2010年01月20日

オンラインストレージを使い倒す利用シーン別活用法

Dropboxを筆頭に2009年は数え切れないくらいたくさんのオンラインストレージサービスが出てきました。上記のサービスはオンラインストレージサービスとしてひとくくりにされますが、各サービスによって明確な特徴があります。

今回は各サービスの特徴を活かした利用方法をご紹介したいと思います。

利用シーンが重要

今のところ単純にこれが一番、というものがありません。
利用シーンによってどのサービスがいい、というのが違います。今回は僕が色々と試した結果たどり着いた各サービスの特徴を活かした活用法を紹介したいと思います。

今回取り上げるオンラインストレージサービスと特徴

・Dropbox … ファイル同期のみ
・SugarSync … ファイル同期／ファイル共有
・SkyDrive + SkyDrive Explorer … ファイル共有のみ
・ZumoDrive … ファイル同期／ファイル共有／同期容量設定可能

同期と共有の違い

前提として、同期と共有の違いを簡単に説明しておきます。

同期とは、サーバーのデータをローカルに「コピー」して同じ状態を保つ、ということです。つまり、ローカル側にも保存容量が必要になります。なのでファイル同期のみのDropboxを利用する場合にはローカル側にも保存するデータ量と同じだけの空き容量が必要です。容量の少ないネットブックでの利用には適していません。
ただ、データ自体はローカルにあるので、クリックすれば普通にアクセスして編集ができます。編集後に保存をすれば勝手にサーバー上のデータも最新のものに上書きされます。これが「同期」です。

一方、共有とはサーバー上のデータはあくまでサーバー上に存在します。ローカルには保存容量は必要ありません。ただ、データを利用する際にはローカルにダウンロードする必要があります。

では本題に入ります。まずは結論から。

Dropbox … 現在は利用していません。。。
Sugarsync … 作業中、もしくはよく利用するデータを「同期」する
Skydrive + SkydriveExplorer … 作業が終わったデータをArchiveして「共有」する
ZumoDrive … 音楽ファイルを「同期」and「共有」する

僕の基本スタンスは

・ローカルになるべくデータを置いておきたくない
・とはいえ、これまでと同じ感覚で作業できることは重要なので、データへのアクセシビリティは最大限確保したい

この2つです。この2つを実現するために自分の日々の活動を踏まえて使い分けを考えました。

それでは各サービスについての具体的な使い分け方を紹介します。

Dropbox

一番老舗でもあり、有名でもあるのですが、後発のサービスはDropboxのよいところを継承しつつさまざまな工夫を凝らしてきています。残念ながら使い勝手、という点では他のサービスに軍配が上がります。
僕も最初はDropboxから入ったのですが、今は利用していません。

Sugarsyncでよく利用するデータを複数PCで「同期」する

私のデスクトップには3つのフォルダが常に配置されていますが、そのうち2つのフォルダはSugarsyncで同期されています。
日々の業務はほぼこの3つのフォルダの行き来で完了します。詳しくは下記をご参照ください。

iPhoneでクラウドを使い倒すためのTips集 Part2　：　デスクトップをクラウド化|MOBILE POWER　～読書とかiPhoneとか～ - livedoor Blog（ブログ）

iPhoneでクラウドを使い倒すためのTips集 Part2　：　デスクトップをクラウド化|MOBILE POWER　～読書とかiPhoneとか～ - livedoor Blog（ブログ）

Sugarsyncのいいところは

・ローカルの任意の複数フォルダを共有フォルダに指定できる
・ローカルマシンの容量を消費せずに利用することもできる
・同期スピードが速い

というあたりです。

DropboxからSugarsyncに乗り換えたのは一つ目の理由が大きいです。
Dropboxの場合はDropboxをインストールした時点でDropboxフォルダが生成されるのですが、そのフォルダだけしか同期がされません。他のフォルダを同期フォルダとして追加する、ということができません。
デスクトップに複数のフォルダを配置してそれぞれを個別に同期したかった僕としてはこのフォルダ追加ができない、ということが致命的でした。

