2007年04月
2007年04月23日 23:39
久々に業務日誌でも書きます。
ちなみに、業務が久々という意味ではありませんので・・・。
さて、午前中。
建設業のお客様に、書類が出来上がったので押印のアポを取るため電話しました。
今日の昼までならエエよ。とのこと。
えっ！今日！？
もちろん、早速訪ねました。フットワークが命です！！
このお客様はいつも、アポを取るとすぐに予定を入れてくださいます。
予想通りの反応でした。
午前中は、別にもう１件アポを取って、先ほどの建設業者様を訪問して終わり。
昼に事務所に戻ってきました。
昼からは、２時と３時にお客様が来所予定。
それまでは補助者が作った書類のチェックをしました。
当事務所に入って４ヶ月の補助者。
まだまだですが、なかなか呑み込みが早いので、チェックも楽になってきました。
とはいっても、「訂正なし」はほとんどありませんが・・・
さて、２時に来所予定のお客様は帰化申請の件でお見えになります。
ところが２時を過ぎても、２時半を過ぎてもまだ来られません。
３時のお客様とダブってしまう！！
と思っていた矢先、２時５０分ごろに来られました。
書類を預かるだけでしたので、すぐに完了。
これで書類はすべて揃いました。
ゴールデンウィーク明けの申請日時も決定しました。
そして３時。今度は自動車運転代行業のお客様です。
しかし、３時を過ぎても来られません。
このお客様も３０分遅れぐらいで到着。
出来上がった書類に押印しました。今週中に申請予定です。
これで今日の打ち合わせ、面談関係は完了。
あとはまた書類のチェックチェックです。
夕方にひと段落して、とりあえず事務所のシャッターを閉めました。
夕食・お風呂などをはさんで、これからまたチェックです。
チェックが終われば、明日の準備をします。
明日は私が所属する支部の総会があります。
私は会計ですので、決算報告・予算案などについて発表することになっています。
毎年質問が多発しますので、完璧に応答できように備えたいと思います。
さあ、頑張ります。
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2007年04月22日 07:33
完成した書庫の収納方法について、まだ悩んでいます。
いかに無駄をなくして、スペースを有効活用するか。
こんな事を考えていたら、いつの間にか朝になってしまいました。
しかし、どんどん良いアイデアが出て来るモンですね。
目的は、今既に置けない書類のスペース確保と、今後増えるであろう書類の保管場所確保。
前提として、なるべくお金を使わず、今あるものを使う。
使うというより“利用”する。←この考えで色んなアイデアが生まれました。
今のメインの書類棚は、４段の木製。
横幅４０センチほどで、高さが１４０センチほど。
これが５個あります。
この５つの棚と、他に書庫に入っている棚や冷蔵庫、これから追加する棚とをにらめっこしていても、
スペースの寸法が微妙に足りません・・・。
当初考えていた方法で配置しても十分置けるんですが、
もっともっとスペースを活用したいんです。
でもどうすればよいのか、なかなか答えが見つかりません。
そこで、煮詰まってきた頭を冷やすためと、睡魔が襲ってきたことから、
書庫で寝転んでみました。
そしてクセモノの棚を違う角度から見ていると、あることを発見！！
“この棚を横に倒して縦に積んでみたらどうだろう？”
早速起き上がって、寸法を測ってみたらバッチリ！！
天井までの高さも抜群です。
注意しなければならないのは安定感。
地震の揺れにも耐えられるように背面を固定する必要があります。
どことどこを接続すればいいかな〜と眺めていると、またアイデアが。
横に積んだ場合、今まであった“仕切り”が不要になります。
これでまたスペースが広がります。
早速購入する棚も決めました。また木製にします。
スチールの棚のほうが事務所っぽくていいんですが、まず値段が高い。
しかも、奥行きの大きいものが多く、スペース確保に繋がりません。
木製なら、今回のように切ったり繋げたりという加工が容易です。
しかも軽いので移動が楽。
数時間の思案でスペースは格段に広がりました。←まだ配置してませんが。
とにかくいつまでもこんな事に時間を割いていられません。
さっさと書庫整理を済ませ、仕事のみに集中していきます。
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2007年04月20日 01:20
