祝い・おくやみ電報の例」「家庭祝儀」「年齢早見表」などがあり、便利なのです。

 まあ、デザインは地味なので、自分のお気に入りの手帳カバーを掛けている人もよく見かけます。

 手帳には、いろいろな機能があります。
 主なところは、①スケジュール(アポイント)の管理、②タスクの管理、③空き時間の見える化、④目標の管理、⑤ライフプランナー、⑥ライフログです。④のひとつがセパレートダイアリー、⑤の代表はフランクリン・プランナー、⑥の代表がほぼ日手帳 weeksですね。
 ①~③が基本的な手帳の機能で、スケジュールとタスクを管理し、集中時間を確保しつつ、スキマ時間を活用することで仕事を効率的に進めようとする訳です。バケツに最大限、大きな石・小さな石・砂利を入れようとしたら、大きな石から順番に入れなければならないのと同じですね。

 ただ、①~③のお陰で、かなり効率的な動き方ができるようになりますが、それだけでは成果や期限が守れるとは限りません。
 それで④目標の管理=プロジェクト管理を行う訳です。セパレートダイアリーでは、WORKING PLANのページがあるので、それで目標を分解してスケジュールに落とし込むことができます。私には、これがとても便利で、お陰で何とか、仕事を進め、原稿を書き、家族で趣味を楽しむことができています。

 そして、⑤ライフプランナー。生涯目標(ミッションステートメント)を立て、それを年・月・週・日と落とし込んでいくものです。
 その代表格はフランクリン・プランナー。一度は使い、その考え方を自分のものにすることをおススメします。自分のものにできれば、他の手帳を使ってもライフプランをマネジメントできます。
 私は、セパレートダイアリーを使いつつ、以前にまとめた生涯計画を更新しつつノートページに張って年間計画を立てるのに使っています。生涯計画は毎日見ることが大事だと思っています。 

 ⑥ライフログは、実践している人も多いのではないでしょうか?
 出来事や思ったこと、お気に入りの写真等を手帳にどんどん書き込んでいくことですね。書いていて、後で振り返って楽しいです。ライフログとして楽しく使うには、ほぼ日手帳 weeksセパレートダイアリーのように用紙が方眼紙タイプの方が、罫線タイプより書きやすくて便利です。

 手帳の選び方・使い方のキホンについては、「上手に使えば、毎日がもっと楽しく!手帳活用術」がわかりやすいです。
 ただ、できれば、キホンの使い方だけでなくて、④目標管理、⑤ライフプランナー、⑥ライフログとしても活用してみてください。毎日がとっても楽しくなりますよ!手帳の代金などすぐ取り返した気分になります!

(ひとりごと)目次ページの不具合??

 いつもブログ「一歩先行く市役所職員となるための仕事術」をご覧いただきありがとうございます。
 2017年12/2に、『公務員1年目の教科書』関連記事の目次のページの不具合を直しました。
 なので、今更ながら目次のページがこんな時期にアップしています。

 読者の方からのご連絡でわかったのですが、目次のページに不具合がありました。

【不具合の内容】
  • 通常はページの右側に表示される「記事検索」「最新記事」「カテゴリー別アーカイブ」等が、ページの下側に表示されて、見にくい。
 いろいろ試しながら作り直してみたら、表示されるようになりました。しかし、同じように『公務員の「異動」の教科書』関連記事の目次のページを作成したら、なぜかタグを入れると、また「記事検索」等が下側に表示されてしまう不具合が。うーん、原因がわかりません。。。

 しかし、教えていただいて本当に助かりました。
 誤植等を含めて、お気づきの点がありましたら、tsutsunao@gmail.comまで、お教えいただけるとありがたいです。

 このブログをご覧いただいた方から、毎週のようにご感想等のメールをいただくのですが、本当に励みになります。今後とも、よろしくお願いいたします。

【公務員の「異動」の教科書】関連記事目次

(2017.12/2更新)
 拙著『公務員の「異動」の教科書』(学陽書房 2017年)の関連記事の目次です。  読者からご質問いただいたこと等を、補足的に書いたものです。

 公務員は、定年まで幅広い分野に異動する職業です。
 若手の皆さんには、異動に希望とともに、不安を感じるかもしれません。特に引継ぎはトラブルのもとになりがちです。
 引継ぎと仕事の作法を身に付けて、異動の中で出会う人との仕事との縁を大事にステップアップしていきましょう。公務員は10年目からが、さらに面白くなる職業だと思います。『公務員の「異動」の教科書』がそのために役立てばいいなと思っています。

  1.  17.8/30 小平市「K-up」でお伝えしたかったコト
  2.  17.7/15 公務員に必ず必要になる引継ぎと仕事の作法
  3.  17.6/3 2017年6/15発売予定です
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