SIFEプロジェクトのスケジュール管理

みなさんこんばんは。
SIFE Japanカントリーコーディネーターの中谷です。

今までブログに書いたことは無かったかもしれませんが、
SIFEの各国のカントリーコーディネーターは
専任でやっているメンバーもいれば、私のように兼任の人もいます。
私は企業に所属し、その企業がSIFEをバックアップしているので
SIFEに関わりたいと手をあげて、
今はカントリーコーディネーターをしています。


私の仕事はSIFEだけではないので、先週、バンコクから帰ってくると
当然のように他の仕事たちが首を長くして私を待っていました。
まさにSIFE Studentの皆さんが、SIFEのプロジェクトをやりつつも
授業があったり、試験があったり、バイトがあったりするのと同じ感じです。

実は週末に強風の中、友人と会っていて
「そんなに一度に色々なことをやっていて、混乱しないの？」と聞かれました。
確かに、私は常にいくつもの事を進行させています。
去年までの私は、目の前のことに一つ一つ取り組むことで精一杯でしたが、
今年は新しいマネジメント方法にチャレンジ。

それは・・・。

予定を逆算する！

・・・え、当たり前だって

まぁ、そう言わずに読んでやってください。
逆算するだけではなくて、業務を細分化して、
実行する目安の日にちも決めてしまいます。

例えば、SIFEの国内大会。
パンフレットの制作、ステージ周り、
ジャッジのアテンド、リーグコーディネータのオリエンetc・・・。
バラバラにして、1つ1つの仕事を終わらせる目安を考えます。

SIFEの国内大会は６月２７日だから、
パンフレットは何日までに納品したくて、
印刷に●日かかるから、、、校正は●回やって、
デザインは、必要な素材は、構成は・・・と。
逆算して、いつまでに何をするか、あらかじめ目処を立ててしまうんです。

ステージ周り、ジャッジのアテンド等も同じように逆算して
沢山の仕事が重なって回らなそうなところは調整。

SIFEの仕事が終わったら、次は別に抱えているお仕事の
スケジュール調整をします。そうするとある程度
「あ、ここが忙しくなりそうだ」とか
「ここは思いっきりSIFEに打ち込めるぞ」とか、
自分の予定の大きな流れが見えてきます。

ちなみにもっと言うと、●年後にはこうして。。という
大まかな青写真も描いています。

もうひとつ重要なポイントは、これを手帳に書いてしまうこと。
メモに書くとなくしてしまったり、ノートに書くとどのページに書いたか
探すのが面倒なので、今年は全て手帳に書くことにしました。
年間計画のページをつくって記入しているのですが、
頭で考えるよりも、視覚化したほうがよくわかります。
予定が変わったら書き換えればいいんだし。
自分の脳のキャパシティを信用していないので何でも手帳に書いてます。

意外と、予定や計画をしっかり立ててから物事に取り組むことって
少なくありませんか？なんとなーく、漠然と始めていませんか？
ということで、参考になるかは分かりませんが
色々なことを同時にやろうとしている人にはこの方法はおすすめです。
お試しあれ