もうすぐ４月も終わります。
一年の３分の１が終わります。
そこで今年３分の１の反省と今後３分の２の見通し。
当事務所では、受託中の業務１件に付きひとつの箱（ＢＯＸ）を作っています。
それぞれのＢＯＸには、現在の進行状況が記載されているメモが入っています。
このメモは、誰が見てもわかるように作成しており、
途中から引き継いだ場合でも、あと何をすれば業務が完了できるか一目瞭然です。
今日現在、そのメモが入っているＢＯＸは３７個あります。
日々変動しますが、今日現在３７個の受託中業務があることになります。
本当にありがたい事です。
そのほとんどが、建設業許可関連・経審関連・相続関連・帰化関連です。
少数ですが、法人設立・産廃・各種議事録作成・内容証明・ＮＰＯ・協同組合等もあります。
中には当方の都合により進んでいない案件もあります。
お待ちいただいているお客様には本当に申し訳なく思っております。
実際、従業員二人の弱小事務所の割にはややオーバーフロー気味といったところです。
裁ききれていないという点で、反省点は多々あります。
１件１件御依頼頂いた順に処理していますが、なかなか進行していないのが現況です。
依頼者様にとっては、“そんなこと知ったこっちゃない！！”だと思います。
誠実に対応させていただきますので、今しばらくお待ち下さいませ。
頂いた案件を着実にこなす為には、少しずつでもすべての案件に進歩が必要です。
もうすぐゴールデンウィーク。
今後の見通しとして、この連休前に、ある程度の形を付けたいと思っております。
あと１週間ちょい。
死にもの狂いで頑張ろうと思っております。
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2007年04月16日 18:27
事務所の増築工事。
土曜日に完成しました。
実質３日間（水・木・土）です。早い
増築とは言ってもスペースが知れていますが・・・
ちょっぴり立派なウォークイン・クローゼットって所です。
気になっていた塗装（内壁は水性。外壁はボンタイル。）の臭いも、
思っていた程きつくなく、
天気
で、早速昨日（日曜日）の朝から書庫整理＆配置替え。
これが大変。←予想以上でした
工事着工前から寸法も測り、頭の中ではある程度イメージできていたんですが、
実際に配置していくと、
イメージしていなかった細かな部分（配線。重さ。明るさ。ホコリ。ヤニ等々）がネックでした。
月曜になれば仕事が動き出すので、日曜日中にある程度まで仕上げる必要がありました。
補助者が来ますんで。
結局、今日の朝８：００まで掛かってしまいました。丸一日です。
でもこれで、置き場がなく平積みになっていた書類達を整理できます。
これで、（以前よりは）ぶつからずにすれ違うことが出来ます。
今日は、もちろんバッチリ仕事しました。その為にやったんですからね。
でも、ねむたかった・・・
以下、【初日の感想】です。
�々�事を決断して良かった。←工事費用は取り返します！！
�▲好據璽垢法箸罎箸�”が出来た。←若干ですが！！
��仕事の“効率”が上がりそう。←間違いない！！
�そ駑爐�“大量”に保管できる。←間違いない！！
�ナ欖匹垢襪燭瓩痢判駑爐魍諒�”せねば。←これが決め手
ってことで、これからも益々仕事一番で頑張っていきま〜す
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2007年04月14日 06:48
事務所増築工事。
とはいっても、２坪にも満たない増築で、
事務所と繋がっている駐車場に、床を上げて、壁一枚作るだけです。
それでも我が事務所にとっては、十分なスペース増加です。
今週の水曜日・木曜日で、あっという間にほぼ完成。
金曜日をはさんで、今日塗装工事が始まります。
なるだけお金を掛けずにスペースを確保するため、
内装は特に頼んでいません。
増築部分と元の事務所は、引き戸一枚で繋がっているので、
壁は３面あります。
うち２面は、元駐車場の壁をそのまま使用するため、元の外壁塗装のまんまです。残り１面が、今回新たに作った壁。“コンパネ”です。
元の外壁にも今回の壁にも断熱材が入っていないので、若干ヒンヤリします。
また、通常なら、壁にはクロスを貼り、床にフローリングを敷くところですが、
床も壁も“コンパネ”のまま。
さすがに「むきだし」のままでは余りに見栄えが悪いので、
追加した壁には、元駐車場と同色の塗装をしてもらいます。
