大熊社労士の分かりやすい人事労務管理相談室

人事労務コンサルタント大熊が人事労務管理の様々な問題をストーリー仕立てで解決します!

就業規則

従業員のネットの閲覧記録をチェックすることはできるのですか?

 服部印刷では最近、一部の社員の業務中のネット閲覧や私用メールが問題となっていた。業務の生産性向上を進める上でこの状況を改善すべく、服部社長は対策を検討していた。


大熊社労士:
 失礼します。あっ、こんにちは。大熊です。
服部社長:
 こんにちは。大熊さん、さあさあ入って。
大熊社労士:
 はい、失礼します。それにしてもインフルエンザが大流行しているようですね。御社の社員のみなさんは大丈夫ですか?
服部社長服部社長:
 当社では流行というほどではないですが、ポツリポツリとインフルエンザで欠勤している社員が出ているようですね。改めて、うがいと手洗いを徹底させているところです。
大熊社労士:
 そうでしたか。まだまだ油断できませんからね。社長もお気を付けくださいね。
服部社長:
 ありがとうございます。さて、今日は一つ相談に乗って欲しいことがあります。というのも、最近、営業部の数名の社員が、仕事中にネットでいろいろなホームページを見たり、私用メールをしているということで社内で少し問題になっているのです。基本的には上司がそれを注意すれば良いのでしょうけれども、管理職の中から「注意指導の前提として、社員のネットの閲覧履歴を会社でチェックしてはどうか」という意見が出ていまして。
大熊社労士:
 なるほど、いわゆるモニタリングの問題ですね。
服部社長:
 そうやって言うのですね。私としてはできるだけ社員を信用したいと思っているので、そこまではと思っているのですが、ただ、なにかトラブルになったときなどにメールの送受信記録や内容を確認しなければならないこともあるかも知れません。そんなときにプライバシーの侵害だと言われるのも嫌なものですから、そういったことが可能か教えて頂きたいのです。
大熊社労士:
 なるほど。確かに最近はSNSやソーシャルゲームの普及によって、従来以上にネットの私的利用については厳密に運用していかなければならない状況になっているように感じています。そこで今回の話と同様、就業規則の服務規律において業務に関係のないホームページの閲覧や私的メールを禁止した上で、「使用者は、必要と認める場合には、従業員に貸与したパソコン内に蓄積されたデータ等を閲覧することができる」といったモニタリングの条文を入れることが増えています。
宮田部長宮田部長:
 そうなんですね。当社の就業規則の基本部分は昔からあまり変わっていないのでインターネットに関するような条文は設けられていません。就業規則にそうした条文を入れておけばモニタリングを行うことができるのですね。
大熊社労士:
 そうですね。それだけではありませんが、それが一つの条件となります。それではこの問題の根本からお話ししたいと思います。会社が社員のパソコンをモニタリングする場合、「プライバシーや個人情報保護の観点で問題だ」として、社員がモニタリングを拒否することがあります。しかし、そもそもパソコンは会社が社員に貸与したものですから、会社にはホームページの閲覧記録のチェックやメールのモニタリングなどをする権限があります。
服部社長:
 なるほど、言われてみればそうだ。それが原則ということですね。
大熊社労士大熊社労士:
 はい、そのとおりです。しかし、実際に会社がそれを行う際にはその必要性が問われ、一定の制約を受けることとなります。会社が社員のパソコンをチェックする目的としては、今回のように貸与したパソコンを私的に使用していないかをチェックしたり、業務時間中に職務に専念しているのかを確認するといった理由があります。このような目的においてモニタリングが行われるのであれば、それは会社の業務監督や指揮命令権の範囲内であり、合理性があると考えることができます。しかし、モニタリングは同時に、社員の個人情報を直接取得することになるため、経済産業省の「個人情報の保護に関する法律についての経済産業分野を対象とするガイドライン」に基づいて実施することが求められます。具体的には、以下の4点に留意して対応することが必要です。
モニタリングの目的、すなわち取得する個人情報の利用目的をあらかじめ特定し、社内規程に定めるとともに、従業者に明示すること。
モニタリングの実施に関する責任者とその権限を定めること。
モニタリングを実施する場合には、あらかじめモニタリングの実施について定めた社内規程案を策定するものとし、事前に社内に徹底すること。
モニタリングの実施状況については、適正に行われているか監査または確認を行うこと。
服部社長:
 このようなものが定められているのですね。まったく知りませんでした。
大熊社労士:
 個人情報保護法が施行された際、こうしたガイドラインなどがいろいろ策定されたのです。基本的には就業規則でルールを明確にした上で、その責任者を設定しておけばよいということになります。
服部社長:
 なるほど。となると当社の場合は宮田部長が責任者で、更に規定案もまずは宮田部長が作って、大熊さんにチェックしてもらうということだな(笑)。
大熊社労士:
 はい、そのとおりかと思います(笑)。
宮田部長:
 なんですか、社長も大熊先生も(笑)。それでは私の方で検討しますので、その前提として大熊先生から条文案を頂けませんか?
大熊社労士:
 はい、分かりました。後ほど、経済産業省のガイドラインと一緒にメールでお送りしておきます。また案ができたら見せてください。また現在の就業規則はパソコンの利用についての規定がほとんど内容ですから、今回、そのあたりも一緒に見直しましょうか。
服部社長:
 それはいいですね。いまの就業規則を作ったときには全社員にパソコンが貸与されるということは想定もしていなかったので、今回はそのあたりまで是非見直してください。
大熊社労士:
 了解しました。それではそこも合わせてチェックしておこうと思います。


