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カテゴリ : PTA広報誌

ブログを購読いただきありがとうございます。

次女が中学校を卒業する際に、それまで学んだり体験したPTA広報誌のノウハウをマニュアルにまとめて次の役員さんたち渡してきました。それから約7年たった今でも、PTA広報部・役員さんたちのお役に立てているようです。

会社であれば、立ち上げは大変であっても翌年、翌々年と回数を重ねることで仕事は楽になっていくのですが、PTA役員は任期が1年のため、知識の蓄積が難しいようです。それゆえ、広報の役員は押し付け合いの対象という話も耳にします。

でも、やってみると学校の様子もわかり、写真撮影ではベストポジションがキープできる特権いっぱいの楽しいポジションで、大変になるか楽しくなるかは、ノウハウを知っているかどうかだと思うのです。

数年前、PTA広報誌作りのポイントを書籍にしたいと考え編集プロダクションの方に相談したのですが、出版不況や購買者が限定されることから、書籍化は難しいとのことでした。とはいえ、このままにしてしまうのも残念な気がして、自費出版(冊子)か電子書籍化などを考えています。

お手数ではありますが、ブログのここが役立った!こういうことも知りたい!といった、ご意見やご感想がありましたら、コメント欄に書き込んでいただけると幸いです。



今回は、配布とお礼、そして、引き継ぎ資料についてです。

【配布】
クラスごとに数えて、紙の帯で止めます。クラスの人数で分ける学校もあれば、家庭数で配布する学校もあります。クラスごとの人数は職員室で確認できます。各年度の最初に確認した場合も、転出転入があるので配布前には必ず確認します。配布作業は作業人数がいれば、あっという間に終ります。

生徒以外にも、いろいろな配布先があります。これは市や学校によっても異なるので、引き継ぎ資料で確認してください。

<配布先一例>
*娘達が通っていた中学校の場合です。

教頭先生へ手渡し
・教職員分
・教育委員会分(教育委員会と通じて市内の小中学校に配布)
・PTA会長

広報部で配布
・後援会会長
・地域の児童館、公民館など
・地域の小学校
・取材協力いただいた方

広報部で配布する先は、ほとんど学区内です。
手分けをしてお届けします。

地域の小学校への配布は、私が広報部長になってから始めたことです。小学校の先生方に卒業生の活動を知ってもらったり、小学生に中学校生活に興味をもってもらえるのではないかという主旨で始めました。兄妹が小学校にいる場合もあるので、興味深く見ていただけているようです。

【お礼について】
取材に協力いただいた方に、お礼の意味で広報誌を持参します。私たちは、広報誌以外のお礼はしていませんが、もし、特別に寄稿していただいたり、たくさんの資料を提供していただいたような場合は、広報誌以外のお礼(菓子折りなど)を考えてもいいかと思います。ただし、予算からの出費になるので、部内でよく相談してくださいね。

【引き継ぎ】
各号の担当者は、次年度へ向けて引き継ぎノートをまとめます。作業をしながら、記録をつけていると思うので、最後に見直して、分かりづらい箇所などを修正したり加筆したりします。

引き継ぎで、大切なのは、日付とその日に何をしたかです。次年度の広報部員がスケジュールを立てる上で、とても頼りになります。

例:こんな感じでもいいと思います。

6月10日 
・校外学習の原稿を○○先生経由で、生徒3名に依頼 →6月20日受取り予定
・校外学習の写真を○○先生に依頼 →6月20日受取り予定
・PTA総会の報告をPTA会長に依頼 →6月20日までにメールで○○さんへ送ってくれます。
・家庭教育学級高校見学会の取材 →6月15日に○○が取材していきます。

その他、連絡事項、覚え書きなど

次回 打合せの予定 6月20日 10:00〜 PTA会議室にて


ここまで お疲れさまでした!


今回は校正作業についてです。

【初校で校正】
入稿後、1週間〜10日で、印刷屋さんからPTA広報誌の形なった原稿が届きます。それが初校です。この初校を使って、誤字や脱字など間違いがないかチェックしていきます。プロではありませんから、間違えがあっても見逃してしまうことがあります。ですから、できるだけ複数の目で行なうことが大切です。

私たちの場合は、初校をコピーして、各学年の広報担当の先生、校長先生チーム(校長先生、教頭先生、教務主任)にチェックをお願いしていました。

校長先生チームにお願いすることになったのは、たまたま校長先生の原稿をチェックしていただいたことがあり、その後も引き続き、原稿のチェックや内容、写真などについてお願いすることになったという感じなので、必ず必要というわけではありません。

*本当にまれなことですが、大きな間違いに誰も気づかず印刷されてしまうことがあります。そのとき、先生方も含めて皆で目を通していれば、特定の人の責任にはなりません。コレが意外と大切なんです。


■各学年の広報担当の先生にお願いするのは…
・担当している学年の生徒が書いた原稿のチェック
 →赤字でわかるように書き込んでもらいます。

・掲載した写真に写っている生徒さんへの確認
 (写真で顔が分かる生徒さんのみ)