また、床にはホームセンターで買ってきたタイルカーペットを敷き詰めます。
カッティングは大工さんがやってくれました。
今回の増築の目的は“書庫を作ること”なので、特段お金を掛ける必要がありませんでした。
“快適さ”や“見栄え”はさほど重視しませんでした。
それよりも重視したのが“利便性”でした。
今回頼んだ大工屋・塗装屋・電気屋はすべて私の先輩です。リーズナブル！！
電気工事は、元の駐車場にあった電気から線をひっぱり、
蛍光灯を付けただけの簡単なモノです。
しかも蛍光灯は、事務所＆自宅を新築したときに購入していて使わなかったものを利用したため、
特別な費用は掛かっていません。
いよいよ来週には、書庫として使用できます。効率の良い配置を考えています。
こうして出来上がった空間はまるで「小部屋」のようです。
書庫や保管庫にするのはもったいないくらいです。
「応接室」「社長室」「自分の部屋」「隠れ家」「子供部屋」などに使えそうですが、
あくまでも『書庫』！！
何年か先の希望観測的な素晴らしい事務所状態を見据えて作った書庫なので、
たっぷりスペースがあります。
このスペースが狭く感じるくらい書類をどんどん増やしていきたいです。
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2007年04月09日 23:57
私が考えるところでは、弱者イコール弱いモノとは限りません。
あらゆる場面で勝ち組・負け組に分かれたり、分けられたりしますが、
ここで言う弱者とは、あくまでも、
規模的に小さい、あるいは歴史が浅いといった意味であって、
必ずしも“負け組”に当てはまる訳じゃないと思っています。
人間で言うところの「大人」と「赤ん坊」のような関係。
カテゴリーを『行政書士』に絞った場合、私は弱者です。
行政書士歴５年程度。従業員二人。事務所の広さ１０坪程度。
こんな奴は日本中、ザラに存在します。それより上の人のほうが多いでしょう。
こんなカテゴリーで勝負したって勝ち目はない。というより、意味がありません。
会員歴が○十年だから勝ち？・・・違います。
従業員が○十人だから勝ち？・・・違いますよね。
事務所の広さが○百坪だから勝ち？・・・絶対違うと思う。
ではどこで勝負するか？
売上？利益？・・・もちろん重要です。
でも、そこに照準を合わせるのが第一じゃないと思うんです。
サービスの密度！！これにこそ照準を合わせるべきだと思っています。
この密度をより高い水準に持っていくには、創意工夫が必要です。
先ほど挙げた、会員歴・従業員・事務所の広さ（狭さ？）といった弱者的な部分をも武器とし、
サービス向上の環境を整える必要があると思います。
・会員歴は若さとフットワークでカバーする、と頭を切り替え、経験に勝るものを見付ける。
・従業員は少数だからこそ、私とその人との接する時間が多くなり、
より質の高い指導・教育を施せる、つまりはお客様のためになる、と頭を切り替える。
・狭い事務所は狭いなりに、書類の置き場所・机の配置を工夫し、
不要書類の処分・整理整頓をすることにより、
無駄なスペースが排除でき、清潔な職場環境を整えることができる、と頭を切り替える。
※とは言うものの、あまりに狭い現在の事務所は、あさってからチョットした工事をして広げます。
とまあ、少し無理やりな考え方かも分かりませんが、以上のように、弱者には弱者の戦い方があると思います。
とりあえず、勝てる場所（カテゴリー）を見付け、その場所で勝ち組になれる方法を見付けます。
カテゴリーを『行政書士・大阪府・東大阪市・建設業・経審・指名願』などの、まだ戦える分野に絞った場合、
自然と“敵”が見えてきます。
そして、そのカテゴリーで密度の高いサービスを提供し、
勝利を収めることが出来れば、次の大きなカテゴリーに進めばよいと思います。
そうすることによって、必然的に売上・利益も上がると考えています。
ただし、この弱者の理論は弱者のみ有効です。強者には強者の理論があります。
いつの日か、強者の理論を武器に戦える日が来てほしいものです。
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2007年04月04日 19:41
昨日４０分間歩いたせいで、今日は案の定、筋肉痛
日頃どれだけ歩いていないか実感しました。
さて、気合を入れて仕事に取り掛かっているんですが、
気持ちとは裏腹に“大チョンボ”をしでかしてしまいました。