>>>to be continued


[大熊社労士のワンポイントアドバイス]

大熊社労士のワンポイントアドバイス こんにちは、大熊です。今回はモニタリング実施のポイントについて取り上げました。文中でも取り上げましたが、現在はほとんどの社員がインターネットに接続されたパソコンを利用し、仕事を行っています。そのため、場合によっては仕事中のホームページの閲覧などによって業務の生産性が低下しているような状況が見られます。またそれ以前にウイルスの感染などのリスクもあることから、就業規則においては職務に関係のないホームページの閲覧などを禁止し、またモニタリングの規定を設けておくことが良いでしょう。現実問題として実際に定期的なモニタリングを実施するかは否かはともかくとしても、モニタリングの可能性を社員に周知するだけでもかなりの抑止効果が期待されます。労働時間問題が深刻化する中、ホワイトカラーの生産性向上はすべての企業にとって重要な経営課題となっています。その意味からもモニタリングの規定の整備は労務管理における重要な課題となっているのではないでしょうか。



参考リンク
個人情報の保護に関する法律についての経済産業分野を対象とするガイドライン(平成21年10月9日厚生労働省・経済産業省告示第2号)
http://www.meti.go.jp/policy/it_policy/privacy/kaisei-guideline.pdf


(大津章敬)

当社ホームページ「労務ドットコム」および「労務ドットコムの名南経営による人事労務管理最新情報」「Wordで使える!就業規則・労務管理書式Blog」にもアクセスをお待ちしています。

就業規則の関連規程はどこまで監督署に届け出ればよいのですか?

