いざベトナム進出となり書類準備をお願いすると、皆さん、戸惑われることに書類の合法化-日本の書類をベトナムで有効なモノとする(ベトナム大使館の領事認証)―という手続きがある。

 

ベトナムで法人を設立する際に必要となる日本側で準備する書類には、

・履歴事項全部証明書

・会社定款

・決算書2期分

・残高証明(条件による)

・親会社代表者のパスポートの写し

・ベトナム法人への委任者・法的代表者のパスポートの写し

と、いったものがある。

 

それぞれ、そのままベトナム当局へ提出しても有効な書類とは認められないため、下記の手続きによりベトナムで有効な書類へとしてゆく。

 

1、  宣言書を作成する

「添付の書類は、弊社の代表取締役社長〇〇〇〇のパスポートの写しに相違ありません」等と宣言書を作成する。どの立場で署名するか、公証役場へ誰が行くか、公証人の面前で本人が署名するかどうか、によって若干文言は異なる。

 

通常、出資法人=親会社の法人代表者の立場で署名をするだろうから、役職:代表取締役社長、署名:代表者、押印は会社実印を用いる。公証役場へは会社の印鑑証明と、役職の証明に履歴事項全部証明書が必要となり、本人確認資料を持参することになる。

(京橋公証役場が判り易いのでご参照あれ:www.k-kosho.jp/e12a.html#q4

 

2、宣言書を作成したら、宣言書を添付した書類を合法化してゆく

    公証役場での公証人の認証を受け、

    法務局で法務局長の公証人押印証明を受け、

    外務省の公印確認を取得した後に、やっと、

    駐日ベトナム大使館へ持ってゆき、領事認証を取得する。

 

と、各所へ行かねばならず、結構、時間を要する手続きとなる。

 

一部の県では上記をまとめて行うことができる。埼玉、茨木、栃木、群馬、千葉、長野、新潟、静岡の8県の公証役場では、上記①②が同時にでき、東京、神奈川、大阪の公証役場では①②③までをワンストップにて手続きを行うことができる。

 

東京へ出張の際に、公証役場で①②③を終え、渋谷区元代々木の駐日ベトナム大使館で④を、半日とは言わないが、一日は必要とせずに完了することができるだろう。

 

公証役場では認証を受ける書類を事前に確認をしてくれるので、訪問予定の公証役場へ予め連絡し、認証予定の書類や委任状、当日の持参資料の確認を受けておくと間違いはなく安心だし、待ち時間も少なくなり効率的だろう。

 

なお、公証役場によっては「英語訳が必要ないですか?」と気遣って下さることがあるが、弊社では法人設立をお受けしたお客様には、ベトナム当局への申請時に翻訳サービスをご提供しているので日本語のままの認証を頂ければOKです。

 

合法化の手続きには代理人でも可能である。代理人は誰でも構わず、委任状と代理人の本人確認資料や認印を持参して手続きを行う。代理人も居ないということであれば、郵送でのやり取りも可能である。①②を地元で行い、③外務省と④駐日ベトナム大使館へは郵送にて申請・受領が可能なので検討されても良いかもしれない、ただ、相当に日数を要すので、余裕を持って行うことが必要である。

 

また昨今、ネットでは申請代行をしてくれる業者さんがみえるので、相談してみるのでも手である。

 

いづれにしても時間と手間を要す作業となる。流れは外務省や公証役場のHPをご参照あれ。

外務省のHPwww.mofa.go.jp/mofaj/toko/page22_000607.html

 

本日の佐分和彦でした。

ありがとうございます。