ある書類に押印を貰うため、事務所から車で３０分ほどかかる業者様を訪ねました。
もちろん、「押印のために伺います」とアポを取ってから。
顔繋ぎのため、補助者も同伴。
補助者と担当者様との名刺交換も終わり、いざ押印！！
ところが、無いんです・・・押印してもらう書類が！！！
大ピンチです。
事務員である妻にメールで送って貰えればよかったんですが、
今日は諸事情により妻は使えません。
素直に「書類持ってくるの忘れました」と伝えたところ、
担当者様に嘲笑されてしまいました。とっても恥ずかしい思いをしました。
忘れ物をしたというレベルではなく、手ぶらでの訪問ですモンね。
取引中止になってもおかしくないくらいのレベルだと思っています。
幸いその方とは人間関係も出来ているので今回は笑いで済ましてもらいましたが、
二度とこんな失敗は繰り返せません。
しかし、その会社（同じ担当者様）とは以前もこんな事がありました。
数年前、指名願いに添付するための写真を撮影しに訪れたときのこと。
当時はデジカメではなく普通のカメラだったんですが、シャッターを押しても反応なし。
原因は、フィルムの入れ忘れ！！！
赤っ恥です・・・。雑談だけして出直しという結果に。
しかも、コーヒーをご馳走になりました。←何しに来たん？ですよね。
今回もコーヒー二人分
さらに、別件で完了している業務の報酬まで頂戴しました。
コーヒーを頂いて、報酬を頂いて、雑談って・・・←またまた、何しに来たん？
しかも補助者同伴で！！
ちなみにコーヒーの味は覚えていません・・・
何よりも痛感したことは、先方の貴重な時間を奪ってしまったこと。
素直に反省しています。
皆様。こんな松本事務所ですが、これからも温かく見守ってやってください。
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今日は丸一日「仕事」をしませんでした。
・・・というか出来ませんでした。
朝から例の“経審窓口担当”として夕方４時過ぎまで府庁に缶詰。
その後、今月末に予定されている支部総会の最終打ち合わせ会議（幹事会）に出席。
それが終われば懇親会。
↑昔はこれがメインだった気がしますが、今では会議で議論が熱くなり、付属で食事に行く程度。
で、帰宅すると日が変わっています・・・。
普段は会議の後の懇親会も計算に入れ、『自転車』で出席するんですが、
今日は朝から府庁に行っていた関係で電車でした。
会議も終了し、懇親会もお開きとなり、自宅に帰るわけですが、
いつも自転車で通う私は「どうして帰ればいいの？」という状態！！
手段は何通りか考えられます。
電車・バス・タクシー・徒歩・・・。
電車は遠回りになるのでパス。
バスは待ち時間がなければ乗ろうと思っていましたが、停留所にバスがいない時点でパス。
タクシー。乗っても１０００円程度で帰れると思いますが、なんとなく今回はパス。って言うか貧乏性なんです。
残るは『徒歩』。これを選択しました。←やっぱりか！！
４０分かかりました。
でもその間、色々なことを考えることが出来ました。
業務とは直接関係ないかも分かりませんが、次のようなことを考えて歩いていました。
◎今まで出会った人とのこと。
◎これから出会うであろう人とのこと。
◎今まで経験してきたこと。
◎これから経験するであろうこと。
これらに共通する答えが見えてきました。
まず、前提として、
あと百年後の世界に私は存在するのだろうか？という疑問。
・・・存在しませんよね、普通！！
私がこの世を去るまでに、どんなことを経験するんだろう？
私がこの世を去るまでに、何人の人と出会えるんだろう？
私がこの世を去るときに、何が残せるだろう？
こう考えたとき、
せっかくこの世の人間として命を授かったのだから、
“薄っぺら”では「申し訳ないな〜」と思いました。
結論として出てきたのが、
やっぱり一生懸命生きて、何かひとつでも世のために存在することが出来ればいいな〜という答えでした。
漠然と漫然とこの世に存在するぐらいなら、
小さなことでも誰かのために生きれたらいいな〜と感じました。
植物でも昆虫でも動物でも何らかの役に立っています。
ついつい利己的になりがちな私ですが、今更ながらこんなことを考えられる貴重な４０分間でした。
大事なのは“実践”。
これからも、常に前向きで『ひたすら！ひたむき！』に頑張ります。
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