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休日・休暇

年次有給休暇管理簿の作成について教えてください。

 いよいよ来週は4月。働き方改革関連法が施行されます。福島はその最終準備を進めていた。
これまでの関連ブログ記事はこちら
2019年2月25日「年休取得義務化で就業規則の変更は必要なのでしょうか?」
http://blog.livedoor.jp/ookumablog/archives/65807783.html
2019年1月14日「年休取得義務化 前年からの繰越日数についてはどのように取り扱えばよいのでしょうか?」
http://blog.livedoor.jp/ookumablog/archives/65805920.html
2019年1月7日「年休取得義務化の日数に特別休暇や時間年休は入らないのですか?」
http://blog.livedoor.jp/ookumablog/archives/65805867.html
2018年11月26日「本人が年休を5日以上取得していても、会社は別途5日の年休の取得日を指定する必要があるのですか?」
http://blog.livedoor.jp/ookumablog/archives/65804503.html
2018年9月17日「年休取得義務化に対応し、どのように年休を取得させればよいですか?」
http://blog.livedoor.jp/ookumablog/archives/65801310.html
2018年9月10日「年次有給休暇の斉一的取り扱いとはどのようなものですか?」
http://blog.livedoor.jp/ookumablog/archives/65800704.html
2018年9月3日「2019年4月より年5日の年次有給休暇取得が義務付けられます」
http://blog.livedoor.jp/ookumablog/archives/65800703.html


大熊社労士:
 おはようございます。
福島照美福島さん:
 大熊先生、おはようございます!あ〜、もうどうしよう。来週には4月になってしまうのに、年次有給休暇管理簿の準備がまだできていないんですよ。あれって、結構煩雑ですよね?
大熊社労士:
 そうですね。今春の法改正の対応の中でも、年次有給休暇管理簿の作成は実務的にはなかなか大変なものの一つに数えられるのではないかと思います。
福島さん:
 やっぱり改正法の施行日である2019年4月1日から作成する必要があるのですよね?
大熊社労士:
 はい、先日出たQ&Aでは「年次有給休暇管理簿については、法定の年次有給休暇が付与されるすべての労働者について、2019年4月1日以後の最初の基準日から作成し
ていただく必要があります」とあります。例えば、全社員の年休を10月1日に一斉付与しているようなケースであれば、10月までに対応すればよいですが、御社の場合は法律の原則通り、入社半年後に付与ですから、4月1日以降、最初に付与される日から作成する必要があります。
福島さん:
 ちょうど4月1日に年休が付与される社員がおりますので、その社員については4月1日より管理簿を作成する必要がありますね。
大熊社労士大熊社労士:
 はい、そうなります。頑張ってください!ちなみに、基準日よりも前に、10労働日の年次有給休暇のうち一部を前倒しで付与している場合(分割付与の場合)については、年次有給休暇の付与日数や取得状況を適切に管理する観点から、最初に分割付与された日から年次有給休暇管理簿を作成する必要があるともされています。まあ、御社ではそのような取り扱いは行っていらっしゃいませんので関係ありませんが。
していただく必要があります。
福島さん:
 具体的な記載内容の話なのですが、当社の場合、年休の付与は入社から半年後と決まっています。今回の年次有給休暇管理簿は、労働者名簿又は賃金台帳とあわせて調整することができるとされていますが、労働者名簿に「入社日」がありますので、基準日については就業規則を見ればその6か月後ということが分かります。改めて管理簿に基準日を書かなくてもよいということにはなりませんか?
大熊社労士:
 それは認められていません。そのような方法では、労働者名簿だけでは労働者ごとの基準日を直ちに確認することができないため、年次有給休暇管理簿を作成したものとは認められないとされています。ただ今回のQ&Aでは、事務の省力化になりそうな内容も含まれています。勤怠管理システム等において、年次有給休暇の基準日、日数および時季が管理されているものの、同じ帳票で出力することができないということがよくあります。しかし、そのような場合でも、基準日、日数および時季が記載されたそれぞれの帳票を必要な都度出力できるのであれば、年次有給休暇管理簿を作成したものとして認められるとされました。
福島さん:
 そうなんですか!それはありがたいです。

>>>to be continued

[大熊社労士のワンポイントアドバイス]

