機械設計メモ

機械設計メモ

機械設計士のブログです。このブログは業務で行なう設計のために利用する各要素のまとめ的な内容になります。特に機械設計初心者の方が設計へ活用して頂ける様にノウハウを噛み砕いて説明していきます。記事内には要素説明に適した各メーカー様の画像をお借りしている場合がございます。問題があるようでしたら右下意見欄よりご連絡いただければ幸いです。

このサイトは現役機械設計士が日々の奮闘をメモしています

ブログ引越しのご連絡


いつも機械設計メモをご利用いただきありがとうございます。

今日は、皆様へご報告があります。

突然ではございますが、この機械設計メモは「機械設計メモ2」に引越しをします。

ライブドアからワードプレスへお引越し1

機械設計メモ2を開設した理由は二つ
新しく機械設計メモを開設した理由ですが、まず一つはこの機械設計メモブログは多くの方に見ていただいている状況で、
今後どうなるかわからない無料ブログ(ライブドア)だったからです。

こんな大切なブログを急に捨てるようなことがあったらどうしよう・・・と最近良く考えるようになりました。

そして二つ目はユーザビリティ向上に限界を感じたからです。
この機械設計メモは、個人の日常ブログではなく、機械設計特化ブログです。専門の情報を求めてきてくれるユーザーに対して、無料ブログではこれ以上限界がありました。

そして、どうせなら一般的に難しいとされているけれど安定しているワードプレスに引越しをすることにしました。引越しというか・・・・移住ですね。

機械設計メモ2は更なる「ユーザビリティ」の向上を目指します。

ライブドアからワードプレスへお引越し2

この機械設計メモのユーザー環境は上のデータの通りです。このブログだけではないと思いますが、スマホ環境にいかに対応するかがブログ運営の大切なポイントとなります。 このブログはスマホでの閲覧の場合に、記事と関係の薄い広告がたくさん入ってしまうために、大変見にくくなっています。ワードプレスではコンテンツを邪魔しないようにブログ作成が可能なので「機械設計メモ2」は邪魔な広告がなくなります。そして広告は出ますが「機械設計」に特化した広告が配信されるように設定したので、機械設計メモとして非常に専門性のあるブログへ進化すると思っています。

また、記事内部に目次を設定するなどして
コンテンツの質を高めたり、記事ページはサイドバーの無いレイアウトに変更したりと、見る側の視線で作成いたしました。


最後に・・・

機械設計メモでは、記事の充実を図ってきました。結果的には非常に多くの方に訪問していただいていると考えていますが、機械設計メモ2はさらに多くの方にアクセスしていただけるよう、充実した内容になるように心がけたいと思います。

ちなみにこのブログのアクセスは現在1日平均(1400PV、1000UU)です。※2016.11.21時点

機械設計メモには非常に多くの大切な記事がありますので、今ある機械設計メモはこのまま残します。今後もユーザビリティ向上のため、記事修正などをちょいちょい行っていきます。

以上です。

新しい「機械設計メモ2」←
2016年11月21日| |Edit

仕事の進め方。仕事をまとめ、完結させるためにできること


今日は「仕事の進め方。仕事をまとめ、完結させるためにできること」についてのメモです。

仕事の進め方。仕事をまとめ、完結させるためにできること1

私は設計の仕事を10年ちょっと経験をつんできましたが、まだまだ未熟者。


しかし、そんな私でも社内では複数の若手技術者をまとめる必要があり、それら技術者が抱えるマルチタスクを最適な状態で終えるために、私はマネージャーとして機能しないといけない時があります。


そのマネージャーとしての動きというのは、なかなかイメージが付かず、その度苦労しています。

そんな中、あるマネジメント勉強会に出席し勉強させて頂きました。


その中で私が学んだことをここにまとめ、メモとして残そうとおもいます。マネジメントについて学んだことを、私の設計業務に落とし込んだ内容となります。仕事を完結させるための大切なポイントを、進める順番にメモしていますので、設計の初心者の方にも有効に使っていただければとおもいます。


※この内容は、私がマネジメント勉強会で学んだ内容を、私が使いやすいように、私自身の業務に当てはめています。一般的なマネジメントグローバルスタンダードとは内容が異なる場合があります。ご理解よろしくお願いいたします。