逆に、このあたりがどちらでもいいのであればDropboxもおすすめです。
フォルダの管理がない分Dropboxの方が理解しやすいと思います。理解しやすかったからこそこれだけ爆発的に流行ったのだと思います。
最初に出てきたサービスがSugarsyncだったら理解が広まらずDropboxほどヒットしなかったのでは、と思います。

とはいえ、一度使い方がわかってしまえばSugarsyncはDropbox以上に便利です。
使い方については下記のサイトが詳しいので、こちらを参考にしてみてください。

DropboxとSugarsyncの比較、簡単な使い方。 - インフラメンコ

ちなみにSugarsyncは無料で利用しています。
一時的な作業ファイルを複数PCで同期してどこでも同じ環境で仕事ができるようにする、というのがSugarsyncの役割です。
なので、無料で利用できる2GBの容量で事足りてしまっています。

ストレージ、という認識だと2GBでは心もとなく感じるかもしれませんが、作業ファイルを同期して複数の場所で同一のオフィス環境を再現するためのツールとしては十分です。
僕はこのフォルダを「Doing」というフォルダ名にして、未完了タスクなどもここに放り込んでいます。そうすると自分がこの瞬間やらないと行けない作業に関するデータが全てDoingフォルダに集まり、かつデータは他のPCにも共有されているので、直近のタスクに必要なデータに効率的にアクセスが出来るようになりました。これは本当に便利です。

そして「Doing」フォルダはあくまでも一時的な作業フォルダなので、作業が終了したら「Archive」フォルダに移動します。

次はその「Archive」フォルダについての話です。

Skydriveで作業が終わったファイルを「Archive（共有）」する

GmailでArchiveの便利さを実感し、ファイル管理にも同じ概念で運用しています。作業が終わったデータはArchiveフォルダに移動します。Archiveフォルダは次々の作業が終了したファイルが放り込まれてくるので、ある程度容量が大きくなります。
また、作業が終了したデータ、というのは直近利用する予定のないデータなので、Sugarsyncほどアクセシビリティがよくなくてもいいや、と思っています。具体的にはちょっとくらいのダウンロードタイムが発生しても容認する、ということです。

そのあたりを考慮するとSkydriveが最適です。Skydriveは無料で25GBが利用できるマイクロソフト製のオンラインストレージサービスです。
なんといっても特徴は無料で25GBの容量が利用できる、というところです。普通にオフィス文書を扱う程度であれば数ヶ月間はいっぱいになることはないと思います。

SkydriveとSkyDrive Explorerの利用方法は下記にあります。

エクスプローラから利用できる25GBのWebストレージ「SkyDrive Explorer」

僕はデスクトップにArchiveというフォルダを作って作業が終わったファイルは仕事内容に関わらずこのフォルダに放り込んでいます。
1週間に一度このフォルダの内容をSkydriveに放り込んでいます。この際に若干時間がかかります。なので、アップロードは週に1回です。それでもローカルにファイルがたまっていかないので、嬉しいですね。
PCの中にどんどん溜まっていくデータのほとんどは、「いつ使うか分からないし、もう使わないかもしれないけどいざという時には取り出せないと困る」という性質のものです。
その不安を解消するために大量の容量が犠牲になっています。あとからまた見たくなるデータってほんの一部です。

Skydriveに放り込んでしまえば、HDDの容量は全く食いませんし、いざというときにはブラウザさえあればどこからでも取り出せます。
さらにサードパーティのSkydriveExplorerをインストールすればあたかも外付けのHDDのようにPCの中にドライブのような形で表示されます。Skydriveフォルダにドラッグ＆ドロップでアップロードは完了です。

これは見方を変えればオンライン上にバックアップを常に取っている、という事になります。あとは、25GBを超えるころにはそのArchiveされたファイルたちはほぼ利用することはないファイルになっているので、外付けのHDDにでも放り込んでおけばいいでしょう。そもそももう利用しないデータ、ということで削除しても問題ないレベルだと思います。

ZumoDriveで音楽ファイルのローカル保存容量を上限1GBに

ローカルの容量を食うデータとしてiTunesの音楽ファイルがあります。
音楽ファイルで数GBの容量を使っている、という人も多いと思います。そこでZumoDriveの登場です。