大熊社労士のワンポイントアドバイス こんにちは 大熊です。今回は年次有給休暇管理簿の作成について取り上げました。話題の年休取得義務化については、どのように5日を取得させるかという取得方法の議論が先行していますが、今回のような管理簿や就業規則の規定など、管理面についてもしっかり対応することが重要です。
関連blog記事
2019年2月25日「年休取得義務化で就業規則の変更は必要なのでしょうか?」
http://blog.livedoor.jp/ookumablog/archives/65807783.html
2019年1月14日「年休取得義務化 前年からの繰越日数についてはどのように取り扱えばよいのでしょうか?」
http://blog.livedoor.jp/ookumablog/archives/65805920.html
2019年1月7日「年休取得義務化の日数に特別休暇や時間年休は入らないのですか?」
http://blog.livedoor.jp/ookumablog/archives/65805867.html
2018年11月26日「本人が年休を5日以上取得していても、会社は別途5日の年休の取得日を指定する必要があるのですか?」
http://blog.livedoor.jp/ookumablog/archives/65804503.html
2018年9月17日「年休取得義務化に対応し、どのように年休を取得させればよいですか?」
http://blog.livedoor.jp/ookumablog/archives/65801310.html
2018年9月10日「年次有給休暇の斉一的取り扱いとはどのようなものですか?」
http://blog.livedoor.jp/ookumablog/archives/65800704.html
2018年9月3日「2019年4月より年5日の年次有給休暇取得が義務付けられます」
http://blog.livedoor.jp/ookumablog/archives/65800703.html

参考リンク
厚生労働省「改正労働基準法に関するQ&A(平成31年3月」
https://www.mhlw.go.jp/content/000487097.pdf?fbclid=IwAR2AOID7uEhMgp9__w9iipi21GP-FDE_y_630lfRSIWLH5qT81VdKDZEsTM


(大津章敬)

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年休取得義務化で就業規則の変更は必要なのでしょうか?

 3月が近づき、かなり暖かい日が多くなってきたなと思いながら、春の気配を感じながら大熊は服部印刷への足を急いだ。


福島さん:
 大熊先生、おはようございます。かなり暖かくなりましたね。
大熊社労士大熊社労士:

 そうですね。もう春もすぐ近くまでやってきていますね。
福島さん:
 今日は、4月からの年次有給休暇(以下、「年休」という)の取得義務化で確認しておきたいことがあります。
大熊社労士:
 ん?どのようなことですか?
福島さん:
 年休の取得義務化にあたり、会社は従業員に年休を取得させることになりますよね。そのときに、就業規則の変更って必要ないのかな?と思っていまして。
大熊社労士:
 あれ?私って就業規則のお話って何も出していませんでしたか!?
宮田部長:
 んー、聞いた覚えがないなぁ・・・。
福島さん:
 いえいえ、実は以前、こちらのリーフレットをいただいたときに、「就業規則の規定例も載っていますから」と大熊先生がおっしゃっていて、そのときに、あー、変更しなくてはと思っていたのですが、4月が近づき、制度が開始し、ふと忘れているかも!と気づいたのです。
大熊社労士:
 そうでしたか。説明が不足していてすみません。就業規則の変更ですが、結論から申し上げると多分。、変更が必要です。
宮田部長:
 「多分」・・・ですか?
大熊社労士:
 はい、多分(笑)。ちょうど手元に、リーフレットがあるので確認してみましょうか。ここです、7ページです。
宮田部長:
 この「Point6」ですね。
大熊社労士:
 規定例はおっしゃるとおり「Point6」なのですが、先に「Point7」を見ましょうか。表の2行目をご覧ください。違反内容の欄に「使用者による時季指定を行う場合において、就業規則に記載していない場合」とありますよね。
宮田部長:
 ・・・え!30万円以下の罰金!?
大熊社労士:
 はい。Point6にも記載がありますが、年休のように「休暇に関する事項」は就業規則の絶対的必要記載事項となっています。つまり、必ず記載しなければならない事項です。ですから、会社が取得時季を指定して従業員に年休を取得させるときには、必ず記載しなければなりません。
 先ほど「多分」と申し上げたのは、全員が自分で年休の取得時季を指定して、年5日以上を取ることが確実な会社や、計画的付与で年5日以上を確実に取ることになる会社は、もしかするといらないかも知れないと思ったからです。
福島照美福島さん:
 確かに年休の取得率が全従業員、高いような会社は会社の時季指定がないからいいということですね。
大熊社労士:
 はい。ただ、そうは思いつつもPoint6をの規定例をご覧いただくとわかるのですが、会社の時季指定や計画的付与で取得した分は、会社が時季指定する年休から除くことになっています。結果的には取得できていない従業員について会社が取得時季を指定するよという規定になっています。
福島さん:
 以前、お聞きしたように逆に従業員自身が取得時季を指定し、5日以上取得したときには、会社は取得時季を指定できないというものですね。
大熊社労士:
 はい、その通りです。年休の取得率が高い企業であっても、業務の繁忙でもしかすると取れなくなってしまうかも知れない。計画的年休の運用がどうなるか分からない。ということで、もしかしたら会社が取得時季を指定するような状況は発生しないかもしれませんが、逆に発生する可能性も考慮して、就業規則を変更し、規定を盛り込むことをお勧めします。
宮田部長:
 なるほど。そして、そのときには、Pointo6の規定例を参考にする、ということですね。
大熊社労士:
 はい、そのとおりです。少し硬い表現になっているので、現状の就業規則の書き方に沿って表現を変えることなどもご検討くださいね。
宮田部長:
 承知しました。アドバイスも含め、社長に申し伝えることにします。就業規則の修正案を考えてみますので、チェックしてくださいね。
大熊社労士:
 はい、もちろん!お待ちしています。