*写真のチェックは、入稿前にやってもいいのですが、掲載前カラー写真と広報誌(初校)に掲載された白黒の写真では、だいぶイメージが異なります。大きさも違いますし。経験上、広報誌(初校)の写真の方が、白黒で小さくなっているなど、生徒さんのOKがでやすくなるようです。それでも、年に1〜2回は、「どうしても載せないで!」と言われたことがあります。「なんで、こんなに良い写真を…」と思っても、生徒さんの気持ちを優先して、差し換えましょう。
参考 PTA広報誌作り その15  編集作業編2 写真の選定

■広報部でのチェック
・複数名で、間違えがないか確認していきます。修正が必要な場合は、赤字で書き込んでいきます。
参考 PTA広報誌作り その15  編集作業編2 【原稿の校正】

■初校の修正確認
先生方が修正を書き込んだ初校と、広報部で確認した初校を付き合わせて、修正箇所を確認し、印刷屋さんに渡す初校に書き込みます。写真の差し替えが必要になったときは、差し替え用の写真(データとプリント)を用意しておきます。

■印刷屋さんとの修正についての打合せ
修正箇所を書き込んだ初校を印刷屋さんに渡し、その場で確認してもらいます。差し替え様の写真もこのとき渡します。大きな修正がなければ、修正をお任せして(籍了)本刷りをお願いします。

■納品!
ひとまず、お疲れさまでした!PTA広報誌のできあがりです!苦労した分、喜びを感じるときです!


次回で最終回!PTA広報誌の配布とお礼について!




PTA広報誌を校内で印刷している学校もあります。

【パソコンでレイアウトを組む場合】
ワードでレイアウトを組んでいる場合が多いようです。まずは、レイアウトの担当者と入力担当者を決めて、簡単なルールを作ります。ルールについては、手順の中で書いていきますね。*ここでは写真など画像データについては、予め、レイアウト担当者が保存しているものとします。


<手順>
この場合も事前に大まかなレイアウト(手書き)を決めておくと、スムーズに進められます。

1、入力担当者は各原稿をパソコンに入力してテキストデータにします。
レイアウト担当する人の負担を減らすためにも、何人かで手分けをして入力しましょう。テキストデータを作成するときは、必ずしもワードでなくても大丈夫。メールの本文に入力すればOKです!そのまま、レイアウト担当者へ送信できるので、なかなか便利です。もちろん、ケータイのメールでもOKです。

*ルール
・テキストの最初に何についての原稿か必ず記入! 
 例:運動会1年2組保護者
・自分の名前を最後に記入! 
 例:(入力:山田はなこ)

2、レイアウトの担当者がテキストデータをまとめる
ワードやメモ帳などに入力した場合は、メールに添付してレイアウト担当者へ送信します。他には、USBメモリやCD-ROMにいれて渡しても大丈夫です。でも、メールは会う必要がないので一番便利だと思います。レイアウトの担当者は、広報誌用のフォルダを作成し、入力担当者から原稿が届いたら、その中に保存します。メールで届いた場合は、ワードなどにコピペして保存します。

*ルール
・メールの件名の書き方を決める! 例:広報誌23号原稿 運動会/山田より


3、レイアウト担当者が原稿と写真を各ページごとに配置して仕上げ、1部印刷して校正原稿(初稿)を作成する。

4、全員:必要な枚数をコピーして、誤字や脱字のチェックをする。広報担当の先生方にも渡して、確認してもらいましょう。生徒が写っている写真があれば、掲載してよいかどうか先生を通して確認してもらいます。

5、レイアウトの担当者が、データを修正して原稿が完成します。印刷の元になる原稿を1部〜2部(予備)印刷します。

6、完成した原稿を元に、校内で印刷します。印刷機や印刷方法は学校によって異なるので確認してください。両面印刷をする場合は、当たり前ですが、印刷面が乾いたことを確認してから裏面を印刷しましょうね。

*数十人〜百人以下の学校なら、学校のプリンターを使用して、オールカラーのPTA広報誌を作成するのもいいかもしれません。


【切り貼りでレイアウトを組む場合】
「パソコンが当たりまえ」という人からみれば、「今さら!」と言われそうですが、PTA広報誌の場合、特定な人に負担をかけず、みんなで仕上げられるので、良い方法だと思います。

この場合も、入力担当者とプリント担当者を決めて、作業を進めます。

<手順>
1、プリント担当者は、入力担当者からテキスト原稿を受け取ったら、各ページごとにワードにコピペしていきます。フォントや文字の大きさを揃えます。

2、事前に作成しておいた大まかなレイアウトを参考に、タイトルを大きくして、適当な位置で改行します。プリントアウトします。

3、みんなでプリントアウトした原稿の誤字や脱字を確認し、プリント担当者が原稿データを修正します。

3、再度プリントアウトした原稿を、出来上がりサイズの用紙に切り貼りして仕上げて行きます。

4、校内で印刷します。

*写真について
写真はカラーではなくモノクロの方がキレイに印刷できます。パソコンでモノクロに変換するか、写真をコピーしてモノクロにするという手もあります。


以下余談

もしかしたら今はパソコンが使えるお母さん達の方が多いかも…?とふと思いました。10年位前でも、都内だと働いている主婦の方が多いので、パソコンもケータイもみなさんバリバリにこなしていたように思います。特に保育園にお子さんを預けている保護者の方は、パソコンやメール、メーリングリストなどにも詳しいです。そう考えると、完全データを作成して入稿できる場合も多いのかなと思ったりして…。実情はどうなんでしょうか?

