スケジュール管理

2008年04月17日

頭のいい段取りの技術

いわゆるビジネス書のハウツー本は滅多に購入しない私ですが、書店でみかけて思わず衝動買いしてしまった本。

頭のいい段取りの技術
頭のいい段取りの技術藤沢 晃治

日本実業出版社 2007-12-20
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「段取り」というと、効率をあげてたくさんの仕事をこなし成功(出世)しよう、という本のように見えますが、まったく逆の方向性の本です。
著者にとって「段取り」は「私生活の充実」のための手段。
最終結論として、「段取りの目的は人生を楽しむこと」というのは、ベストセラーの『7つの習慣』と共通しているかと思います。
今やっている仕事が本当に好きで、仕事の成功を人生の目的としている人には、参考になる所もあるかもしれませんがあまりお薦めできません。

スケジュールにはバッファを持たせる、完成度は80%でよいものもある、クリアファイル術、大事な事は冒頭に書け、などなど聞いたことがあったり、ごく当たり前の事柄も多いので、そのあたりを流して読めば1日で読み終えることができます。


以下は、個人的に面白いと思った箇所のメモです。

・「段取りの悪い人」の1つの特徴は、「自己中」。自分さえよいという近視眼的な感覚で仕事をしている。

・段取りの正体は「サービス精神」
「次にバトンタッチする同僚社員に体しても、お客様だと思って自分の仕事をやる」という意味。
企業と顧客の関係も、結局は会社内での自分と次の社員との関係の積み重ねで成り立っている。お互いのサービスがあってこそ成り立っているのは、すべての人間関係にいえること。
段取りよくすることは、周りへ与える満足度をあげるということでもあり、「待たせる仕事」を最短で仕上げ、その次に「待たせない仕事」に取りかかる人は段取りのうまい人。

・仕事の処理では、最も高い確率で起こる事をデフォルト・ケースとして設定しておくと無駄な手間を省ける

※バックアップを何重にもとったり、ホテル予約を何度も確認するのは、個人的には×……。



rsketch at 21:06|PermalinkTrackBack(0)このエントリーをはてなブックマークに追加

2005年05月04日

MS Project の本

仕事の関係で、MS Projectを使用することになり、とりあえず借りて読んでいるのがこの本。

未来をビジュアル化するプロジェクト管理
増倉 洋 SCCライブラリーズ

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MS Project は以前から使ってみようと思いつつ、結局マスターできていなかったものなので、この機会になんとか覚えたいところ。
以前違う本を読んだときは、いまいちピンとこなかったけれど、改めてこの本を読んで、MS Project はあくまでもスケジュールを管理する上での“支援”ツールなのだということを実感。
いや、このツールは実際いろいろなスケジュール管理に応用できそうだとさえ思えた。
利用できるところだけをうまく利用すればよいのであって、すべての機能を使う必要はないんですよね。

あ、ちなみにこの本はあくまでも概念の説明だけであって、細かな機能についての説明はないので、細かいところまで使いこなそうと思ったら他に解説書が必要です。
入門書としては、かなりわかりやすく、面白く読めたのでおすすめ。

復習のために、ざっとまとめを箇条書き。

■第1章 スケジュールとは
スケジュールの難しさ
・具体的な作業項目を事前に洗い出すのが難しい
・個々の仕事項目に必要な期間を見積もることができない
・完成させるための前提条件が十分に把握されていない
・仕事項目の依存関係がうまく把握できない

■第2章 プロジェクト管理の基本概念
基本項目
【タスク】何をやるのか即座にわかるような名前をつけることが大切
【期間】終了するのに必要な日数
【先行タスク】このタスクを実施するために、前段階として終わっていなくてはいけないタスク。
 あるいは、同時に終了しなくてはならないタスク
【リソース】担当者の名前や外部の協力会社名など。機材なども。

先行タスクとの依存タイプ
・終了-開始(FS) FはFiinish SはStart 基本は、これで設定するようにする
  ※間隔として-2をいれれば、先行タスクが終わる2日前から着手可能
・開始-開始(SS)  先行タスクと同時に着手可能
  ※ある条件が満たされたときに、即座に着手しなければならないタスクを設定
・終了-終了(FF) 
  ※先行タスク終了時に、自分のタスクも終わっていなければならないタスク
・開始-終了(SF) 未来のタスクの時期が決まっている場合
  ※先行タスクが始まるときは自分のタスクが終了する

【マイルストーン】期間が0のタスク。ある段階の区切りとしての意味を持つ出来事。
 何かが達成された状況や、仕事の流れの転換点を示す。

【クリティカルパス】その期間を守らないとスケジュールが遅れてしまうタスクのつながり

【ガントチャート】線表。横軸に時間、縦方向にタスク一覧が表示される。

【PERT分析/PERTチャート】タスク間の依存関係に重点をおいたチャート。
  期間として楽観値、期待値、悲観値を入力できる

【基準計画】現時点におけるスケジュール。後で変更したスケジュールと比較したい場合などに使用。

■第3章 良性プロジェクト
・期間、ゴール、予算などがはっきりしている
・期間、ゴールを達成するために必要なタスクがはっきりしている。
・プロジェクト内外のコミュニケーションに難しい点があまりない。