>>>to be continued

[大熊社労士のワンポイントアドバイス]

大熊社労士のワンポイントアドバイス 
 こんにちは、大熊です。働き方改革関連法の一部施行まで、残り1ヶ月強となりました。年休の取得義務化については、就業規則の変更が必要になります。3月中とは言わないものの、遅くとも、会社が取得時季を指定する前までには規定を盛り込む必要がありますので、早めに対応するようにしましょう。



関連blog記事
2019年1月14日「年休取得義務化 前年からの繰越日数についてはどのように取り扱えばよいのでしょうか?」
http://blog.livedoor.jp/ookumablog/archives/65805920.html
2019年2月1日「年休取得義務化に対応した年休管理台帳がダウンロードできます」
http://blog.livedoor.jp/roumucom/archives/52165580.html
2017年9月18日「働き方改革推進のための法改正が具体的に動き始めました」
http://blog.livedoor.jp/ookumablog/archives/65785098.html

参考リンク
厚生労働省「「働き方改革を推進するための関係法律の整備に関する法律」について」
https://www.mhlw.go.jp/stf/seisakunitsuite/bunya/0000148322_00001.html

(宮武貴美)
http://blog.livedoor.jp/miyataketakami/

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年次有給休暇管理簿には何を記載すればよいのでしょうか?

 朝晩の寒暖差で少し風邪気味ながら大熊は服部印刷に向かった。

宮田部長宮田部長:
 大熊先生、こんにちは。あれ?お風邪ですか?
大熊社労士:
 はい、朝晩の寒暖差で体調を崩してしまいました。あ、インフルエンザではないのでご安心くださいね。
福島さん:
 今年のインフルエンザの拡がりはすごい勢いでしたよね。
宮田部長:
 うちの会社でも例年より多く罹患していたよね。やっと静まり始めた感じだけど。さて、今日は、年次有給休暇(年休)の取得義務化については色々お話を聞いていいて、ふと、以前、「年次有給休暇管理簿」を作ることになるというお話を思い出しました。あれって実務ではどのようなことをしなければならないのですか?
大熊社労士:
 あれからずっとご説明をしていませんでしたが、法令を確認すると、労働基準法施行規則に以下のような規定が新設されました。
第24条の7
 使用者は、法第39条第5項から第7項までの規定により有給休暇を与えたときは、時季、日数及び基準日(第一基準日及び第二基準日を含む。)を労働者ごとに明らかにした書類(第55条の2において「年次有給休暇管理簿」という。)を作成し、当該有給休暇を与えた期間中及び当該期間の満了後3年間保存しなければならない。
 この規定に沿って、年次有給休暇管理簿を作成・保存してくださいね、となるのです。
宮田部長:
 なるほど。
大熊社労士大熊社労士:

 それで、実務として行わなければならないこととしては、この条文に規定されているように、時季、日数および基準日をまとめた管理簿を作ることになります。
福島さん:
 〇季、日数、4霆狷ですね。,了季というのは年休を取得した時季(日)ということでしょうか。
大熊社労士:
 はい、その通りです。具体的にはこのリーフレットのP6〜7にかけて分かりやすく記載されているのですが、,了季は「年次有給休暇を取得した日付」になります。管理簿の例を見ると、日付の記載のみになっているので、従業員が取得時季を指定したのか、会社が取得時季を指定したのかということ等の記載までは求められていません。年休は、1日単位・半日単位・時間単位とあるので、半日単位で取得したときにはその回数、時間単位で取得したときには取得した時間数を記載することになります。
宮田部長:
 △瞭数というのは、例えば、2月12日の1日だけ取った、2月18日から20日までの3日間取ったということですか?
大熊社労士:
 私も最初、そのように思ったのですが、リーフレットを見ると、基準日から1年以内の期間における年休取得日数を記載することになっています。
宮田部長:
 ということは年休が付与されてから、現在、何日取っているかが分かるようにということですね。
大熊社労士:
 そうですね。取得義務化となる5日がちゃんと取れているかの判断をするときに使うということなのでしょう。ちなみに基準日が2つあるケースも出てきますが、このときには、1つ目の基準日から2つ目の基準日の1年後までの期間の取得日数を記載することになります。
福島さん:
 の基準日は、年休を付与する日ということですね。
大熊社労士:
 そうですね。これまでは「付与日」という表現もよくしていましたが、今回の年休取得義務化で基準日という表現が用いられるようになりましたね。この基準日について、2つあるときには2つとも記載する必要があります。
福島照美福島さん:
 了解しました。実際には、勤怠管理のシステムから、これらの要件を満たした帳票が出せるようにしてもらうことが現実的なのかなと思っていたのですが、それでも問題ないのですよね?
大熊社労士:
 はい。通達には、労働者名簿、賃金台帳と同様の要件を満たした上で、電子機器を用いて磁気ディスク、磁気テープ、光ディスク等により調製することは差し支えない、としているので、労働基準監督署の調査のときなどにすぐに提示できる状況であれば問題ないのでしょう。
宮田部長:
 じゃぁ、あれだね、勤怠システムの会社に対応済みかを確認しておこうか。
福島さん:
 そうですね。後ほど、私のほうでしておきますね。ちなみに、保存期間は労働者名簿などと同じで3年間になりますか?
大熊社労士:
 はい、その通りです。労働者名簿や賃金台帳とあわせて調製することもできます。ただし、労働者名簿や賃金台帳とは少し異なる点があります。
宮田部長:
 ん?なんですか?
大熊社労士:
 労働基準法第109条では、記録の保存として「労働者名簿、賃金台帳及び雇入、解雇、災害補償、賃金その他労働関係に関する重要な書類を3年間保存しなければならない。」と規定しているのですが、今回の年次有給休暇管理簿はこの規定における「重要な書類」には該当しないとしています。
宮田部長:
 へ〜、そうなんですね。でも、重要な書類に含まれないからといって、管理しなくてもいいわけではありませんよね?
大熊社労士:
 はい、そうです。実は労働基準法第109条には罰則として、法違反した場合に30万円以下の罰金が科せられることがあります。この罰則の適用にはならないという意味だと解釈しています。ただ、もちろん、管理簿の作成・保存は義務となっているので、確実に行ってくださいね。
福島さん:
 承知しました。

>>>to be continued

[大熊社労士のワンポイントアドバイス]

大熊社労士のワンポイントアドバイス こんにちは、大熊です。年次有給休暇管理簿のフォーマットは、リーフレットに掲載さていますが、特に書式が定まっているわけではありません。システムで出力できるようにするほか、従業員からの申請・管理する様式を変更して、必要事項が管理できるような仕組みにすることも考えられるため、自社で使いやすいように変更することも考えましょう。




関連blog記事
2019年2月1日「年休取得義務化に対応した年休管理台帳がダウンロードできます」
http://blog.livedoor.jp/roumucom/archives/52165580.html
2017年9月18日「働き方改革推進のための法改正が具体的に動き始めました」
http://blog.livedoor.jp/ookumablog/archives/65785098.html
参考リンク
厚生労働省「「働き方改革を推進するための関係法律の整備に関する法律」について」
https://www.mhlw.go.jp/stf/seisakunitsuite/bunya/0000148322_00001.html

(宮武貴美)
http://blog.livedoor.jp/miyataketakami/

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登場人物紹介:大熊純雄
大熊社労士
 中小企業を専門とする35歳の中堅人事コンサルタント/社会保険労務士。2005年に加藤社長の紹介から、服部印刷の適年改革を手掛ける。今回、服部社長より人事労務顧問を打診され、2007年より受託。
登場人物紹介:服部淳司
服部社長
 株式会社服部印刷の社長。服部印刷は中部地方にある社員数50名、資本金3,000万円の印刷業。1965年に服部社長の父が創業したが、2000年に創業者の死亡により、服部が2代目社長に就任。仕事には厳しいが、社員想いの優しい社長。
登場人物紹介:宮田和正
宮田部長

 株式会社服部印刷の総務部長。経理出身のため、人事労務は苦手。
登場人物紹介:福島照美
福島照美

 株式会社服部印刷の総務部担当者。高卒新卒入社の5年目社員。日頃は給与計算や人事労関連の手続、その他庶務を担当している。
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