なんくるないさぁ

ライフハックを通して、自分を、そしてシゴトも変えていこう。 好きなもの:Apple、モレスキン、文房具、アコギ

タグ:プレゼン

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前回記事のつづき。

【積ん読メモ】プロの資料作成力 清水久三子 僕らが忘れがちな資料作成のココロ


パワポテクニック本だと思って読んではいけない

本屋でプレゼン本のコーナーに行くと、いろいろな方法論やテクニックが紹介された本があります。
何冊かとってパラパラと目を通すと
  • まずパワポを開いて作りはじめてはいけない
  • まずは手書きでストーリーを
  • ターゲットをリサーチする

そして、プレゼン資料づくりのためのテクニック本
  • プロの作ったプレゼン資料がカラーでたくさん
  • フレームワークの紹介
  • ビジュアル化のテクニック

「プロの資料作成力」 を読んで、著者である清水さんがこの本で一番言いたかったことは、最終章のChapter7 資料のクオリティを高めるヒント に書いてある「おもてなしの心」を養う ということだと思いました。

資料作成までのテクニック、資料化するときのテクニック、表現の方法 はかなりいろいろなところで語り尽くされていると思います。小手先のテクニックを学ぶことももちろん大事ですが、問題は『なんのためにテクニックを使ってわかりやすい資料を作るのか』ということ。それこそが「おもてなしの心」だと思います。

清水さんは「おもてなしの心」を、最近よく注目されている「User Experience」そのものであると言っています。User Experienceについてこのように書かれています。
例えばiPadやiPodといった製品、あるいはディズニーランドでの体験や高級旅館のサービスに代表されるように、一般的に求められる機能やサービスを超えてさらに「楽しい」「うれしい」「心地よい」「感動的な」体験価値の提供を重視しようという考え方です。
資料作成においても、同じような考え方で、このように述べられています。
単にファクトさえあればいいというだけでなく、徹底的に考え抜かれたメッセージやストーリー、相手の立場に立ったわかりやすく、さらには心を動かす表現など、資料を通じてユーザーエクスペリエンスを提供することで選ばれ続ける人材になれるのです。
 そしてこの価値は、プロファイリングをはじめとして、どれだけ相手の立場に立てるかによって生み出されるものです。
資料作成、そしてプレゼンテーションにおける「おもてなしの心」とはどのようなことでしょうか。
本書ではその例として、以下のようなことが挙げられています。
  • 相手を気遣うための配色→理解を妨げないよう
  • 相手のコーポレートカラーを使う→相手に寄り添う姿勢
  • スライドのガイド機能→相手の理解に要する時間を少しでも短縮する
  • 動画から始まるプレゼン→百聞は一見にしかず
  • 「シンプルであること」→Googleのデザインガイドライン10ヶ条
  • 誤字脱字やデータ違いには十分配慮→信頼を失う


※Googleのデザインガイドライン10ヶ条
  1. 役立っているか?(useful)
  2. 速いか?(fast)
  3. シンプルか?(simple)
  4. 魅力的か?(engaging)
  5. 革新的か?(innovative)
  6. ユニバーサルか?(universal)
  7. 利益が出るか?(profitable)
  8. 美しいか?(beautiful)
  9. 信頼できるか?(trustwothy)
  10. 親しみがあるか?(personable)

どれだけ相手の立場に立てるか

最後に興味深いことが論じられていました。

「おもてなしの心」を磨くためにはセンスを磨くということ。
センスは生まれつきのものと思われがちだが、相手やテーマに対する思いが広くて深いがゆえに、色々なことに気がつくことができる(sence)。
センスを磨くためには、どれだけ相手の立場に立てるかが重要。
  • 資料完成後、お客様が座る椅子から、実際にスクリーンに映した資料をみてチェックする
  • 自分の世界に入り込まないよう、強制的に他者の視点を入れるための工夫をする
  • 相手からのフィードバックを積極的に活かす
そして、
「おもてなしの心」はずっと同じ事をやり続けるのではなく、また考えをもたずブレまくるのでもありません。信念を持ちながら相手に合わせて進化させていくということが重要です。

どんなに自信のあるプレゼンにおいても、聞いた人からのフィードバックを謙虚に受け止めて次回の向上のために吸収する、大きな心をもちたいと強く思います。




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AmazonのKindle版も発売されています!
お値段もお得(書籍版:1890円 Kindle版:1333円)なのでどうぞ。


プロの資料作成力








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清水久三子 「プロの資料作成力」 東洋経済新報社
〜意思決定者を動かすテクニックとおもてなしの心〜

巷によくある、「○○分でわかる!資料作成のコツ」みたいな本とは、着目点が違っている。

よくあるノウハウ本は、結局はパワポのテクニックの紹介がメインで、おまけ程度に「表現方法」のテクニックが載せられていたり。一見役に立つように見えるが、これがクセモノ。


パワポでカッコよく作られたスライドを見せられるが、伝わらない。
「結局何が言いたかったの?」
「よくわからない」


自分を振り返ってみると、初めてパワポを使い始めた頃、まさにこの病気にかかっていたと思う。

一緒に仕事をしていたプロのコンサルの資料作成テクニックをそのままコピーして、ビジュアルなスライドを乱発! でも、どうも伝わらない。あとで読み返してみると、自分でもよくわからなくなることもあった。


著者がこの本で伝えてくれることは、
パワポテクニックやフレームワークを発揮する前に、資料を作るために必要な、ごくごく普通のことをちゃんとやりなさいということ。しかし、私たちはよくそれを忘れてしまい、伝わらない資料を作ってしまう。

資料作成だ!とはりきって、パソコンの前に座り、パワーポイントのアイコンをダブルクリックする前にやるべきことがある。

  1. 目的を明確にする (この資料で何をどうしてもらいたいのか)
  2. ターゲットを知る (伝えたい人に合った伝え方をしているか)
  3. メッセージとストーリーを作る (主張とその根拠を明確に)
  4. (ここまでやって初めて)資料の構成を考える
  5. 資料の質と量を最適化する (詰め込み過ぎても、少なすぎてもNG)
  6. (最後に)資料作成のテクニック(ビジュアルオブジェクト、エフェクト)

繰り返しになるが、よくやってしまいがちな間違いは、資料を作ろうと思い立った時に、まずパワポを開いて作業を始めること(エクセルでもほとんど一緒だと思う)。思い起こしてみると心当たりがあるんじゃないかと思うけど、パワポで作り始めると、ついつい最初から文字や図形の体裁にこだわってしまい、細かいところやレイアウトにばかり目が行き、おのずと時間もかかり、上記の1〜5を忘れてしまう。


こういう本を読まなくても、資料づくりの上手い人は自然とこのプロセスを踏んでいるはずじゃないかな。それを体系的に整理された本書は、ビジネスや学校等で資料を作ることがある人は、一読の価値があると思います。

自分用としてだけでなく、基礎教育用としても使える内容ですね。


P.S.
書籍を購入したあとに気がついたけど、AmazonのKindle版も発売されています!
お値段もお得(書籍版:1890円 Kindle版:1333円)なのでどうぞ。

私は手元に置いておく用として、Kindleでも購入しようと思っています。


プロの資料作成力
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