仕事の進め方。仕事をまとめ、完結させるためにできること

仕事の進め方。仕事をまとめ、完結させるためにできること2

0、その仕事がスムーズに進むための仕組みを作っておく

1、その仕事は何が目的で何に対してどんな成果物が必要か明確にする

2、その仕事に必要な購入品などの納期物を早期に確認する

3、その仕事に潜むリスクを洗いだし、予防処置に必要なものを明確にする

4、その仕事のスケジュール化をする

5、その仕事の経過を記録しておく

6、その仕事の最後のまとめを行う


以下は「仕事の進め方。仕事をまとめ、完結させるためにできること」各項目の説明です。


仕事の進め方。仕事をまとめ、完結させるためにできること

0:その仕事がスムーズに進むための仕組みを作っておく

仕事の進め方。仕事をまとめ、完結させるためにできること3


まず、仕事をするにはどんな場面においても「仕事をする環境」が必要です。その環境はPC内であったり、現場であったり様々です。仕事が始まってからその環境を作る事は混乱を招く場合もあります。そうならないために、仕事を行う環境作りは事前に行い、仕事がスムーズに行いような仕組みが必要です。


作業フォルダを案件ごと設置し、その中にはその仕事で起こり得る成果物を入れるフォルダを前もって作っておき、そこでの作業ルールが分かるようなメモパッドを入れておく。 など


仕事の進め方。仕事をまとめ、完結させるためにできること

1:その仕事は何が目的で何に対してどんな成果物が必要か明確にする

仕事の進め方。仕事をまとめ、完結させるためにできること4


若手や、その仕事の経験が少ない人はよくここを間違えてしまうことがあります。お客様のほしいことは何か。そしてその必要な成果物から生まれる別の要求も満足できるような捉え方が必要です。

一般的には直接お客様と打ち合わせをした人が「目的」と「成果物」を作業者に指示する場合が多いと思いますが、直接打ち合わせをした人の思い込みも、成果物を間違えて捉えている場合があります。そのため、実作業者の方から見た案件に対する必要であろう成果物のなども確認を忘れないようにします。


また、「成果物の提出=仕事の終わり」となるのが一般的ですが、その後のフォローも必要な場合があります。その成果物はある一定の段階でお客様へ納めるものであるので、成果物提出がその仕事の終わりなのか、成果物提出後の何まで行ったら終わりなのか。「終了」のタイミングもあらかじめ決め、情報を共有しておく必要があります。


仕事の進め方。仕事をまとめ、完結させるためにできること

2:その仕事に必要な購入品などの納期物を早期に確認する

仕事の進め方。仕事をまとめ、完結させるためにできること5

仕事において、購入する物品などの納期は非常に重要です。仕事を進めるにあたり、納期を左右する大きい要素となるのです。例えばAという仕事において、Bという部品や設備を利用する場合、購入しなければいけませんが、そのBという部品が納期が長くかかるものだったらどうでしょうか。どれだけ作業自体を急いでも、狙ったものが届かないのでは仕事が終わりません。その仕事に必要な購入品などの納期ものを早期に確認することで、計画している構想に変化を与えることも早期に可能となります。Bの納期がかかるならCの部品に変更するなど。