やっと入稿までこぎつけました
ここまでくれば、あと一息です!

【入稿について】
入稿とは、簡単に言えば原稿や写真とレイアウト用紙を印刷屋さんに渡すことです。入稿後は印刷屋さんが順次作業を進めてくれます。ここでポイントとなるのは、入稿の場所です。印刷屋さんに原稿一式を持参する場合もありますし、印刷屋さんによっては、学校まで取りにきてくれる場合もあります。

私たちがお世話になっていた印刷屋さんは、毎回学校まで取りにきてくれました。学校のPTA室で、私たちと一緒に、1ページごとにレイアウト用紙と原稿&写真をつけ合わせて確認してもらえたので、とても安心でした。また、私たちの中にレイアウトのイメージはあって、上手く誌面に形にできないようなときも、入稿時に相談して、プロの知恵をお借りすることもできます。最後に、校正原稿の受取り日時、修正を伝える日時、発行日の確認をします。

PTA広報ではありませんが、印刷屋さんに原稿などを持参したこともあります。原稿はもちろんですが、このときは、写真データが多かったので、その場で写真の確認をお願いしました。印刷屋さんのパソコンがその場にあるので、すぐに確認ができて良かったです。

いずれにしても、原稿や写真の不足がないか、レイアウトに不明なところはないかなど、その場で確認してくれる印刷屋さんが安心だと思います。


<入稿について困ったケース>
私がPTA広報に関わる、何年か前の話です。PTA広報の役員さんの知人に印刷会社に勤めている人がいて、「安く印刷してもらえる」という話になったそうです。入稿は、知人宅の玄関で行なったのだとか。ところが、校正原稿ができてくるとミスが多く、費用も「安く印刷してもらえる」は口約束だったようで、とても後味の悪い結果に。口約束は危険です!PTA広報誌の発行も1回にかけられる予算が決まっているので、新しい会社にお願いする場合には、「見積り」を書いてもらうことが大切です。

◎見積り 
印刷屋さんは、安心して作業を進めるためにも、制作がスタートした時点で決めておきたいものです。新たな会社にお願いする場合には、印刷に関わる「見積り」をお願いします。何社かにお願いして、比較するのもいいと思います。「見積り」をお願いする場合は、下記を伝えます。

・発行部数
・広報誌のサイズ
・ページ数
・印刷の種類(白黒かカラーか)
・写真に関わる費用
(普通の写真をスキャニングしてもらう費用、データの拡大縮小、トリミングなど)
・その他 紙質
(どの紙だと幾らになるか提案してもらう方がいいと思います)

以上を踏まえて、1回の発行にかかる費用を計算してもらいます。通常、見積り用紙に記入した、正式な書類をもらえます。
*口約束はあり得ません!

このときに、入稿のことも相談するといいでしょう。学校まで来てもらえるなら、とても助かりますし、印刷屋さんに原稿を持って行くなら、近い会社がいいです。


◎ネットで印刷は値段も安くて手軽だけど…要注意!
インターネットで注文を受けてくれる印刷会社も増えています。町の印刷屋さんに比べて、費用も安くする場合も多いです。私も仕事では、よくお世話になっています。ただし、インターネットで受け付けている印刷会の多くは、完全データを入稿しなくてはいけません。「校正無し」或は、「別途費用」という会社もあります。まずは、諸条件をよく確認してください。

今はワードでレイアウトを組んだデータでもOK!という会社もありますが、ワードでレイアウトを組める人がいるかどうかが問題になります。例えば、PTA広報部に何人かワードでレイアウトを仕上げられる人がいて、入稿まで担当してもらえるなら、とてもありがたいお話です。でも、1人しかいない場合は、その人にかなりの負担がかかります。このあたりもよく考える必要があります。

ついでに書くと、PTA広報部は毎年役員が入れ替わります。来年度同じようにレイアウトを組める人がいなければ、同じ会社にお願いすることはできません。また、毎年の予算も決まっているので、一度安い会社にお願いしてしまうと、次年度の予算が削られてしまう場合もあります。もし、インターネット経由で印刷をお願いして、印刷費用が安く抑えられた場合は、年度末にPTA本部への報告書を書く際、理由をキチンと書いておくことをおススメします。次年度への引き継ぎ資料にも書き残して下さいね。


ここまで

次回は、校内で印刷する場合について書いてみようと思います。





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