 服部印刷では先日、出張旅費規程の改定を実施した。それに関連し、宮田は大熊に質問をしてみることとした。


宮田部長:
 大熊先生、先日、以前から社内の要望が強かった出張旅費規程の改定を実施したのです。
大熊社労士:
 そうでしたか。どのあたりを変更されたのですか?
宮田部長宮田部長:
 はい、これまで出張で宿泊する際の宿泊料の上限を一律7,000円としていたのですが、東京での宿泊の場合はこの金額だと厳しいことがあるという意見が多かったのです。そこで今回、東京23区内での宿泊については上限を10,000円に引き上げることにしたのです。
大熊社労士:
 なるほど、確かに東京は他の都市と比べてホテル代が少し高いですからね。社員のみなさんも喜ばれていることでしょう。
宮田部長:
 はい、そこで質問なのですが、就業規則を改定した際には従業員代表の意見書を付けて労働基準監督署に届出をする必要がありますが、こうしたいわゆる周辺規程についても届出をすることが必要なのでしょうか?いわゆる本則や賃金規程などの主要規程は当然届出しますが、細かい規程についてはどこまで届出をすべきかいつも悩むのです。
大熊社労士:
 なるほど、確かにそうでしょうね。それではその話に入る前提として、まず就業規則の届出義務について簡単に押さえておきましょう。常時10人以上の労働者を使用する事業場では、就業規則を作成し、労働者の過半数で組織する労働組合がある場合においてはその労働組合、ない場合には労働者の過半数を代表する者の意見を聴いた上で、その意見書を添付し、正副2通を所轄労働基準監督署へ届け出なければなりません。これは変更の場合も同様です。
宮田部長:
 そうですね。そこは理解しています。
大熊社労士大熊社労士:
 さて、就業規則の作成にあたっては、労働基準法上記載しなければならない事項が定められており、(1)必ず記載しなければならない事項、(2)定めをする場合には記載しなければならない事項があります。ここで今回のテーマである出張旅費規程を例として取り上げましょう。この規程は、主に正社員を対象とした出張時の費用の取扱いを定めたものになります。労働基準法第89条第10号を確認してみると、「前各号に掲げるもののほか、当該事業場の労働者すべてに適用される定めをする場合においては、これに関連する事項」と定められていますが、労働者のすべてに限らず、一定の範囲の労働者のみに適用されるものであっても、労働者のすべてがその適用を受ける可能性があるものも含めて考える必要があるでしょう。また、この旅費の取扱いについては通達(昭和25年1月20日 基収第3751号、平成11年3月31日 基発第168号)が出されており、「旅費に関する一般的規定をつくる場合には、労働基準法第89条第10号により就業規則の中に規定しなければならない」とされています。つまり、旅費規程については就業規則に含まれることになります。
宮田部長:
 なるほど、ということは出張旅費規程は就業規則の一部であり、それを改定した場合にはやはり労働基準監督署に届出をする必要があるということですね。
大熊社労士:
 そういうことになります。この旅費の取扱いをふまえると、慶弔見舞金規程や社宅規程などについても就業規則の一部として考える必要があります。コンメンタールにおいても、「休職に関する事項、財産形成制度等の福利厚生に関する事項等も、労働者のすべてに適用される事項として就業規則の中に規定されるべきもの」と述べられています。ポイントとしては、すべての労働者に適用される事項、または労働者のすべてに適用される可能性がある事項については就業規則への記載が必要であり、別規程を作成する場合は、その規程も含めて就業規則となることを押さえておく必要があります。
宮田部長:
 なるほど、よく分かりました。
大熊社労士:
 これを機会に、届出が漏れている規程がないかチェックされてはいかがでしょうか?

>>>to be continued


[大熊社労士のワンポイントアドバイス]

大熊社労士のワンポイントアドバイス こんにちは、大熊です。今回は就業規則の届出について取り上げました。実際の企業を見ると、就業規則本則と賃金・退職金規程程度しか届出がなされていないということが多いように思われます。しかし法的には今回解説したようにそれよりもかなり広い範囲の規程についても就業規則の一部として届出義務があるとされています。今後、規程を整備する際などにはご注意ください。


[関連法規]
労働基準法 第89条(作成及び届出の義務)
 常時十人以上の労働者を使用する使用者は、次に掲げる事項について就業規則を作成し、行政官庁に届け出なければならない。次に掲げる事項を変更した場合においても、同様とする。
一 始業及び終業の時刻、休憩時間、休日、休暇並びに労働者を二組以上に分けて交替に就業させる場合においては就業時転換に関する事項
二 賃金(臨時の賃金等を除く。以下この号において同じ。)の決定、計算及び支払の方法、賃金の締切り及び支払の時期並びに昇給に関する事項
三 退職に関する事項(解雇の事由を含む。)
三の二 退職手当の定めをする場合においては、適用される労働者の範囲、退職手当の決定、計算及び支払の方法並びに退職手当の支払の時期に関する事項
四 臨時の賃金等(退職手当を除く。)及び最低賃金額の定めをする場合においては、これに関する事項
五 労働者に食費、作業用品その他の負担をさせる定めをする場合においては、これに関する事項
六 安全及び衛生に関する定めをする場合においては、これに関する事項
七 職業訓練に関する定めをする場合においては、これに関する事項
八 災害補償及び業務外の傷病扶助に関する定めをする場合においては、これに関する事項
九 表彰及び制裁の定めをする場合においては、その種類及び程度に関する事項
十 前各号に掲げるもののほか、当該事業場の労働者のすべてに適用される定めをする場合においては、これに関する事項


労働基準法 第90条(作成の手続)
 使用者は、就業規則の作成又は変更について、当該事業場に、労働者の過半数で組織する労働組合が ある場合においてはその労働組合、労働者の過半数で 組織する労働組合がない場合においては労働者の過半数を代表する者の意見を聴かなければならない。
2 使用者は、前条の規定により届出をなすについて、前項の意見を記した書面を添付しなければならない。


(大津章敬)

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勤務地限定で雇用している社員を転勤させることはできますか?