1つのタスクの目安
・まとまった仕事としてイメージできる
・後工程への依存関係が無理なく導かれる
・タスクと“状態”を混ぜないように、絶えずこのタスクは何がどうなった時に終わるのか?を考える
・意思決定にはMTGをタスクとして設定する
・仕事の大きなくくりをサマリタスクとして入力し、イメージを膨らませてサブタスクに落としていく

タスクの期間
・タスクの依存関係が正しくセットされていれば、終了日を計算してくれる。
・期間はあくまでも妥協点であると考える
・バッファは、主要なマイルストーンの手前に「バッファタイム」として明示的に入れる方法と、バッファタイムに相当する期間だけ、間隔を指定しておく方法がある。

■第4章 異文化コミュニケーション型プロジェクト
バックグラウンドの異なるグループによって構成されるプロジェクト
・成果が見えるまでの期間が長過ぎないようにする

【マイルストーンアプローチ】フェーズにわける
【ウォーターホール】上流から下流へ 中間成果を確認できにくい
【連続的統合】重要な部分からおこない、細部へ
【プロトタイピング】モックアップなど。コストが高い。

■第5章 視界不良プロジェクト
・求められている成果がはっきりしない
・期間、予算がはっきりしない
・なぜプロジェクトが必要なのかという背景もよく理解できない

■第6章 実戦における様々な問題と処方箋



rsketch at 23:08|PermalinkTrackBack(0)このエントリーをはてなブックマークに追加

2005年05月02日

第8の習慣

ベストセラーである「7つの習慣」に続き、「第8の習慣」が出版されたらしい。

はじめこのニュースを聞いたとき、「ネタ」かと思ったけれど、どうやら本当に出版されている。


第8の習慣 「効果」から「偉大」へ

「7つの習慣」は、確かに共感を覚えたけれど、例の高価な「スケジュール帳」を購入するまでには至っていない自分。

それでも、本を参考に実践している事がある。それが、やるべき項目(タスク)を紙に書き出して優先事項をつけ、終わったものには取り消し線をつける方法。

「え? そんなことなら自分もやってるよ」という人は案外多いかもしれないけれど、これがきちんと毎日やろうと思うとなかなかできないもの。
でも、これを始めてから確実に仕事にメリハリができた、と自分では思っているんです(笑)。

用意するのは、机の脇に積み重ねているA4の裏紙のみ。

1)仕事をはじめる前に必ずこの裏紙に、20〜30分ほどかけて今日やるべきこと、またはやろうと思っていることを書き出します。
2)リストができたら、優先順位をテキトーにつけます。

たったこれだけなんです。
それでも、今日一日自分が何をやらなきゃいけないかが明白になるだけで、随分心理的に楽になるものです。
もちろん、途中で追加のタスクが出てきたら、隙間に追記します。

当然、横ヤリの仕事が入ってくる場合もあります。この場合は、依頼者に

「今日、私はこれだけやらなきゃいけないことがあるんですが、これらよりもプライオリティーは高いですか?」

とリストを相手に見せればよいのです。本当に相手が必要なことであれば、

「じゃあ、これとこれが終わった後にお願い」

と言うかもしれませんし、他の人に頼んでみるように考えを変えるかもしれません。

いやらしく聞こえるかもしれませんが、このほうが“(当然のことながら)私の状況を把握していない他人”には、一番わかりやすいのですよね。
面倒なことを押し付けられた、と不満を言っている時間もきっと減ります(笑)!

いや、それよりもメリットがあるのが、自分の気持ちの問題。
日によっては、20〜30もタスク項目があがることがありますが、タスク終了時に取り消し線(終了マーク)をつける時の快感!

私は、以前「TO DOリスト」という形で、PC上にリストを打ち込んでいました。
この時は、終了すると終了項目を別の“終了リスト”にコピペしていたのですが、ペンで実際に取り消し線を引いたほうが、何倍も気持ちいいんです(笑)!

以前は、「PCに入力したほうが、コピペも自由だし便利」と思っていましたが、この取り消し線を引く感触を味わった後では、自分は断然“裏紙派”です。

一日の終わりには、取り消し線が引かれていない項目が、明日にまわしてもよいものであることを確認し、気持ちよく終わります。
(やり忘れたことがないか、と落ち着かない気持ちをひきずらなくてすみます)

次の日は、前日のリストを見ながら今日のリストを作ります。
この裏紙は、いろいろなメモにも利用しているので、メモも見ながら新しく書き直したほうが気持ちいいんです。

無駄に見えます? 人によっては合わないかもしれないので、無理には勧めませんが、興味のある方は、一度お試しくださいませ。

例の高価なスケジュール帳を買えば、もちろんもっと良いのでしょうが、今のところ、私は安価な“裏紙”で間にあってます(笑)。


「7つの習慣」デイリー・リフィル 2005年4月~2006年3月(コンパクト)

rsketch at 14:55|PermalinkTrackBack(1)このエントリーをはてなブックマークに追加