ローカル保存容量を上限1GBに、と書きましたが、音楽ファイル自体は10GBあっても問題ありません。つまりローカルは常に1GBまで。残りはクラウドに任せる、ということです。

ZumoDriveはローカル内に仮想ドライブを構築してくれます。さらにローカルにキャッシュする容量を自分で設定することができます。

余談ですが、Sugarsyncもローカルに置くデータとオンライン上に保存するデータを分けることができます。Sugarsync内にMagic Briefcaseという「共有用フォルダ」が自動生成され、それとは別に「同期用フォルダ」を作成できます。

iTunesで音楽を同期する際には音楽ファイルがローカルにないと同期スピードが圧倒的に遅くなります。Sugarsyncの場合、同期する新しい音楽ファイルのみローカルに置いておきたい、という事になると新しい音楽ファイルを同期フォルダに入れて、それ以外をMagic Briefcaseniに保存、という面倒な事になります。

また、新しい音楽ファイルをiPhoneと同期したらもうローカルにある必要はないので、オンラインフォルダに移す、ということが必要になります。この方法であればローカルにファイルが溜まっていくことは避けられますが、フォルダを移動したら改めてiTunesにインポートする必要があります。これは面倒。

本題に戻ります。

で、その点ZumoDriveは素晴らしいです。
zmodriveではZumoDrive全体としてローカルにキャッシュする容量を設定できます。ここがポイント。簡単に言うと「同期」と「共有」がハイブリッドになっています。つまり、キャッシュ容量を1GBとしておくと、最近利用したファイルは1GB分だけローカルにキャッシュされ、それ以外のデータはキャッシュされずオンライン上に保存、ということを自動的にやってくれます。

なので、新しくPCに入れた音楽は「最近利用したファイル」としてローカルにキャッシュされているので、iPhoneとの同期にも時間はかかりません。後日新しい音楽ファイルが入ってきてキャッシュの容量の上限を超えると過去の音楽ファイルはローカルから消え、勝手にオンライン上に共有されます。まさにiTunesでの音楽ファイルの取り扱いに最適化された仕様です。

さらに、ZumoDriveはiTunesとの連携を公式サポートしているので、ZumoDrive側からiTunesに新曲のみをインポート、ということも簡単にできます。というわけで音楽ファイルはすべてZumoDriveに置いて、ローカルのキャッシュ容量は1GB（約200曲分）もあれば十分です。俺は一回の同期で新曲を400曲くらい入れるよ！という方はキャッシュ容量を2GBにしておけばいいだけです。

ちなみに複数のPCでZumoDriveを連携させる場合には、たとえばデスクトップではキャッシュ容量を5GBにして、ネットブックでは500MBだけキャッシュする、というような使い方もできます。ローカルの環境にあわせて最適な同期容量を設定出来るのも嬉しいですね。

最後に現在のコストについて

Sugarsync … 無料
Skydrive … 無料
ZumoDrive … 月額300円で10GB

結局有料で利用しているのはZumoDriveのみ、という現状です。月額300円程度でクラウドとローカルのハイブリッドな環境が実現できます。

まとめ

いろいろなサービスがありますが、これが一番！というのはなくて利用シーンにどれだけあわせて使えるか、だと思います。ポイントは「同期」「共有」「キャッシュ」あたりですね。

今回紹介したものも僕の仕事のタイプにはマッチするのですが、あくまで参考に、という感じです。自分の行動パターンや仕事のタイプによって各サービスの活用法を考えてみるとよいと思います。

おまけ

音楽ファイルと同じく容量を食うのが画像ファイルですね。
これについては僕はFlickrを利用しています。
最近はPicasaが顔認識技術を取り入れるなど機能拡張を進めているみたいなのでそちらも気にはなっていますが、今のところ月額300円で容量無制限、というメリットが大きいです。

Flickrについては下記のエントリで紹介してますのでそちらをどうぞ。

iPhoneでクラウドを使い倒すためのTips集 Part1　：　全ての写真をクラウドへ～Flickr活用法～ |MOBILE POWER　～読書とかiPhoneとか～ - livedoor Blog（ブログ）