 本日は2012年最初の服部印刷への訪問となる大熊。さすがにまだ相談もないだろうと思っていたが、早速相談が待ち構えていた。


服部社長:
 大熊さん、あけましておめでとうございます。本年もよろしくお願いします。
大熊社労士:
 あけましておめでとうございます。こちらこそよろしくお願いします。それにしても年初から円高が止まりませんね。業績への影響は出てきそうですか?
服部社長服部社長:
 そうですね。当社の場合は直接的な影響は少ないと思うのですが、お客様の業績が低迷すれば結果的に影響を受けますからね。当面は様子見といったところかなと思っています。さて、新年早々で申し訳ないのですが、今日は一つ相談がありまして。
大熊社労士:
 そうですか、どのような内容でしょうか?
服部社長:
 はい、実はこの連休中に高校の同窓会がありまして、昔の仲間と酒を酌み交わしたのですが、そんな中で同じ部活だった悪友から労務に関する相談を受けたのですよ。彼の会社は全国に数か所に営業所を出しているのですが、営業強化のために名古屋の本社社員を東京営業所に異動させようとしているらしいのです。
大熊社労士:
 なるほど。
服部社長:
 総合職の社員についてはそもそも転勤ありという条件で採用しているので問題ないと思うのですが、今回は技術面のサポートを強化するために専門職の社員を異動させたいそうなのですが、専門職についてはこれまで愛知県内でしか異動させないということで契約しているようなのです。
大熊社労士:
 いわゆる勤務地限定採用というものですね。
服部社長:
 その通りです。それで質問というのはこの地域限定採用である専門職の社員を東京に異動させることができるかということなのです。
大熊社労士大熊社労士:
 よく分かりました。結論とすれば本人の同意を得るしかありませんね。採用の時点で愛知県外には異動させないという契約をしている訳ですから、会社の都合で一方的に東京への異動を命じることはできません。しかし、本人が同意しているのであれば、特に問題はない訳です。
服部社長:
 なるほど、当たり前といえば、当たり前の結論ですね。となれば、会社としてなぜそのような配置を行おうと考えているのかということをしっかり説明し、同意を得る方向で動くことになりますね。
大熊社労士:
 そのとおりです。その他、住宅の手配や帰省旅費の設定などの問題は他の総合職社員と同様に扱えば問題ないと思います。
服部社長:
 分かりました。友人にはそのように話をしておきます。ありがとうございます。
大熊社労士:
 ちなみに最近はこうした転勤や配置転換に関するトラブルが増加しています。具体的には就業規則に「転居を伴う配置転換を命じることがある」とありながらも、転勤を命じようとすると「労働契約書に勤務地は○○と書いてあるので、転勤したくない」といったことを抵抗されたというような話をよく耳にします。
服部社長:
 労働契約書の勤務地や職種というのは基本的に採用時のものであって、それをずっと保証するという性格のものではありませんよね?
大熊社労士:
 はい、通常はそのとおりです。よって労働契約を締結する際には就業規則、そして労働契約の内容をしっかり説明しておくことが重要ですね。単なる誤解であっても、労使ともに嫌な思いをすることは避けたいですからね。
服部社長:
 承知しました。当社の場合は転勤はありませんが、職種の変更はあり得ますからね。注意するように指示しておきます。


>>>to be continued


[大熊社労士のワンポイントアドバイス]

大熊社労士のワンポイントアドバイス こんにちは、大熊です。今回は勤務地限定採用の社員の転勤について取り上げました。会社から社員に転勤を命じるためには、根拠となる就業規則上の規定が存在し、その転勤命令が業務上の必要性に基づく合理的なものでなければなりません。今回の事例は就業規則において勤務地を限定している以上、個別の同意なくして転勤を明示することはできません。こうした意味からも就業規則の重要性が感じられるのではないでしょうか。就業規則は労使が共に安心して仕事に集中するための基本を定めたルールブックです。その内容を十分に吟味した上で、従業員に十分周知しておくことが望まれます。


(大津章敬)

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登場人物紹介:大熊純雄
大熊社労士
 中小企業を専門とする35歳の中堅人事コンサルタント/社会保険労務士。2005年に加藤社長の紹介から、服部印刷の適年改革を手掛ける。今回、服部社長より人事労務顧問を打診され、2007年より受託。
登場人物紹介:服部淳司
服部社長
 株式会社服部印刷の社長。服部印刷は中部地方にある社員数50名、資本金3,000万円の印刷業。1965年に服部社長の父が創業したが、2000年に創業者の死亡により、服部が2代目社長に就任。仕事には厳しいが、社員想いの優しい社長。
登場人物紹介:宮田和正
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 株式会社服部印刷の総務部長。経理出身のため、人事労務は苦手。
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