出来るだけ無駄をなくしたいなら仕事にかかわる購入品の納期確認も早期に行う必要があります。


また、それら予定と違うことが起きた場合は「変更管理」を適切に行い「利害関係者に合意」を得る必要があります。勝手に物事を変えてはいけません。


仕事の進め方。仕事をまとめ、完結させるためにできること

3:その仕事に潜むリスクを洗いだし、予防処置に必要なものを明確にする

仕事の進め方。仕事をまとめ、完結させるためにできること6

 
 仕事におけるリスクは多く存在します。代表的なリスクとしては以下の事が挙げられます。

 ・予定通りに進まない

 ・成果物が上がってこない

 ・予定外の支出が出てしまった

 ・物の品質が想定以上に悪い

 ・機密情報が漏れる

 ・会議で何が決まったのかわからない

 ・担当者と連絡がうまくとれない

 ・担当者が変わってしまった

 ・リスクを作業者が把握していなかった

 ・新しい技術がうまくいかない


リスクは仕事の達成を脅かすものです。事前にリスクを察知し、予防処置に必要なものを準備することが大切です。


仕事の進め方。仕事をまとめ、完結させるためにできること

4:その仕事のスケジュール化をする

仕事の進め方。仕事をまとめ、完結させるためにできること7


スケジュールを立てるというのは、現実的な予定を立てる必要があります。前に出てきた「成果物」の検収日程、こちらでコントロールしずらい「購入品」の納入日程、「リスク」が起きたときのリカバリに必要な日程となります。それらに加えて、関係者らで行う「コミュニケーション(打ち合わせ)」の日程と、「打ち合わせの内容」をスケジュールに織り込むことで、より仕事に緊迫感がうまれます。


意外と簡単にスケジュールは立つものですが、予定通りにはなかなかいかないものです。

スケジュールの変更が起きる場合は、直ぐに修正を行い、共有する必要があります。


スケジュールが変更になるリスクには、予定が早まるプラスのリスクと、予定が遅れるマイナスのリスクが存在しますが、どちらにおいても、修正後にすぐ共有することが大切です。


そして、スケジュールとは別に、定期的な報告を義務付けるのも大切です。その日の作業日報とまではいかなくても、その日作業した内容が自然と管理者に見える仕組みを構築する必要があります。それは、それら日報によって仕事をモニタリングすることが可能となります。

※機械設計メモ2の「即席でスケジュールを立てる参考テンプレート」 では即席で作るスケジュールテンプレートを提供しています


仕事の進め方。仕事をまとめ、完結させるためにできること

5:その仕事の経過を記録しておく

仕事の進め方。仕事をまとめ、完結させるためにできること8
 

項目”0”で準備された仕事環境内で、その仕事の経過を記録していく必要があります。特に新規開発案件においては、仕事が進むにつれて仕様が決まっていくなど、昨日の答えが今日は違う答えとなるということは十分あり得ます。その仕事の経過は作業者本人が解ればよい物ではなく、ほかの人も確認できる、理解しやすい内容が必要です。主な経過記録とは、受取ったもの・提出した物、議事録のなどの記録になります。


試験結果などにおいて、多くのデータや情報があるものは特に経過は重要視するべきです。

時には秒単位でのサンプリング経過を明確にできる仕組み構築が必要です。


データの事実は大切な意思決定を確実なものにします。


経過記録フォルダを作成。経過記録ルールを決めて記録が経過に沿って並ぶように仕組化する。

また、定期的な中間報告などを作成することで経過の振り返りが楽にする。


仕事の進め方。仕事をまとめ、完結させるためにできること

6:その仕事の最後のまとめを行う

仕事の進め方。仕事をまとめ、完結させるためにできること9
 

仕事の最後のまとめは、その仕事自体の品質を左右する一番大切な作業かもしれません。一つの仕事が片付いたとき、どれだけデータが散らかっているのか。振り返ればよく解ると思います。

いくらデータが散らからないように気を付けていても、お客様とのやり取りは常に変化しているので散らかっているのが普通です。 その仕事の最後のまとめを行うのはとてもパワーが必要ですが、次の仕事につながる大切な工程であり、また「項目0」を迎える時の質が大きく向上すると思います。


以上です。


読み返してみれば、当たり前のことばかりですね。


マネジメントする方は、下準備を適切に行い、案件着手中は仕事の整理整頓モニタリング、仕事終わりにはごみが残っていないかチェックしクローズするということが大切です。作業者の方は下準備のルールに従い適切に作業し、特にマネジメントする人に向けて、正確に進捗や状況を伝える必要があります。

最後にもう一度お伝えします。
この内容は、私がマネジメント勉強会で学んだ内容を、私が使いやすいように、私自身の業務に当てはめています。一般的なマネジメントグローバルスタンダードとは内容が異なる場合があります。ご理解よろしくお願いいたします。

以上です。 

【補足】
機械設計メモ2でも関連記事を書いています。併せてご確認ください。
・カテゴリ:機械設計士


2016年11月03日| |Edit
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